Objectif du poste :

Fournir un soutien administratif au (à la) directeur( trice) - Maintenance en ligne, et à l'équipe, en maintenant un haut niveau de confidentialité en tout temps. La tâche la plus importante consiste à assurer la coordination des activités liées à la maintenance en ligne et à y participer, au besoin, pour assurer un haut niveau de connaissances.
Responsabilités principales :

• Mettre à jour et gérer l'emploi du temps du (de la) directeur( trice) - Maintenance en ligne.
• Offrir du soutien au (à la) coordonnateur( trice) administratif( tive) - Maintenance en ligne et Relations du travail, ainsi qu'aux adjoints administratifs - Maintenance en ligne et Services techniques Jazz.
• Planifier des réunions, réserver des salles et rédiger le procès-verbal pour certaines réunions.
• Se charger des réservations d'hôtel, des dispositions de voyage et des locations de voiture, au besoin.
• Apporter son aide relativement aux mandats, aux présentations et aux rapports, au besoin.
• Mettre à jour les exceptions dans Kronos (gestion du temps et de l'assiduité) pour le personnel de soutien administratif et technique ainsi que les cadres; apporter son aide en ce qui a trait à la paie du personnel syndiqué de Toronto (YYZ).
• Créer les horaires de vacances pour certains gestionnaires et superviseurs.
• Aider à gérer les permis de stationnement et les insignes des visiteurs aux bureaux d'YYZ.
• Agir à titre de personne responsable en cas d'incendie à l'édifice Airways Centre, notamment en ce qui concerne la formation et la participation aux exercices d'incendie.
• Agir à titre de représentant(e) du personnel de soutien administratif et technique en matière de SST (sécurité et santé au travail) à l'échelle locale à YYZ. Participer aux réunions mensuelles, rédiger le procès-verbal, mettre le modèle à jour et correspondre avec les membres de l'équipe.
• Surveiller et gérer la boîte de courriels liée aux uniformes; faire le suivi des questions, des demandes et des rapports.
• Apporter son aide en ce qui a trait aux événements de la Maintenance et de Jazz, participer à de tels événements.
• Publier les notes de service de la Maintenance dans JazzNet à la demande des services; passer en revue et mettre à jour les procédures, et aider en ce qui concerne la formation.
• Créer des bannières pour la page de la Maintenance et Ingénierie, et en assurer la mise à jour.
• Commander les fournitures et assurer un suivi à cet égard.
• Assumer toute autre tâche connexe, au besoin.
• Accomplir les tâches conformément aux politiques et aux procédures établies, en accordant la priorité à sa sécurité, à celle de ses collègues et à celle des clients.

Formation et compétences requises :

• Avoir un diplôme d'études secondaires.
• Avoir un diplôme postsecondaire dans un domaine connexe, de préférence.
• Compter au moins trois années d'expérience dans un domaine connexe.
• Avoir de l'entregent.
• Avoir des compétences en matière de gestion du temps et d'organisation.
• Bien connaître les plateformes Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).

Nous nous efforçons de rendre notre lieu de travail accessible aux personnes handicapées. Nous voulons nous assurer que vous avez toutes les chances de réussite. Par conséquent, si vous souhaitez bénéficier de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, veuillez nous en faire part par courriel à l'adresse suivante : [email protected].

Nous sommes d'avis que le meilleur effectif comprend des personnes de toute origine, de toute capacité et de tout point de vue. Pour être un chef de file au sein de notre industrie, nous misons sur la diversité et sur les valeurs uniques de chaque personne. Nous amenons notre personnel à favoriser une culture d'inclusion en créant des milieux de travail sûrs où toute personne peut être elle-même. Satisfaire aux exigences de notre clientèle diversifiée est essentiel à notre succès et nous reconnaissons l'importance d'avoir un effectif qui représente les collectivités que nous desservons.