La personne titulaire de ce poste effectue le travail de secrétariat relié au bureau du vice-décanat et au secteur des programmes spéciaux et est réceptionniste principale de la Faculté. Elle soutient la direction dans les diverses tâches administratives, en assumant les fonctions suivantes :
RESPONSABILITÉS :
- Accueillir les étudiantes et étudiants, personnes invitées ou en visite, répondre aux demandes de renseignements, et rédiger certaines correspondances;
- Exécuter une variété de tâches se rapportant au traitement de textes, et au dépouillement du courrier;
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques ainsi que les courriels;
- Traiter les demandes d'équivalences et d'exemptions;
- Coordonner l'évaluation administrative de l'enseignement;
- Gérer les demandes d'admission dans les programmes de la santé (entente Québec-NB) incluant la publicité, la vérification et les statistiques ;
- Gérer les dossiers étudiants notamment dans les programmes de Diplôme en sciences de la santé, de Baccalauréat en sciences multidisciplinaire, et les programmes de PhD.
- Mettre à jour le site Web et l'afficheur électronique;
- Actualiser le budget « Parlons Sciences »;
- Exécuter toute autre tâche qui peut lui être confiée dans le cadre de ses compétences.
EXIGENCES REQUISES :
- Détenir un diplôme d'études collégiales dans un domaine connexe au poste, avec expérience pertinente ou l'équivalence en formation et expérience;
- Accueillir et communiquer avec les personnes de manière efficace et courtoise;
- Travailler dans un environnement multitâche et de respecter les échéanciers prescrits;
- Effectuer des tâches exigeant de la vigilance et le souci du détail;
- Faire preuve de tact, de diplomatie et posséder de l'entregent;
- Démontrer de l'initiative, de la coopération et un sens de l'organisation;
- Travailler de manière autonome et en équipe;
- Maîtriser les techniques et méthodes de travail de bureau, les protocoles de communication, et les techniques de gestion et de classement des dossiers électroniques;
- Maîtriser la suite Microsoft Office 365, savoir utiliser les médias sociaux, et faire preuve d'aptitude à apprendre l'utilisation de nouveaux logiciels;
- Maîtriser le français oral et écrit; et,
- Posséder une bonne connaissance de l'anglais oral et écrit.
AUTRE :
- La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche.
TAUX HORAIRE : 24,94$
POSTE À TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée
DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
DATE DE FERMETURE : Le 19 janvier 2025
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae, une lettre de motivation en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme et non-genré, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
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