ACCOUNTING SERVICES SPECIALIST

ABOUT HIAA:

At Halifax International Airport Authority, we are dedicated to building strong, vibrant communities through our commitment to connecting people and goods to the world. Our vision is to be Canada's best gateway airport, and our values drive everything we do. As a member of our team, you'll be part of a dynamic and dedicated community of professionals, working together to make a positive impact on the world around us. We prioritize the health, safety, and security of our people and passengers, and make decisions based on integrity and a sense of humanity. We are committed to sustainability, service excellence, and collaboration, and strive to go above and beyond in everything we do.

At HIAA, you will enjoy being part of an evolving global industry, with all the comforts that come from being one of only 200 employees. Employee engagement matters at HIAA -- in the last three years, an average of 91% of our employees said they would recommend HIAA as an employer.

Safety first: We go above and beyond to ensure a safe and healthy workplace for all our employees, providing comprehensive training, proper safety equipment, and a culture of collaboration and support. With us, you can trust that your well-being is always our top concern.

Caring supervisors and teammates: You'll join a team of supportive and caring individuals who are always ready to help each other succeed. Our supervisors and coworkers are invested in your professional and personal growth, and will work with you to provide guidance, support, and encouragement and professional development. With us, you'll always feel supported, personally and professionally.

Part of a larger community: You'll be part of a vibrant and dedicated community of professionals working together with one purpose: to safely and efficiently manage, operate and promote the region's largest airport. Whether you're a customer service representative, an electrician, or a member of our management team, you'll play a crucial role on our team and as part of the Halifax Stanfield community. With us, you'll be part of something bigger.

Flexible work options: We believe in the importance of work-life balance. That's why we offer flexible work options, including remote work opportunities, to help our employees manage their time and responsibilities more effectively. With us, you'll have the flexibility to work in ways that best suit your needs and lifestyle, allowing you to achieve a better balance between your career and your personal life.

Competitive compensation and benefits: We believe in rewarding our employees for their hard work and dedication. That's why we offer competitive compensation and a comprehensive benefits package to support the physical, emotional, and financial well-being of our team. With us, you'll have access to industry-leading pay and benefits, including health insurance, a registered pension plan retirement savings plans, and wellness programs, to help you thrive both personally and professionally. This position also qualifies for commuting allowance and free parking. Salary starting at $41.39 hourly based on a 37.5 hour work week.

POSITION SUMMARY:

Through interpretation and application of established policies and procedures, the Accounting Services Specialist is responsible for the daily accounting functions necessary to facilitate invoicing, lease administration, accounts receivable, accounts payable, and effective control of cash resulting in timely and accurate financial statements. Additionally, the position assists with the interim and annual audit requirements as well as supports the financial and capital analyst with reporting and analysis as required.

JOB DUTIES:

Invoicing

• Shared responsibility of maintaining the Authority's billing system, which includes timely and accurate maintenance of tables to ensure accurate invoicing and recording of revenues in the financial system
• Invoicing for Aeronautical Fees, Utilities, Charter Buses, Employee Parking, Commercial Realty Tax and other Miscellaneous goods and services provided to clients
• Prepare and process credit memos and other adjustments to accounts as required
• Monitor and track timely and accurate reporting and recording of Airport Improvement Fee revenues

Lease and Concession Administration

• Shared responsibility of maintaining the Authority's lease administration system including timely and accurate maintenance of tables to ensure accurate generation of leases and recording of revenues in the financial system
• Establishment and maintenance of a spreadsheet tracking system for concession revenues, processing lease/concession adjustments, performing reconciliation and analysis on expiring, extended, or superseded agreements
• Maintenance of Security Deposits, including identifying required security as per Authority policy, tracking both cash and letters of credit, preparing annual spreadsheets and payment requisitions for interest on cash held, following up on letters of credit expiry dates to minimize Authority exposure
• Compile monthly revenue accruals for period end reporting
• Request or ensure timely receipt of audited financial statements from the leasing group as per terms of lease agreements

