Relevant de la Direction générale de la gestion stratégique de l'effectif étudiant (volet recrutement étudiant), la personne occupant ce poste aura pour mission principale de soutenir et superviser les opérations quotidiennes en fournissant un support administratif, organisationnel et logistique à la direction et aux autres membres de l'équipe tout en veillant à ce que l'environnement de travail soit efficace, organisé, et agréable pour les employés.

RESPONSABILITÉS :

· Support administratif

o Assurer l'accueil des visiteurs aux services du recrutement et de l'admission.

o Effectuer des tâches administratives telles que la rédaction de courriels, la préparation de documents, la tenue à jour des dossiers.

o Gérer les calendriers des vacances tout en assurant le bon fonctionnement du service.

o Planifier des réunions d'équipe, prise de notes et suivis des actions.

· Gestion des agendas et des communications

o Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et les déplacements du personnel cadre.

o Gérer les appels téléphoniques, les courriels et les correspondances, en filtrant et en priorisant les informations importantes.

o Gérer les communications internes en s'assurant que les employés reçoivent les informations importantes de manière claire et en temps opportun.

· Gestion des dépenses et des budgets

o Effectuer les entrées de revenus et de dépenses sur une base régulière pour assurer que les budgets soient à jour en tout temps.

o Assurer la répartition des revenus et des dépenses selon les comptes prévus à cet effet.

o Traiter les factures et préparer les rapports de dépenses et les remboursements.

· Coordination de projets

o Appuyer le responsable de la direction créative dans l'établissement des échéances, ainsi que le suivi de l'avancement des tâches pour assurer qu'elles soient réalisées dans les délais prévus.

o Assurer que les procédures en place soient suivies par les demandeurs avant de débuter les projets.

o Organiser des réunions ponctuelles pour réviser les échéances et l'avancement des projets.

o Préparer et envoyer aux fournisseurs des demandes d'estimations des coûts liés à la réalisation de projets.

· Gestion des fournitures et des équipements

o Gérer les fournitures de bureau et l'inventaire, ainsi que la distribution des outils promotionnels.

o Gérer la disponibilité des véhicules en fonction des calendriers partagés.

o Assurer le bon fonctionnement et l'entretien des équipements de bureau.

· Soutien à l'équipe

o Fournir un soutien général à l'équipe, y compris l'assistance lors d'événements spéciaux et la coordination des activités d'équipe.

· Technologie

o Réalisation de documents et rapports complexes (ce qui requiert une excellente connaissance des logiciels de bureautique et en particulier la suite Microsoft Office).

o Connaître et utiliser efficacement les outils de communication collaborative (courriels, calendriers partagés, plateformes de visioconférence et de partage de fichiers).

EXIGENCES :

· Détenir un diplôme de formation postsecondaire en gestion de bureau ou dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente en formation et expérience pourrait être prise en considération?;

· Détenir au moins 2 années d'expérience administrative pertinente au poste?;

· Posséder les aptitudes nécessaires pour accueillir avec courtoisie une clientèle diversifiée?;

· Manifester un esprit d'initiative ainsi qu'un sens aigu de l'organisation et de planification des tâches?;

· Exécuter diverses activités dans des délais courts et gérer les imprévus?;

· Prêter une attention méticuleuse aux détails dans l'exécution de ses tâches?;

· Démontrer une capacité à communication efficacement et à maintenir de bonnes relations interpersonnelles?;

· Faire preuve de discrétion, de diplomatie et de bon jugement, en raison de la nature sensible et confidentielle des informations traitées?;

· Travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement au sein d'une équipe?;

· Maîtriser la suite Microsoft Office?365 et détenir des compétences pour rédiger et mettre en forme divers documents?;

· Maîtriser la langue française, tant à l'oral et à l'écrit, et posséder une bonne connaissance de l'anglais, également à l'oral et à l'écrit.

AUTRE CONDITION :

· Accepter de travailler des heures flexibles au besoin.

SALAIRE ANNUEL : De 57 563$ à 67 421$

DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible

DATE DE FERMETURE : Le 10 octobre 2024

POSTE À TEMPS PLEIN : À raison de 35hrs/semaine

POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence.

L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme et non-genré, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.