SOMMAIRE
Relevant de la direction générale, la greffière ou le greffier planifie, organise et contrôle les activités du bureau du greffier conformément aux dispositions de la Loi sur la gouvernance locale. De plus, la ou le titulaire du poste dirige les dossiers relatifs au droit à l'information et la protection de la vie privée et assure la gestion documentaire des archives de la Ville. La greffière ou le greffier municipal est un poste officiel prévu dans la Loi sur la gouvernance locale qui fournit des services indispensables à la communauté.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS1. Affaires municipales
• Assurer la préparation et la coordination des réunions, des ordres du jour, des procès-verbaux, des résolutions, des règlements et autres documents pertinents aux séances du conseil municipal, ainsi qu'assurer la qualité et la concordance avec les exigences prévues dans les différentes lois.
• Consigner dans les procès-verbaux du conseil toutes prestations de serment des élus et toutes divulgations de conflit d'intérêts.
• Participer à toutes les séances du conseil et apporter un soutien législatif pendant les séances pour s'assurer qu'elles se déroulent conformément à toutes les exigences procédurales.
• Assurer la rédaction et la diffusion des décisions prises par le conseil municipal auprès des membres du public et des divers intervenants municipaux.
• Préparer les avis publics du conseil, voir à obtenir les approbations requises et à respecter les délais prescrits.
• Appuyer et conseiller le conseil municipal, la direction générale et les gestionnaires concernant plus particulièrement l'administration de la municipalité, selon les besoins.
• Coordonner la mise en œuvre des arrêtés, des politiques, des règlements et des procédures, ainsi que la révision de ceux en vigueur.
• Collaborer avec la direction générale au processus de nominations des membres des comités du conseil municipal.
• Agir à titre de personne gardienne du sceau corporatif de la municipalité et apposer sa signature et le sceau au nom de la municipalité sur les documents officiels de la Ville.
• Assister et représenter la Ville aux comités et réunions qui relèvent de sa compétence et formuler les recommandations qui s'imposent.
• Agir comme personne témoin pour la Ville, lorsque requis.
• Assumer la gestion de tout dossier administratif et de tout projet qui lui est confié par la direction générale ou le conseil municipal.

2. Gestion documentaire
• Gérer l'accès aux documents et répondre aux demandes d'information en conformité avec les procédures établies et la Loi sur le droit de l'information et la protection de la vie privée.
• Archiver tous les documents officiels, les arrêtés et les contrats de la Ville et jouer le rôle de personne conseillère dans la gestion des documents dans l'ensemble de la municipalité.

3. Gestion des biens et services
• Assurer la conformité des procédures par l'équipe de direction à l'ouverture des soumissions et autres propositions d'acquisition de produits, biens ou services.

4. Gestion des ressources financières et humaines
• Participer à la préparation des demandes budgétaires et coordonner la gestion des budgets de ses secteurs d'activités.
• Superviser le personnel du bureau du greffier.
• Assurer la gestion des ressources humaines sous sa responsabilité en collaboration avec le service des ressources humaines quant à la dotation, l'orientation, la supervision, l'évaluation de rendement, la promotion, le développement professionnel et la santé et sécurité au travail;
• Communiquer, appuyer et assurer le respect des orientations, des politiques, des procédures et des pratiques mises en place pour assurer une saine gestion des ressources humaines.

EXIGENCES MINIMALES

Éducation
• Baccalauréat en administration des affaires, en administration publique ou dans un champ de compétence équivalent.
• Une maîtrise en administration publique ou dans un champ de compétence équivalent sera considéré un atout.
• Une combinaison équivalente d'éducation et d'expérience pourrait être considérée.

Expérience
• Cinq (5) années d'expérience au sein d'un greffe, d'un organisme de régulation ou d'une administration, avec des responsabilités administratives démontrées à un niveau complexe.
• Une expérience dans un poste de greffière ou greffier ou au niveau municipal sera considéré un atout.

Connaissances
• Connaissance approfondie de l'administration municipale et de l'application des procédures et de la règlementation liée au domaine des activités.
• Connaissance des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Excellente connaissance de la Loi sur la gouvernance locale et la Loi sur l'urbanisme.
• Connaissance de la Loi sur le droit à l'information et la protection de la vie privée sera considéré un atout.
• Connaissance en matière de gestion documentaire sera considéré un atout.

Habiletés
• Maîtrise exceptionnelle du français et de l'anglais parlé et écrit.
• Possède un bon esprit de jugement et de synthèse et une bonne capacité d'analyse de divers éléments d'information et aptitudes en négociation.
• Capacité exceptionnelle de résolution de problème, de trouver des solutions réalistes et novatrices et de prendre des décisions éclairées et indépendantes.
• Sens d'organisation et orienté vers les résultats.
• Démontre des qualités de leadership, une capacité à travailler en équipe dans un environnement public et politique et une bonne faculté d'adaptation.
• Être en mesure de développer des stratégies efficaces qui assureront l'atteinte des buts et des objectifs fixés.
• Possède d'excellentes habiletés à développer et à maintenir des relations harmonieuses et productives entre les différents services municipaux, le conseil municipal et le public en général.
• Capacité de travailler efficacement sous pression et à respecter des délais et des échéanciers serrés.
• Capacité de gérer plusieurs tâches et projets simultanément.
• Maintenir un haut degré de confidentialité et faire preuve de discrétion et de tact.
• Manifeste une attitude positive envers les intérêts de la municipalité et de la communauté en général.
• Capacité physique de faire le travail assigné.
• Ponctualité et assiduité au travail.
• Bon dossier antérieur de rendement au travail.
• Respect des règles de confidentialité et des valeurs organisationnelles de la Ville de Dieppe.

HORAIRE DE TRAVAIL
• Trente-cinq (35) heures par semaine.
• Être disponible en dehors des heures régulières de bureau.
• Participation aux séances du conseil municipal.

RÉMUNÉRATION
• Selon l'échelle salariale en vigueur.
• La ou le titulaire du poste reçoit aussi des vacances, des avantages sociaux (payés par l'employeur) et un régime de retraite (contribution employeur/membres du personnel).

DATE DE CLÔTURE
• La date limite pour soumettre votre candidature est le 27 septembre 2024 à 23 h 59.