Banking, Reconciliation and Cash Control

• Shared responsibility for cash collection, controlling receipt and deposit of funds received by mail and hand
• Ensure that proper accounting procedures are followed, safe keeping, timely banking is completed, and the appropriate, timely and accurate entries are made to the Accounts Receivable and Cash Management modules of the financial system.
• Establish and maintain required tracking documents to facilitate monthly reconciliation of bank statements
• Perform preliminary bank reconciliation
• Complete change requests from various internal sources

Parkade (including Pay on Foot machines) and Park and Fly Parking Lot Audit

• Shared responsibility for auditing of the two parking facility daily shift reports
• Ensure established procedures are adhered to and receipts are reconciled with system generated revenue reports
• Tickets are counted and accounted for prior to storage to mitigate fraudulent activity
• Daily transfer/upload of PnF Credit Card information to Global payments for recognition of revenue

Accounts Payable, Electronic Payments and Cheque Payments

• Position has shared responsibility for accounts payable functions including timely payment of invoices, by cheque, electronically, preauthorized payments, and direct debits ensuring that proper accounting procedures and internal procedures are followed and accurate entries made to Accounts Payable modules of the financial system under strict timelines
• Monitor aged payables and initiating regular and urgent cheque runs, maintaining vendor files and records of all payments
• Preparing monthly accounts payable accruals
• Administration of cash floats (issuance and replenishment)
• Reconciling corporate Mastercard statements
• Auditing travel and expense claims
• Performing month-end procedures and report preparation

Accounts Receivable, Credit and Collections

• Shared responsibility for monitoring and collection of outstanding amounts in accordance with the Authority's collection policy. This involves the issuing of collection letters and follow up
• Using exceptional judgment with respect to timeliness of elevating critical arrears situations
• Preparing client correspondence related to Companies' Creditors Arrangement Act and Bankruptcies

Financial Reporting

• Shared responsibility for reports including but not limited to:
  • Monthly Car Concession Revenue Reporting to Leaseholds
  • Monthly (Air Service) User Fees Reports
  • Monthly Collection Activity
  • Period and Year End reporting for Accounts Payable and Accounts
  • Receivable. ie; bank reconciliation reports, security deposit reports, travel reports, accrual reports, etc

OCCASIONAL DUTIES:

• AARMS Billing System/Oracle System Interface
• Support Capital/Financial Analysts with reporting and analysis as required
• Support Financial Accounting and Risk Manager with compiling information for the interim and annual audit as required
• Requisitioning of Goods and Services including managing inventory of Metro Transit bus tickets
• Minor repairs and troubleshooting of equipment
• Special projects or initiatives
• Fulfillment of annual goals
• Preparing documentation for refunds
• Researching returned mail

QUALIFICATIONS:

• Post-secondary education in finance or accounting. CPA designation or enrollment in the CPA program considered an asset.
• Minimum three (3) years' experience in an accounting environment
• Experience handling cash, preparing bank deposits, and standard cash reconciliation methods
• Experience monitoring accounts receivable and initiating collections utilizing standard methods and reporting
• Experience monitoring accounts payable and initiating payment activities to achieve timely payments
• Demonstrated ability to communicate effectively both orally and in writing
• Demonstrated ability to work as a member of a team
• Demonstrated attention to detail
• Demonstrated ability to manage time and prioritize work
• Demonstrated ability to learn and apply new skills and knowledge
• Demonstrated knowledge of HIAA policies, procedures and chart of accounts
• Demonstrated safety awareness
• Demonstrated proficiency using Microsoft Office (Outlook, MS Word and Excel)
• Knowledge of HIAA's policies and procedures
• Knowledge of HIAA's Rates and Charges
• Knowledge of generally accepted accounting principles
• Knowledge of AARMS Billing System and Oracle Financial Software

If this job posting matches your qualifications please apply in confidence. Only those that have been shortlisted will be notified.

HIAA believes in equitable opportunities for everyone

We encourage women, Indigenous persons, persons with disabilities and racially visible persons to apply and self-identify.

To self-identify, please click here and complete the survey.

