Aperçu du poste :

Le greffier municipal adjoint d'une municipalité joue un rôle important au sein de l'administration locale; ce rôle est prévu par le paragraphe 74(2) de la Loi sur la gouvernance locale.

Placé sous l'autorité du greffier municipal, ce poste supérieur comporte un niveau de responsabilité et d'autonomie important qui exige professionnalisme et tact. Le candidat retenu doit être capable de prendre des initiatives, de gérer son temps correctement et de travailler de manière autonome. Le titulaire sera responsable des procès-verbaux du Conseil, de l'élaboration de l'ordre du jour, de l'organisation des réunions, de la tenue des registres officiels, de la supervision du personnel administratif, de la gestion de la correspondance du service, de la coordination des réponses aux demandes de renseignements du public et de l'exécution des obligations légales du greffier municipal en son absence.

En tant que greffier municipal adjoint et gestionnaire de l'équipe des services législatifs, vous superviserez, gèrerez et coordonnerez les activités et les services des fonctions et des domaines de programme assignés au sein du bureau du greffier; vous coordonnerez les activités assignées avec d'autres services, des agences extérieures, des conseils, des commissions et le grand public, et vous fournirez de l'aide de manière responsable et rigoureuse au greffier municipal.

Domaines de résultats clés

En tant que greffier municipal adjoint, vous améliorerez la capacité de la Ville de Saint John à remplir ses mandats de service; vous travaillerez en collaboration avec l'ensemble de l'organisation pour veiller à ce que la prestation de services continue de répondre aux besoins de la collectivité.

•Examiner les priorités et les orientations du Conseil pour l'organisation et évaluer la mesure dans laquelle des progrès sont accomplis pour garantir une prestation de services axée sur le client et soucieuse des ressources.

•Permettre la gouvernance, le débat structuré et les processus de prise de décision du Conseil communal et de ses comités, conformément à la législation, aux règlements et aux procédures applicables.

•Assister le greffier municipal en assumant la responsabilité de l'enregistrement exact des procédures et des mesures du Conseil communal; assister aux réunions du Conseil communal pour prendre des notes et consigner les réunions, les procédures et les mesures du Conseil communal; préparer les procès-verbaux, les ordres du jour et la correspondance.

•Superviser la tenue des procès-verbaux, des ordres du jour, des documents historiques, des règlements et des codes de zonage du Conseil communal.

•Aider à traiter les demandes de droit à l'information, le cas échéant.

•Participer à l'administration des élections municipales et à l'orientation du Conseil communal.

•Renforcer les liens entre la municipalité, les agences, les conseils et les commissions de la Ville et d'autres organisations qui partagent un engagement en faveur du développement durable de Saint John et de la prestation de services publics de qualité, en veillant à ce que les activités de ces organisations correspondent aux priorités du Conseil. Participer en tant que membre du personnel à divers comités; préparer et présenter des rapports et d'autres documents nécessaires.

•Encourager les activités de développement personnel et professionnel qui favorisent une culture de collaboration et de créativité, en mettant l'accent sur l'établissement de relations au sein de l'organisation, des agences externes, y compris les conseils et commissions des agences, des autres ordres de gouvernement et du public, afin de soutenir une main-d'œuvre positive, productive et collégiale.

•Favoriser l'engagement en faveur d'un service à la clientèle de qualité dans la prestation des services municipaux; assurer des interactions courtoises, bien informées et réactives avec les citoyens afin de démontrer la valeur des investissements publics (l'argent des contribuables) dans la collectivité.

•Fournir des directives et une attention équilibrées à tous les domaines de responsabilité au sein de l'unité organisationnelle.

•Promouvoir une approche collaborative et coordonnée de la prestation de services, en travaillant avec les services de l'ensemble de l'organisation si nécessaire, afin d'atteindre plus efficacement les objectifs de la collectivité et de l'organisation.

•Remplir les exigences réglementaires du poste conformément à toutes les lois pertinentes qui touchent la Ville, notamment les règlements municipaux, les lois provinciales pertinentes, y compris la Loi sur la gouvernance locale, la Loi sur les élections municipales, la protection de la vie privée et le droit à l'information, la Loi sur les archives et les politiques et règlements applicables qui régissent les fonctions de gestion des dossiers de la Ville.

•Veiller à ce que les objectifs, les politiques et les systèmes de service soient alignés pour répondre efficacement aux besoins de la collectivité.

•Examiner avec le personnel concerné le plan de travail annuel conformément aux priorités du Conseil et aux objectifs stratégiques de la municipalité, en veillant à ce que les services puissent être fournis efficacement dans les limites des ressources disponibles.

•Sélectionner, former, motiver et évaluer le personnel affecté; offrir ou coordonner la formation du personnel; travailler avec le personnel pour corriger les lacunes; mettre en œuvre des procédures disciplinaires.

•Faire preuve de responsabilité par rapport aux résultats des services en veillant à ce que des résultats clairs soient définis pour la prestation des services, que le rendement soit mesuré et rendu public et que des stratégies d'amélioration des services soient mises en œuvre.

•Aider le personnel de tous les services et agences à remplir son mandat opérationnel en fournissant en temps utile des informations complètes et exactes sur le Conseil et la municipalité, en veillant à ce que les systèmes de gestion des dossiers et des documents des services, ainsi que les politiques, méthodes et procédures connexes, respectent ou dépassent les normes professionnelles et législatives ainsi que les exigences opérationnelles; en veillant au respect de toutes les exigences législatives et réglementaires; et en soutenant les initiatives de gestion stratégique en faisant partie d'équipes de projet ou en les dirigeant, et en mettant en œuvre des solutions de gestion de l'information avec la participation de la municipalité.

•Optimiser l'utilité et la disponibilité des ressources d'information officielles de la Ville de Saint John pour le Conseil communal et le public en élaborant et en révisant les stratégies et les politiques conformément aux besoins établis du Conseil communal et du public; en maintenant un SGED officiel ainsi que des politiques et procédures connexes conformes aux besoins du Conseil et du public; en assurant l'élaboration et le maintien de politiques et de procédures de catalogage, d'archivage, d'indexation et de conservation pour faciliter l'accès et la recherche en temps opportun et avec précision; et en étudiant et en recommandant des domaines en vue d'une amélioration continue.

•Soutenir les employés et les aider à se perfectionner grâce à un leadership efficace en modélisant les valeurs de l'organisation, en définissant et en communiquant des attentes claires en matière de rendement, en offrant un environnement de travail sûr, de qualité et motivant, en gérant la formation et le perfectionnement des employés et en résolvant les problèmes avec tact, confiance et efficacité, conformément aux pratiques organisationnelles en matière de relations avec l'industrie.

•Assurer l'intégrité financière et le fonctionnement du bureau en contribuant à la planification, à l'élaboration et au suivi du budget annuel de fonctionnement.

Domaines de responsabilité des services

•Gouvernance et procédures du Conseil

•Gestion des dossiers et de l'information

•Droit à l'information et protection de la vie privée