JOB POSTING

Event Coordinator, Volunteer Program

Who We Are.

A not-for-profit organization, Skate Canada is the oldest and largest figure skating organization in the world and is recognized by the Government of Canada and the Canadian Olympic Committee (COC) as the governing body for the sport of figure skating in Canada. Skate Canada is committed to attracting, developing and engaging a diverse workforce that reflects the community we serve.

Our People Shape Our Success.

At Skate Canada, were not just about skatingwere about creating a vibrant, inclusive community where everyone feels like they belong and are empowered to thrive. As an equal opportunity employer, we celebrate diversity and warmly invite all qualified applicants to join our journey.

Position Overview.

Reporting to the Event Venue & Operations Lead, the Event Coordinator, Volunteer Program will be responsible for the volunteer program activities for all Skate Canada events hosted annually. Additionally, they will support the execution of venue services and various other aspects of event delivery for these events.

Location.

This position will be located in the office of Skate Canada in Ottawa, ON at 261-1200 St. Laurent Boulevard. We offer a hybrid work model with a requirement of working at least three days in the office per week.

Key Responsibilities.

Oversee the administration of the Skate Canada Events Volunteer Program, with a focus on owning the communication, recruitment, vetting, and training of all Skate Canada Volunteers.

Working with Local Organizing Committees assisting in the scheduling and management of all Skate Canada Event Volunteers.

Execute the collection and reconciliation of invoices for Skate Canada domestic and international events, while collaborating with the Finance Department.

Execute the event communication planning for all event-related information, including writing, reviewing and editing volunteer program processes, and pre-event information to all event volunteers.

Prepare volunteer program post-event summary.

Provide direction and support to the Chief Medical Officer (CMO) and Chief Therapist (CT) at Skate Canada events in executing the medical services onsite at events. Liaising with Skate Canadas Medical Advisor (Events) as required.

Lead the management of the school program with LOC and volunteers onsite, send out invitations, coordinator with venue on the signup sheet.

Management of way finding signage for venue, accommodation, and ancillary event locations.

Assist in all aspects of planning and execution, specifically related to venue services including room set up, signage, event furniture & decor and Skate Canada event equipment & inventory.

Assist in the preparation and shipping of event related materials & equipment and the associated distribution, set up, and tear down of all onsite event equipment & supplies.

Assist the event department with event planning and execution pieces as required.

Other duties as assigned by Manager. and/or Senior Director, Events and Production Services.

Qualifications, Experience and Key Skills

Post-Secondary diploma in Administration, Marketing, Sport Management, Business or similar educational background.

Advanced MS Office Skills (Outlook, Word, Excel, and PowerPoint).

Excellent organization skills with the ability to work accurately under tight deadlines and manage and oversee multiple projects/deadlines simultaneously.

Demonstrated ability to take initiative, work independently and as part of a team.

Strong written, oral, and interpersonal communication and documentation skills.

Highly self-motivated and directed with keen attention to detail.

Ability to provide service in both official languages is an asset.

Ability to handle sensitive information in a professional and confidential manner.

Positive, enthusiastic and energetic team player.

Ability to work in a fast-paced, high-pressure environment.

Commitment.

Travel, approximately four to six times per year for the purposes of executing meetings and events.

Ability to work overtime as required in order to meet the fluctuating needs in a timely manner.

Compensation.

The salary range for this position is between $49,268 - $61,585 with benefits package.

Health Benefits: Drug, medical, vision, and dental coverage.

Timeline.

We sincerely thank all applicants for their interest. However, we will only contact those under consideration. Applications accepted on or before 6:00pm Friday, May 2, 2025. If you have anyquestions,please forward them [email protected]. Please Indicate "Event Coordinator, Volunteer Program in your cover letter.

Skate Canada is committed to ensuring our recruitment and selection processes and work environment are inclusive and barrier-free. At Skate Canada, we celebrate the diversity of all employees and believe that having a team of individuals with different backgrounds, views, experiences, and capabilities working together makes us stronger and better as an organization.

AVIS DE POSTE POURVOIR

Coordonnateur/coordonnatrice dvnements, Programme des bnvoles

Qui nous sommes

Organisme sans but lucratif, Patinage Canada est le plus ancien et le plus important organisme de patinage artistique au monde, reconnu par le gouvernement du Canada et le Comit olympique canadien (COC) comme organisme directeur du sport du patinage artistique au Canada.

Nos gens faonnent notre succs

Patinage Canada, nous ne nous limitons pas au patinage nous crons une communaut dynamique et inclusive laquelle chaque personne a le sentiment dappartenir et qui lui permet de spanouir. En tant quemployeur souscrivant au principe de lgalit daccs lemploi, nous clbrons la diversit et invitons chaleureusement tous les candidats qualifis nous accompagner dans notre parcours.