SPÉCIALISTE DES SERVICES DE COMPTABILITÉ

À PROPOS DE L'AAIH :

À l'Administration de l'aéroport international d'Halifax (AAIH), nous sommes déterminés à bâtir des collectivités fortes et dynamiques et à servir de pont entre les gens et les marchandises, d'une part, et le reste du monde, d'autre part. Notre vision est d'être la meilleure passerelle d'entrée aéroportuaire au Canada, et nos valeurs motivent tout ce que nous faisons. En vous joignant à notre équipe, vous ferez partie d'une communauté de professionnels dévoués et vaillants, qui travaillent ensemble pour exercer une influence positive sur le monde qui nous entoure. La santé et la sécurité de notre personnel et de nos passagers sont notre priorité, et nous prenons des décisions en faisant preuve d'intégrité et d'humanité. Nous accordons une grande importance à la durabilité, à l'excellence du service et à la collaboration, et nous nous efforçons de nous surpasser dans toutes nos activités.

Vous aimerez faire partie d'une industrie mondiale en pleine évolution et, comme l'AAIH ne compte que 200 employés, vous profiterez de tous les avantages qui en découlent. À l'AAIH, l'engagement des employés est important : au cours des trois dernières années, 91 % d'entre eux ont déclaré qu'ils recommanderaient l'AAIH comme employeur.

La sécurité d'abord : Nous faisons tout notre possible pour assurer un milieu de travail sain et sécuritaire à tous nos employés, en leur offrant une formation complète ainsi que de l'équipement de sécurité adéquat, et en favorisant une culture de collaboration et de soutien. Au sein de notre entreprise, votre bien-être est toujours notre principale préoccupation.

Des superviseurs et des collègues bienveillants : Vous vous joindrez à une équipe composée de gens bienveillants, solidaires et toujours prêts à s'entraider pour réussir. Nos superviseurs et nos collègues s'investissent dans votre croissance professionnelle et personnelle, et vous offriront des conseils, du soutien, des encouragements et un perfectionnement professionnel. En travaillant avec nous, vous vous sentirez toujours soutenu, personnellement et professionnellement.

Faire partie d'une grande communauté : Vous ferez partie d'une communauté de professionnels dévoués et dynamiques qui travaillent ensemble dans un seul but : assurer la gestion et le fonctionnement efficaces et sécuritaires du plus grand aéroport de la région, ainsi qu'en faire la promotion. Que vous soyez un·e représentant·e du service à la clientèle, un·e électricien·ne ou un·e membre de notre équipe de direction, vous jouerez un rôle crucial au sein de notre équipe et de la communauté d'Halifax Stanfield, et vous ferez partie d'un collectif.

Modalités de travail flexibles : Nous croyons en l'importance de la conciliation de la vie professionnelle et de la vie personnelle. C'est pourquoi nous proposons des modalités de travail flexibles, dont le télétravail, afin d'aider nos employés à gérer plus efficacement leur temps et leurs responsabilités. Vous aurez donc la possibilité de travailler selon un horaire adapté à vos besoins et à votre style de vie, ce qui vous permettra d'atteindre un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle.

Rémunération et avantages concurrentiels : Nous sommes d'avis qu'il faut récompenser nos employés pour leur travail acharné et leur dévouement. Voilà pourquoi nous offrons une rémunération concurrentielle et un régime complet d'avantages sociaux pour favoriser le bien-être physique, émotionnel et financier de notre équipe. Vous aurez ainsi la possibilité de bénéficier d'une rémunération et d'avantages sociaux parmi les meilleurs du secteur, notamment une assurance maladie, un régime de pension agréé, des régimes d'épargne-retraite et des programmes de bien-être, afin de vous aider à vous épanouir sur le plan personnel et professionnel. Ce poste donne également droit à une indemnité de transport, et à un stationnement gratuit. Salaire à partir de 41,39 $ horaire basé sur une semaine de travail de 37,5 heures.

RÉSUMÉ DU POSTE :

En interprétant et en appliquant les politiques et les procédures établies, le/la spécialiste des services de comptabilité est responsable des fonctions quotidiennes relatives à la comptabilité nécessaires pour faciliter la facturation, l'administration des baux, la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs et le bon contrôle de la trésorerie, permettant ainsi la production d'états financiers précis en temps opportun. De plus, le/la titulaire du poste contribue au respect des exigences relatives aux vérifications annuelles et anticipées et soutient l'analyste financier·ère et de capital pour la production de rapports et d'analyses, au besoin.

