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Coordonnateur ou coordonnatrice des services administratifs

Numéro de concours EM25104, Poste permanent à plein temps, Fredericton

Date de clôture : mars 12, 2025

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NUMÉRO DE CONCOURS

EM25104

CLASSIFICATION

Coordonnateur ou coordonnatrice des services administratifs

TITRE DU POSTE

Coordonnateur ou coordonnatrice des services administratifs

CODE DE CLASSIFICATION

1077

UNITÉ DE NÉGOCIATION

SCFP 1252

EMPLACEMENT DE L'UNITÉ

Fredericton

STATUT

Poste permanent à plein temps

ÉQUIVALENT À TEMPS PLEIN

1,0

HEURES DE TRAVAIL

De 8 h à 16 h, du lundi au vendredi. L'horaire peut changer en fonction des besoins opérationnels.

DATE DE DÉBUT PRÉVUE

Le 27 mars 2025

DATE DE FIN PRÉVUE

Sans objet

ÉCHELLE SALARIALE

Conformément à la convention collective

EXIGENCES LINGUISTIQUES

La connaissance de l'anglais parlé et écrit est nécessaire.

DATE DE CLÔTURE

Le 12 mars 2025

SOMMAIRE DE L'EMPLOI

Le coordonnateur des services administratifs assurera la coordination et le soutien administratif pour la directrice, Opérations du Sud du PEM, ainsi que les unités du PEM de la région Sud. Le titulaire supervisera le personnel administratif et veillera à ce que les procédures de bureau soient maintenues.

Tâches de supervision

• Coordonner et organiser le déroulement du travail au sein du service en accomplissant des fonctions comme l'établissement des priorités et l'attribution des tâches;
• Veiller à l'orientation et à la formation des employés;
• Participer aux processus d'évaluation du rendement et d'entrevue.

Tâches de soutien administratif

• Répondre au téléphone, filtrer les appels, cerner les problèmes, acheminer les appels aux personnes appropriées, réaliser les suivis nécessaires;
• Créer des bases de données et les tenir à jour, saisir des statistiques et analyser des données, ainsi que préparer des rapports pour les gestionnaires, la directrice et EM/ANB;
• Organiser des réunions, réserver les salles, coordonner les services de traiteur et les besoins en équipement, préparer les ordres du jour et coordonner le calendrier de la directrice;
• Planifier et organiser des événements tout en assurant le suivi nécessaire; offrir du soutien administratif aux divers comités;
• Rédiger, transcrire et distribuer les procès-verbaux, ainsi qu'assurer le suivi nécessaire;
• Répondre à la correspondance; créer, réviser et assurer la mise en page de documents, tels que des lettres, des rapports, des notes et tous les autres types de documents devant être envoyés;
• Tenir à jour le système de classement du service;
• Tenir à jour les manuels de politiques et de procédures du service (le processus a changé; comme tout est maintenant sous forme électronique, il faut déterminer si cette tâche est pertinente ou non);
• Coordonner les déplacements et les réservations d'hébergement;
• Agir à titre de personne-ressource pour les clients et les employés; superviser et/ou coordonner le déroulement du travail au besoin.

Tâches relatives aux finances, à la paye et à l'établissement des horaires

• Remplir les fonctions financières du service, comme les comptes débiteurs et créditeurs, la petite caisse et les dépôts bancaires;
• Surveiller et traiter les dépenses du service, telles que les contrats avec les fournisseurs, les factures et les dépenses à des fins budgétaires;
• Établir l'horaire des rendez-vous, des employés et/ou des bénévoles;
• Organiser le remplacement des employés qui s'absentent du travail (p. ex. vacances, maladies et jours fériés);
• Effectuer des tâches liées à la paye, comme la correction et la distribution des feuilles de temps et la saisie des données sur la paye.

Autres tâches

• Réaliser des tâches administratives générales (p. ex. saisir des données statistiques, faire des photocopies et envoyer des télécopies);
• Ouvrir, lire, trier et distribuer le courrier reçu;
• Accueillir les gens et fournir des renseignements généraux;
• Commander et recevoir les fournitures de bureau, ainsi qu'en maintenir l'inventaire; assurer l'entretien du matériel de bureau pour la directrice;
• Maintenir un environnement de travail propre et sécuritaire.

QUALITÉS REQUISES ET AUTRES EXIGENCES DU POSTE

• Posséder un diplôme d'études secondaires ainsi qu'un certificat d'un programme de soutien administratif d'une durée supérieure à un an et jusqu'à deux ans, dans le cadre duquel des cours de terminologie/transcription médicale ont été offerts;
• Compter deux années d'expérience de travail préalable (exigence) et une compétence manifeste en supervision;
• Avoir la capacité manifeste d'analyser et de produire des rapports sur les données;
• Avoir une connaissance reconnue et éprouvée de tout ce qui suit : applications Microsoft (Word, Excel, Outlook et PowerPoint), dactylographie, terminologie médicale et saisie de données;

• Avoir un dossier criminel vierge et soumettre une vérification des antécédents judiciaires valide;
• Être capable de travailler efficacement en équipe, faire preuve d'entregent et de bon jugement, ainsi que prendre de bonnes décisions;
• Être capable de travailler tous les quarts assignés et maintenir une présence assidue au travail;
• Être très respectueux de la confidentialité;
• Posséder d'excellentes habitudes de travail et avoir une tenue professionnelle;
• Être titulaire d'un permis de conduire valide de classe 5 émis au Nouveau-Brunswick et avoir un bon dossier du conducteur (attestation requise);
• Avoir un dossier criminel vierge et soumettre une vérification des antécédents judiciaires valide.

Si vous souhaitez travailler au sein d'une équipe de professionnels dynamiques et possédez les compétences nécessaires, veuillez cliquer sur « Postuler maintenant » pour soumettre votre curriculum vitae.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Veuillez noter que nous communiquerons seulement avec les personnes retenues pour une entrevue.

EM/ANB inc. s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances dans ses pratiques en matière d'emploi, tout en assurant un environnement exempt de discrimination et de harcèlement pour chaque employé.

*Le masculin est utilisé sans discrimination dans le seul but d'alléger le texte

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