Aperu du poste

Relevant du ou de la responsable des sites et des oprations des vnements,le coordonnateur ou la coordonnatrice dvnements, Programme des bnvoles, sera responsable des activits du Programme des bnvoles pour tous les vnements quaccueille Patinage Canada, chaque anne. De plus, le ou la titulaire du poste appuiera la prestation des services sur les sites et divers autres aspects de la tenue de tels vnements.

Lieu de travail

Ce poste sera situ au bureau de Patinage Canada, Ottawa, en Ontario, au 1200,boulevard Saint-Laurent, bureau 261. Nous offrons un modle de travail hybride, selon lequel au moins trois jours de travail au bureau sont exigs.

Principales responsabilits

Surveiller ladministration du Programme des bnvoles dvnements de Patinage Canada, en mettant laccent sur le besoin de se charger de la communication, du recrutement, de la vrification et de la formation de tous les bnvoles de Patinage Canada.

Travailler avec le comit organisateur local (COL) pour aider planifier et grer tous les bnvoles dvnements de Patinage Canada.

Recueillir les factures pour les vnements nationaux et internationaux de Patinage Canada et en assurer le rapprochement, tout en collaborant avec le Service des finances.

Excuter la planification des communications, pour tous les renseignements lis lvnement, y compris la rdaction, lexamen et la modification des processus du Programme des bnvoles, ainsi que les renseignements pralables aux vnements pour tous les bnvoles dvnements.

Rdiger, aprs lvnement, une rcapitulation du Programme des bnvoles.

Fournir des directives et du soutien au mdecin en chef et au thrapeute en chef, lors des vnements de Patinage Canada, pour la prestation des services mdicaux sur place lors des vnements. Assurer la liaison avec le conseiller mdical (vnements) de Patinage Canada au besoin.

Diriger la gestion du programme scolaire avec le COL et les bnvoles sur place, envoyer les invitations, coordonner avec le site pour la feuille dinscription.

Grer la signalisation sur place, lhbergement et les sites connexes des vnements.

Aider la prparation et lexpdition du matriel et de lquipement lis lvnement et la distribution, au montage et au dmontage associs de tout lquipement et des fournitures pour les vnements sur place.

Aider tous les aspects de la planification et de lexcution, tout particulirement en ce qui concerne les services au site, y compris la configuration des salles, lInternet, la signalisation, le mobilier et le dcor de lvnement, ainsi que lquipement et les stocks pour les vnements de Patinage Canada.

Aider le Service des vnements la planification et lexcution des vnements, au besoin.

Accomplir dautres tches exiges par le gestionnaire et/ou le directeur principal, Services aux vnements et de production.

Qualification, exprience et principales comptences

Diplme dtudes postsecondaires en administration, marketing, gestion du sport , affaires ou antcdents scolaires semblables.

Comptences avances en MS Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).

Excellentes aptitudes organisationnelles et capacit de travailleravec prcision dans des dlais serrs et de grer et de superviser simultanment de multiples projets et chances.

Capacit dmontre de faire preuve dinitiative et de travailler de faon indpendante et en quipe.

Forte aptitude communiquer oralement et par crit, en communications interpersonnelles et en documentation.

Personne trs motive et dtermine avec un vif souci du dtail.

La capacit doffrir des services dans les deux langues officielles reprsente un atout.

Capacit de soccuper de renseignements dlicats de faon professionnelle et confidentielle.

Personne positive, enthousiaste et nergique, ayant lesprit dquipe.

Capacit de travailler dans un milieu stressant o les activits se droulent un rythme rapide.

Engagement.

Voyages de quatre six fois par anne pour le droulement de runions et dvnements.

Capacit de faire des heures supplmentaires au besoin, afin de rpondre aux besoins changeants, en temps opportun.

Rmunration.

Lchelle salariale pour ce poste se situe entre 49268$ et 61585$ avec un ensemble davantages sociaux.

Avantages mdicaux: mdicaments, soins mdicaux, soins de la vue et soins dentaires.

chancier.

Nous remercions sincrement tous les candidats de leur intrt. Toutefois, nous ne contacterons que les personnes prises en considration. Les demandes seront acceptes au plus tard le 2 mai 2025 18 h. Si vous avez des questions, veuillez les faire parvenir [email protected]. Veuillez inscrire Coordonnateur/coordonnatrice dvnements, Programme des bnvoles dans votre lettre daccompagnement.

Patinage Canada sengage sassurer que ses processus de recrutement et de slection et son environnement de travail sont inclusifs et exempts dobstacles. Chez Patinage Canada, nous clbrons la diversit de tous les employs et croyons que de compter une quipe compose de personnes ayant divers antcdents, points de vue, expriences et capacits, qui travaillent ensemble, rend notre organisation plus forte et meilleure.

* Le prsent avis vise pourvoir un poste actuellement vacant.