TÂCHES RELIÉES À LA FONCTION :

Facturation

• Partager la responsabilité de la maintenance du système de facturation de l'AAIH, notamment la maintenance précise et opportune de tableaux pour garantir une facturation exacte et l'enregistrement des revenus dans le système financier.
• Facturer les redevances aéronautiques, les services publics, les autobus nolisés, le stationnement des employés, les taxes foncières commerciales ainsi que les autres biens et services divers fournis aux clients.
• Préparer et traiter les notes de crédit ainsi que les autres corrections comptables, au besoin.
• Effectuer le suivi de la production de rapports précis et en temps opportun ainsi que de l'enregistrement des recettes tirées des frais d'amélioration aéroportuaire.

Administration des baux et des concessions

• Partager la responsabilité de la maintenance du système de gestion des baux de l'AAIH, notamment la maintenance précise et opportune de tableaux pour garantir la production rigoureuse de baux et l'enregistrement des revenus dans le système financier.
• Mettre en place un système de suivi des feuilles de calcul pour les recettes provenant des concessions, le traitement de modifications aux baux ou aux concessions, le rapprochement de comptes et l'analyse d'ententes échues, prolongées ou remplacées et en effectuer la maintenance.
• Gérer les dépôts de garantie, notamment en déterminant la garantie requise en vertu de la politique de l'AAIH, en effectuant à la fois le suivi du flux de trésorerie, des lettres de crédit et des dates d'échéance des lettres de crédit ainsi qu'en préparant chaque année des feuilles de calcul et des demandes de paiement d'intérêts sur l'encaisse afin de minimiser les risques pour l'AAIH.
• Calculer les produits à recevoir chaque mois pour la production de rapports de fin de période.
• Demander les états financiers vérifiés auprès du groupe de locataires ou veiller à les avoir reçus en temps opportun, conformément aux modalités des contrats de location.

Contrôle des opérations bancaires, du rapprochement de comptes et de la trésorerie

• Partager la responsabilité de l'encaissement des fonds, de la gestion de la réception et du dépôt des fonds reçus par la poste et en personne.
• Veiller à respecter les procédures comptables appropriées, à garder les fonds en sûreté, à effectuer les opérations bancaires en temps opportun et à saisir les données de manière précise et opportune dans les modules relatifs aux comptes clients et à la gestion de la trésorerie du système financier.
• Mettre au point et tenir à jour les documents nécessaires en matière de suivi pour simplifier le rapprochement mensuel des relevés bancaires.
• Effectuer la conciliation bancaire préliminaire.
• Traiter les demandes de changements provenant de diverses sources internes.

Vérification des transactions associées au stationnement étagé (y compris les machines de paiement) et au stationnement Park'N Fly

• Partager la responsabilité de la vérification des rapports quotidiens des deux aires de stationnement.
• Veiller au respect des procédures établies et à la conciliation des encaissements avec les rapports générés par le système.
• Recenser et comptabiliser les billets avant de les conserver afin de limiter les activités frauduleuses.
• Transférer ou téléverser quotidiennement les renseignements relatifs aux cartes de crédit de Park'N Fly à Global payments aux fins de comptabilisation des produits.

Comptes fournisseurs, paiements électroniques et par chèque

• Partager la responsabilité des fonctions associées aux comptes fournisseurs, y compris le paiement de factures en temps opportun, par chèque, par voie électronique et par virement automatique, en veillant au respect des procédures comptables et internes appropriées ainsi qu'à la saisie des données exactes dans les modules relatifs aux comptes fournisseurs du système financier en respectant des délais précis.
• Faire le suivi du classement chronologique des comptes fournisseurs et amorcer le processus habituel ou prioritaire d'impression de chèques, en tenant à jour les dossiers de fournisseurs et les registres de l'ensemble des paiements.
• Préparer chaque mois les charges à payer.
• Administrer les fonds de caisse (paiement et renflouement).
• Effectuer la conciliation des relevés de cartes de crédit professionnelles Mastercard.
• Vérifier les demandes de remboursement de frais de déplacement et de dépenses.
• Exécuter les procédures et préparer les rapports de fin de mois.

