La personne titulaire de ce poste effectue le travail de secrétariat relié au bureau du vice-décanat et au secteur des programmes spéciaux et est réceptionniste principale de la Faculté. Elle soutient la direction dans les diverses tâches administratives, en assumant les fonctions décrites ci-dessous.
- Accueillir les étudiantes et étudiants, personnes invitées ou en visite, répondre aux demandes de renseignements, et rédiger certaines correspondances;
- Exécuter une variété de tâches se rapportant au traitement de textes, et au dépouillement du courrier;
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques ainsi que les courriels;
- Traiter les demandes d'équivalences et d'exemptions;
- Coordonner l'évaluation administrative de l'enseignement;
- Gérer les demandes d'admission dans les programmes de la santé (entente Québec-NB) incluant la publicité, la vérification et les statistiques ;
- Gérer les dossiers étudiants notamment dans les programmes de Diplôme en sciences de la santé, de Baccalauréat en sciences multidisciplinaire, et les programmes de PhD.
- Mettre à jour le site Web et l'afficheur électronique;
- Actualiser le budget « Parlons Sciences »;
- Exécuter toute autre tâche qui peut lui être confiée dans le cadre de ses compétences.
EXIGENCES REQUISES :
- Détenir un diplôme d'études collégiales dans un domaine connexe au poste, avec expérience pertinente ou l'équivalence en formation et expérience;
- Accueillir et communiquer avec les personnes de manière efficace et courtoise;
- Travailler dans un environnement multitâche et de respecter les échéanciers prescrits;
- Effectuer des tâches exigeant de la vigilance et le souci du détail;
- Faire preuve de tact, de diplomatie et posséder de l'entregent;
- Démontrer de l'initiative, de la coopération et un sens de l'organisation;
- Travailler de manière autonome et en équipe;
- Maîtriser les techniques et méthodes de travail de bureau, les protocoles de communication, et les techniques de gestion et de classement des dossiers électroniques;
- Maîtriser la suite Microsoft Office 365, savoir utiliser les médias sociaux, et faire preuve d'aptitude à apprendre l'utilisation de nouveaux logiciels;
- Maîtriser le français oral et écrit; et,
- Posséder une bonne connaissance de l'anglais oral et écrit.
AUTRE :
- La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche.
- TAUX HORAIRE : 24,94$
- POSTE À TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
- POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE : Le 4 mars 2025
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation tous deux en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi. Une fois complété, ce document doit être enregistré sous le numéro du concours et envoyé avec les documents requis pour la candidature.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
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