POSITION SUMMARY

The Coordinator, People Services supports all People Department members and is the payroll backup for the Manager, Payroll Services. Duties include payroll, recruitment, orientation, and training.

ABOUT HIAA:

At Halifax International Airport Authority, we are dedicated to building strong, vibrant communities through our commitment to connecting people and goods to the world. Our vision is to be Canada's best gateway airport, and our values drive everything we do. As a member of our team, you'll be part of a dynamic and dedicated community of professionals, working together to make a positive impact on the world around us. We prioritize the health, safety, and security of our people and passengers, and make decisions based on integrity and a sense of humanity. We are committed to sustainability, service excellence, and collaboration, and strive to go above and beyond in everything we do.

At HIAA, you will enjoy being part of an evolving global industry, with all the comforts that come from being one of only 200 employees. Employee engagement matters at HIAA -- in the last three years, an average of 91% of our employees said they would recommend HIAA as an employer.

Safety first: We go above and beyond to ensure a safe and healthy workplace for all our employees, providing comprehensive training, proper safety equipment, and a culture of collaboration and support. With us, you can trust that your well-being is always our top concern.

Caring supervisors and teammates: You'll join a team of supportive and caring individuals who are always ready to help each other succeed. Our supervisors and coworkers are invested in your professional and personal growth, and will work with you to provide guidance, support, and encouragement and professional development. With us, you'll always feel supported, personally and professionally.

Part of a larger community: You'll be part of a vibrant and dedicated community of professionals working together with one purpose: to safely and efficiently manage, operate and promote the region's largest airport. Whether you're a customer service representative, an electrician, or a member of our management team, you'll play a crucial role on our team and as part of the Halifax Stanfield community. With us, you'll be part of something bigger.

Flexible work options: We believe in the importance of work-life balance. That's why we offer flexible work options, including remote work opportunities, to help our employees manage their time and responsibilities more effectively. With us, you'll have the flexibility to work in ways that best suit your needs and lifestyle, allowing you to achieve a better balance between your career and your personal life.

Competitive compensation and benefits: We believe in rewarding our employees for their hard work and dedication. That's why we offer competitive compensation and a comprehensive benefits package to support the physical, emotional, and financial well-being of our team. With us, you'll have access to industry-leading pay and benefits, including health insurance, a registered pension plan retirement savings plans, and wellness programs, to help you thrive both personally and professionally. This position also qualifies for commuting allowance, free parking, and a paid mobile device.

JOB DUTIES:

• Assists the Manager, Payroll Services with all payroll-related tasks, including time and attendance, calculating hours and deductions
• Verifies payroll entries for accuracy, approval, and compliance with the collective agreement and internal policies; address any discrepancies identified
• Assists in the preparation and upkeep of payroll records and reports
• Processes payroll in the absence of the Manager, Payroll Services
• Supports the recruitment process, including screening resumes and conducting phone screens, scheduling interviews, background verification checks and providing a final report to the hiring manager
• Supports in the enrolment of new hires for pension and benefits
• Assists in the recruitment of seasonal staff – sends job postings in the off season, prepares recall letters, tracks returning employees and ensures driver's abstracts are processed
• Supports the automated onboarding process and inputs new employee data in the HR system
• Supports the onboarding process in arranging parking, staffing announcements, and scheduling meetings with executives and updating Union representatives
• Updates Sharepoint with updates to organization chart and phone directory
• Assists in coordinating training for HIAA employees; books facilitators, training rooms, food/refreshments, tracks attendance to training
• Processes Pension invoices
• Attends various committee meetings and responsible for the preparation of minutes
• Orders office supplies as required
• Serves as a backup for reception services for HIAA, interacting directly with passengers and other stakeholders
• Filing as required (physical and electronic)

OCCASIONAL DUTIES:

• Assist other departments as needed
• Other duties as assigned

QUALIFICATIONS:

• Post-secondary education in business, human resources or office administration
• Completion of, or willingness to participate in the Payroll Compliance Practitioner certification
• Experience in payroll administration and experience with ADP WFN is considered an asset
• Sound analytical skills
• Strong computer skills with a focus on MS Office (Word, Excel) and Outlook. Experience with Office 365 considered an asset
• Experience with Oracle considered an asset
• Understanding of Human Resource processes and practices
• Excellent organization, prioritization and planning skills
• Adaptable to change and able to handle multiple tasks
• Strong attention to detail and the ability to exhibit sound judgement, sensitivity and confidentiality
• Demonstrated ability to communicate effectively with all levels in the organization and the general public
• Demonstrated ability to monitor information and maintain a high standard of attention to detail
• Demonstrated ability to develop and maintain strategic working relationships with internal departments and external stakeholders
• Demonstrated ability to follow up
• Demonstrated ability to learn and apply new skills and knowledge
• Demonstrated ability to work as a member of a team
• Demonstrated ability to prioritize, plan and organize work
• Demonstrated verbal and written communication skills
• Certified Human Resources Professional (CHRP) designation, or working towards, would be considered an asset

This position is being posted internally and externally at the same time.