Comptes clients, crédit et recouvrement

• Partager la responsabilité du suivi et du recouvrement des montants impayés conformément à la politique de recouvrement de l'AAIH. Cela comprend l'envoi de lettres de recouvrement et le suivi.
• Faire preuve d'un jugement exceptionnel en ce qui concerne le moment opportun pour relever les situations graves de retard de paiement.
• Préparer la correspondance avec les clients en ce qui concerne la Loi sur les arrangements avec les créanciers des compagnies et les faillites.

Rapports financiers

• Partager la responsabilité des rapports, y compris, mais sans s'y limiter :
  • Rapports mensuels sur les recettes des concessions automobiles aux propriétés à bail;
  • Rapports mensuels sur les redevances douanières (services aériens);
  • Activités mensuelles de recouvrement;
  • Rapports de fin de période et de fin d'exercice pour les comptes fournisseurs et les comptes clients. C'est-à-dire, les rapports sur la conciliation bancaire, les rapports sur les dépôts de garantie, les rapports sur les frais de déplacement, les rapports sur les frais courus, etc.

TÂCHES PONCTUELLES :

• Travailler avec l'interface du système de facturation AARMS et du système Oracle.
• Aider les analystes financiers et de capital avec la production de rapports et d'analyses, au besoin.
• Soutenir le/la gestionnaire de la comptabilité et des risques financiers en compilant des renseignements pour les vérifications annuelles et anticipées, au besoin.
• Effectuer les demandes d'approvisionnement en biens et en services, notamment la gestion de l'inventaire de billets d'autobus de Metro Transit.
• Procéder à des réparations mineures et au dépannage de l'équipement.
• Participer à des projets spéciaux ou à des initiatives.
• Atteindre les objectifs annuels.
• Préparer les documents relatifs aux remboursements.
• Faire des recherches pour les correspondances retournées.

QUALIFICATION PROFESSIONNELLE :

• Détenir un diplôme d'études postsecondaires en finances ou en comptabilité. Posséder le titre de CPA ou être inscrit à un programme pour devenir CPA est considéré comme un atout.
• Avoir au moins trois (3) ans d'expérience dans un milieu comptable.
• Avoir de l'expérience en matière de gestion de trésorerie, de préparation de dépôts bancaires et de méthodes normalisées pour le relevé des opérations de caisse.
• Posséder de l'expérience en matière de supervision des comptes clients et d'initiation de processus de recouvrement, à l'aide de méthodes et de rapports normalisés.
• Avoir de l'expérience en matière de supervision de comptes fournisseurs et d'initiation d'activités de paiement pour effectuer les paiements en temps voulu.
• Être en mesure de communiquer efficacement de vive voix et par écrit.
• Pouvoir travailler en équipe.
• Avoir le souci du détail.
• Être capable de gérer son temps et d'établir l'ordre de priorité de ses tâches.
• Avoir la capacité d'apprendre et de mettre en pratique de nouvelles compétences et connaissances.
• Connaître manifestement les politiques, les procédures et le plan de comptes de l'AAIH.
• Faire preuve de sensibilité par rapport à la sécurité.
• Maîtriser l'utilisation des logiciels Microsoft Office (Outlook, MS Word et Excel).
• Connaître les politiques et les procédures de l'AAIH.
• Connaître les tarifs et les frais de l'AAIH.
• Être au fait des principes comptables généralement reconnus.
• Connaître le système de facturation AARMS et le logiciel financier Oracle.

Si cette offre vous intéresse et correspond à vos qualifications, vous pouvez présenter votre candidature en toute confidentialité. Seules les personnes retenues en seront avisées.

L'AAIH croit en l'égalité des chances pour tous.

Nous encourageons les femmes, les personnes autochtones, les personnes handicapées et les personnes de minorité raciale à poser leur candidature et à indiquer leur appartenance à un groupe visé par l'équité.

Pour vous identifier, veuillez cliquer ici et répondre au questionnaire (en anglais).