perçu du poste :
Le chef de projet PRE (planification des ressources des entreprises) est chargé de diriger la ville de Saint John dans la planification, l'exécution et le suivi de la mise en œuvre d'un nouveau système de PRE. L'objectif est de mettre en œuvre un système qui permettra de réaliser des gains d'efficacité et de consacrer davantage de ressources aux activités de base et à la prestation de services, de consolider les contrôles internes et de gérer les risques, de garantir la sauvegarde, la gestion et l'analyse des données des entreprises et d'améliorer l'expérience du service à la clientèle.
Le passage à une nouvelle PRE représente un changement important dans le mode de fonctionnement actuel de la ville et doit faire l'objet d'une approche de gestion qui soutiendra avec succès les utilisateurs dans cette transition, tout en répondant de manière rentable aux besoins des entreprises et des services. Sous la responsabilité du directeur du rendement des entreprises, le titulaire de ce poste est appelé à travailler avec divers consultants, fournisseurs et intervenants afin de gérer et de coordonner les ressources de la ville affectées au projet. Le projet comprend une évaluation des besoins et de l'état de préparation, l'acquisition d'un nouveau système et de services d'intégration, la mise en œuvre du nouveau logiciel, y compris la documentation des processus opérationnels, et la gestion du changement. Le titulaire du poste devra gérer des priorités concurrentes dans l'ensemble de l'organisation, afin de réaliser le projet défini dans le respect du budget et du calendrier.
Responsabilités :
Collaborer avec les consultants, les fournisseurs et les intervenants pour planifier le travail de manière à obtenir les résultats souhaités pour la PRE à chaque phase du projet (évaluation des besoins et de l'état de préparation, appel d'offres pour les exigences de PRE, processus de sélection et mise en œuvre).
Contrôler l'exécution des tâches des consultants et des fournisseurs afin de s'assurer que les livrables du projet sont achevés dans le respect du champ d'application, du calendrier et du budget convenus.
Examiner et compiler les rapports des consultants afin d'élaborer des recommandations que le comité de pilotage examinera pour prendre des décisions et confirmer les priorités.
Effectuer le traitement et le suivi des dépenses liées à l'engagement de tiers, en veillant à ce que l'activité du projet corresponde à la facturation des consultants et des fournisseurs.
Gérer l'équipe de projets de la ville, composée d'experts en processus fonctionnels et d'autres ressources de soutien au sein de la ville, en veillant à ce que le travail soit effectué de manière rentable.
Cibler les besoins en ressources et collaborer avec le comité de pilotage de PRE de la ville pour s'assurer que les ressources appropriées sont attribuées au projet.
Tenir un registre des risques et un registre de gestion des problèmes afin d'anticiper les conditions susceptibles d'avoir une incidence sur le champ d'application, le calendrier ou le budget; transmettre les risques et les problèmes aux échelons supérieurs le cas échéant (p. ex., au(x) consultant(s), aux gestionnaires supérieurs, au comité directeur de la ville).
Mettre en œuvre les outils de gestion de projet appropriés pour planifier et documenter les activités et les progrès du projet.
Préparer des rapports sur l'état d'avancement des activités du projet (calendrier, qualité, portée et ressources) dans les délais impartis et mettre en place un référentiel pour communiquer avec les intervenants le cas échéant.
Gérer le budget du projet, y compris le suivi et les rapports.
Animer des réunions de gestion de projet en ligne et en personne, documenter les procès-verbaux des réunions et les livrables du projet, et rendre compte régulièrement de l'état d'avancement du projet.
Développer les relations avec les intervenants pour s'assurer que les attentes sont gérées, que l'organisation participe et que les produits livrés répondent aux besoins de la zone de service.