HIAA believes in equitable opportunities for everyone

We encourage women, Indigenous persons, persons with disabilities and racially visible persons to apply and self-identify.

To self-identify, please click here and complete the survey.

COORDONNATEUR·TRICE, RESSOURCES HUMAINES

À PROPOS DE NOUS :

À l'Administration de l'aéroport international d'Halifax (AAIH), nous sommes déterminés à bâtir des collectivités fortes et dynamiques et à servir de pont entre les gens et les marchandises, d'une part, et le reste du monde, d'autre part. Notre vision est d'être la meilleure passerelle d'entrée aéroportuaire au Canada, et nos valeurs motivent tout ce que nous faisons. En vous joignant à notre équipe, vous ferez partie d'une communauté de professionnels dévoués et vaillants, qui travaillent ensemble pour exercer une influence positive sur le monde qui nous entoure. La santé et la sécurité de notre personnel et de nos passagers sont notre priorité, et nous prenons des décisions en faisant preuve d'intégrité et d'humanité. Nous accordons une grande importance à la durabilité, à l'excellence du service et à la collaboration, et nous nous efforçons de nous surpasser dans toutes nos activités.

Vous aimerez faire partie d'une industrie mondiale en pleine évolution et, comme l'AAIH ne compte que 200 employés, vous profiterez de tous les avantages qui en découlent. À l'AAIH, l'engagement des employés est important : au cours des trois dernières années, 91 % d'entre eux ont déclaré qu'ils recommanderaient l'AAIH comme employeur.

La sécurité d'abord : Nous faisons tout notre possible pour assurer un milieu de travail sain et sécuritaire à tous nos employés, en leur offrant une formation complète ainsi que de l'équipement de sécurité adéquat, et en favorisant une culture de collaboration et de soutien. Au sein de notre entreprise, votre bien-être est toujours notre principale préoccupation.

Des superviseurs et des collègues bienveillants : Vous vous joindrez à une équipe composée de gens bienveillants, solidaires et toujours prêts à s'entraider pour réussir. Nos superviseurs et nos collègues s'investissent dans votre croissance professionnelle et personnelle, et vous offriront des conseils, du soutien, des encouragements et un perfectionnement professionnel. En travaillant avec nous, vous vous sentirez toujours soutenu, personnellement et professionnellement.

Faire partie d'une grande communauté : Vous ferez partie d'une communauté de professionnels dévoués et dynamiques qui travaillent ensemble dans un seul but : assurer la gestion et le fonctionnement efficaces et sécuritaires du plus grand aéroport de la région, ainsi qu'en faire la promotion. Que vous soyez un·e représentant·e du service à la clientèle, un·e électricien·ne ou un·e membre de notre équipe de direction, vous jouerez un rôle crucial au sein de notre équipe et de la communauté d'Halifax Stanfield, et vous ferez partie d'un collectif.

Modalités de travail flexibles : Nous croyons en l'importance de la conciliation de la vie professionnelle et de la vie personnelle. C'est pourquoi nous proposons des modalités de travail flexibles, dont le télétravail, afin d'aider nos employés à gérer plus efficacement leur temps et leurs responsabilités. Vous aurez donc la possibilité de travailler selon un horaire adapté à vos besoins et à votre style de vie, ce qui vous permettra d'atteindre un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.

Rémunération et avantages concurrentiels : Nous sommes d'avis qu'il faut récompenser nos employés pour leur travail acharné et leur dévouement. Voilà pourquoi nous offrons une rémunération concurrentielle et un régime complet d'avantages sociaux pour favoriser le bien-être physique, émotionnel et financier de notre équipe. Vous aurez ainsi la possibilité de bénéficier d'une rémunération et d'avantages sociaux parmi les meilleurs du secteur, notamment une assurance maladie, un régime de pension agréé, des régimes d'épargne-retraite et des programmes de bien-être, afin de vous aider à vous épanouir sur le plan personnel et professionnel. Ce poste est également admissible à l'indemnité de transport et au stationnement gratuit.

