Objectif du poste :

Fournir un soutien administratif confidentiel au (à la) chef de service général(e) pour ce qui est des activités de maintenance, de réparation et de révision (MRR).

Responsabilités principales :

• Fournir un soutien administratif confidentiel au (à la) chef de service général(e) pour ce qui est des activités de maintenance, de réparation et de révision (MRR).
• Élaborer et gérer l'horaire en ligne pour plus de 300 employés syndiqués.
• Assurer le suivi des heures de l'ensemble des employés syndiqués au moyen de la plateforme UKG WFC (work force central) : créer les horaires et les mettre à jour, et entrer les exceptions (congés de maladie, congés personnels, invalidité de courte durée, invalidité de longue durée, etc.).
• Offrir un soutien de premier niveau pour les problèmes liés aux iPad, mettre à jour MSM et Air Watch en ce qui concerne les réparations d'appareils, distribuer et retourner des appareils.
• Planifier une formation relative aux iPad pour les nouveaux employés.
• Se charger de l'intégration des nouveaux employés et du départ des membres du personnel, et assurer une coordination à cet égard.
• Assurer la coordination pour ce qui est des documents et de l'information destinés aux nouveaux employés.
• Gérer et surveiller le système de choix d'horaire du personnel de la Maintenance (déclarations de jours fériés, choix de quarts de travail et sélection de vacances chaque année).
• Surveiller et mettre à jour les augmentations de salaire du personnel syndiqué, approuver les indemnités quotidiennes pour les repas.
• Agir à titre de première personne-ressource pour les questions de maintenance et l'information relative aux Services techniques Jazz.
• Voir à l'approvisionnement en fournitures de bureau et assurer un suivi à cet égard, et surveiller les dépenses ainsi que les coûts.
• Se charger des appels Send Word Now (plateforme utilisée pour faire les appels relatifs aux heures supplémentaires) pendant les heures de bureau.
• Organiser les fêtes en lien avec les anniversaires de service du personnel des Services techniques Jazz.
• Faire en sorte que les dispositions de la convention collective soient appliquées lors du traitement de la paie.
• Mettre à jour et coordonner les renseignements pour le Programme d'assiduité et de mieux-être, le programme lié à l'absentéisme volontaire, les périodes d'essai et les griefs.
• Agir à titre de personne déléguée pour la signature des formulaires de sécurité et les laissez-passer des visiteurs.
• Assumer des fonctions liées au contrôle des documents.
• Créer les dossiers des employés et les tenir à jour.
• Accomplir les tâches en fonction des politiques et des procédures établies tout en accordant la priorité à sa propre sécurité et à celle de ses collègues et des clients.
• Se charger de projets et de tâches de façon ponctuelle et de toute autre tâche connexe, au besoin.

Formation et compétences requises :

• Avoir suivi une formation postsecondaire ou avoir de l'expérience relative aux tâches administratives.
• Compter au moins trois ou quatre années d'expérience dans un bureau.
• Maîtriser les produits Microsoft Office : Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
• Avoir une grande connaissance de l'Internet, de l'intranet et des réseaux.
• Avoir un bon sens de l'organisation et être en mesure de gérer son temps efficacement, d'établir des priorités et de respecter les échéanciers.
• Avoir des connaissances en lien avec les activités de maintenance et l'exploitation d'un transporteur aérien, un atout.
• Répondre aux exigences nécessaires à l'obtention d'une carte d'identité pour les zones réglementées (CIZR).

Nous souhaitons embaucher des personnes aux aptitudes diverses. Nous voulons nous assurer que vous avez toutes les chances de réussite. Par conséquent, si des mesures d'adaptation sont requises pendant le processus de recrutement, veuillez nous en faire part par courriel à l'adresse suivante : [email protected].

Nous sommes d'avis que le meilleur effectif comprend des personnes de toute origine, de toute capacité et de tout point de vue. Pour être un chef de file au sein de notre industrie, nous misons sur la diversité et sur les valeurs uniques de chaque personne. Nous amenons notre personnel à favoriser une culture d'inclusion en créant des milieux de travail sûrs où toute personne peut être elle-même. Satisfaire aux exigences de notre clientèle diversifiée est essentiel à notre succès et nous reconnaissons l'importance d'avoir un effectif qui représente les collectivités que nous desservons.