RÉSUMÉ DU POSTE

Le/La coordonnateur·trice, Ressources humaines (RH) soutient l'ensemble des membres du Service des ressources humaines et remplace au besoin le/la gestionnaire, Services de paie pour la paie. Ses fonctions comprennent la paie, le recrutement, l'orientation et la formation.

TÂCHES RELIÉES À LA FONCTION :

• Aider le/la gestionnaire, Services de paie avec toutes les tâches associées à la paie, notamment les relevés de temps et de présence ainsi que le calcul des heures et des retenues.
• Vérifier les écritures comptables relatives à la paie aux fins d'exactitude, d'approbation et de conformité avec la convention collective et les politiques internes; corriger les erreurs décelées.
• Apporter son aide lors de la préparation et de la tenue à jour de registres et de rapports relatifs à la paie.
• Traiter la paie en l'absence du/de la gestionnaire, Services de paie.
• Aider au processus de recrutement, notamment avec le tri de curriculum vitae, la préentrevue téléphonique, la planification d'entrevues, les vérifications d'antécédents et la production d'un rapport final pour le/la responsable de l'embauche.
• Apporter son aide lors de l'adhésion de nouveaux employés aux régimes de retraite et d'avantages sociaux.
• Aider au recrutement du personnel saisonnier, en transmettant les offres d'emploi au cours de la hors-saison, en préparant les lettres de rappel au travail, en effectuant le suivi des employés réintégrant leur poste et en s'assurant du traitement des dossiers de conduite.
• Soutenir le processus automatisé d'intégration et saisir les données relatives aux nouveaux employés dans le système des RH.
• Apporter son aide au processus d'intégration en organisant le stationnement, les annonces relatives à la dotation en personnel, la planification de réunions avec les cadres de direction et la transmission de l'information aux représentants syndicaux.
• Effectuer les mises à jour dans SharePoint en ce qui concerne l'organigramme et le répertoire téléphonique.
• Aider à l'organisation de la formation des employés de l'AAIH; retenir les services de formateurs, réserver des salles, prévoir la nourriture et les rafraîchissements et effectuer le suivi des présences à la formation.
• Traiter les factures.
• Participer aux réunions de divers comités et être responsable de la préparation de procès-verbaux.
• Commander des fournitures de bureau, selon les besoins.

TÂCHES PONCTUELLES :

• Pouvoir aider d'autres services, au besoin.
• Pouvoir accomplir toute autre tâche confiée.

QUALIFICATION PROFESSIONNELLE :

• Détenir un diplôme d'études postsecondaires en administration des affaires ou de bureau ou en ressources humaines.
• Avoir obtenu ou être disposé·e à obtenir une accréditation de professionnel·le en conformité de la paie (PCP).
• Avoir de l'expérience en administration des salaires et avec ADP Workforce Now est considéré comme un atout.
• Avoir d'excellentes compétences en informatique, principalement avec MS Office (Word, Excel) et Outlook. Avoir de l'expérience avec Office 365 est considéré comme un atout.
• Avoir de l'expérience avec Oracle est considéré comme un atout.
• Comprendre les pratiques et les processus liés aux ressources humaines.
• Posséder d'excellentes compétences en organisation, en établissement de priorités et en planification.
• Être en mesure de s'adapter au changement et de gérer de multiples tâches.
• Avoir un grand souci du détail et faire preuve d'un bon jugement, de sensibilité et du respect de la confidentialité.
• Être capable de communiquer efficacement avec des personnes de tous les échelons de l'organisation et avec la population générale.
• Être en mesure de surveiller l'information et de maintenir des normes élevées de minutie.
• Avoir la capacité d'établir et d'entretenir des relations de travail stratégiques avec les services internes et les intervenants externes.
• Avoir de solides compétences en analyse.
• Être capable d'effectuer un suivi.
• Avoir la capacité d'apprendre et de mettre en pratique de nouvelles compétences et connaissances.
• Pouvoir travailler en équipe.
• Être en mesure d'établir un ordre de priorités, de planifier et d'organiser son travail.
• Démontrer des aptitudes en communication écrite et verbale.
• Détenir le titre de conseiller·ère en ressources humaines agréé·e (CRHA), ou être en voie de l'obtenir, serait considéré comme un atout.

Si cette offre correspond à vos qualifications, vous pouvez présenter votre candidature en toute confidentialité.

L'AAIH souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi.

Nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les personnes de minorité raciale à poser leur candidature et à indiquer leur appartenance à un groupe visé par l'équité.

Pour vous identifier, veuillez cliquer ici et répondre au questionnaire (en anglais).