Overview

Ottawa Tourisms vision is to be one of Canadas most visited, sustainable, vibrant, and valuedurban destinations and the tourism authority for key economic development and city-building decisions in Ottawa. Ottawa Tourism's mission is to market and sell Ottawa as a compelling leisure and business destination and lead or participate in initiatives that improve Ottawas visitor experience. We contribute to the broader economic development objectives of the city and the success of our stakeholders and, by doing so, enrich the quality of life for all Ottawa residents.

As a key position within the Marketing team, the Travel Media Relations Assistant reports to the Senior Manager, Travel Media Relations. The incumbent assists with media experience support, itinerary assistance and department project assistance.

This position is based out of the Ottawa Tourism offices in beautiful downtown Ottawa. Ottawa Tourism employs a hybrid work model, with the ability for all employees to work remotely. In some cases, certain positions will have an ongoing requirement to maintain a physical presence in the office. Such details will be discussed during the application process.

Key Competencies

• The ability to effectively communicate with media personnel, colleagues, and external stakeholders both verbally and in writing is essential.
• Strong organizational skills are necessary to manage multiple tasks, bookings, and itineraries simultaneously. The assistant should be able to prioritize tasks, meet deadlines, and maintain meticulous records.
• Detail-oriented ensuring accuracy in bookings, itineraries, and database management.
• The ability to manage time and prioritize tasks is essential in a fast-paced environment.
• Enhance the quality of itineraries, projects, and media interactions.

Primary Areas of Responsibility

• Inquiry Monitoring:Assist in monitoring and managing inquiries from media outlets, journalists, and influencers. This includes promptly responding to inquiries and providing necessary information.
• Media Experience Support:Shadow the travel media team throughout the entire media experience, from soliciting to proposing itineraries, making bookings, hosting, and following up with media personnel.
• Booking and Itinerary Assistance:Provide support in booking accommodations, transportation, and activities for media visits. Assist in crafting engaging and comprehensive itineraries tailored to media needs and preferences.
• Podcast Logistics:Support the logistics of our podcast, including scheduling interviews, coordinating with guests, managing recording sessions, and assisting in post-production tasks.
• Database Management:Help maintain and update our media database, ensuring accuracy and completeness of contact information, preferences, and past interactions.
• Project Assistance: Administrative assistance with current projects the team is working on internally or with external partners.
• Other duties as assigned

Desired Qualifications

• Currently pursing post-secondary education in communications, marketing, hospitality, media or related field
• Experience working with traditional media platforms
• Excels at working in a fast-paced environment independently or within a group setting
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Proficiency in Microsoft Office
• Ability to multitask and prioritize tasks effectively.
• Passion for travel, media relations and Ottawa

Assets

• Fully bilingual in both of Canadas official languages, both written and verbal.
• Previous experience working in tourism, hospitality, or destination management/marketing.
• Previous experience working with Itinerary software

The Hiring Process

1. Initial Phone Screen
2. In-Depth Interview
3. Peer Interview
4. Reference checks
5. Offer

Land Acknowledgement

Ottawa Tourism is located and operates on the traditional and unceded territory of the Anishinaabe Algonquin people, who have travelled and inhabited these lands for millennia.

Diversity, Equity & Inclusion Statement

We place great value on the importance of diversity in our workforce, and we value inclusivity, trust, innovation and encourage applications from individuals who are members of under-represented or marginalized communities. We foster a diverse, equitable and inclusive organization. We connect with Indigenous communities; we care about the planet our people and our industry, and we want our city to be accessible to all. To that end, we are committed to an objective hiring process which is free from discrimination based on any of the protected grounds as stated in Ontario's Human Rights Code. In an effort to ensure that the selection process is as objective as possible, applicants are invited to consider removing any indications on their application that might suggest age, place of origin, ethnic origin, disability, race, or any other protected ground. For example, applicants might choose to include the names and classification of degrees granted (i.e. Diplomain Project Management, with Honours),while excluding the name or location of the school.

Accessibility Statement

All applications will be considered as longas the applicant can demonstrate that theymeetthe essential qualifications as described in the job posting. Further to this, if you would like to request any additional accommodations based on one of the Code's protected grounds, we will be happy to help accommodate you.

**** Please note this is a summer student position and will end on August 29, 2025.

DEADLINE TO APPLY: Tuesday, April 29 at 9:00am

Aperu

La vision de Tourisme Ottawa est dtre lune des destinations urbaines les plus visites, les plus durables, les plus dynamiques et les plus apprcies au Canada, et dtre lautorit touristique responsable de prendre les dcisions cls en matire de dveloppement conomique et de construction de la ville dOttawa. La mission de Tourisme Ottawa est de commercialiser et de vendre Ottawa en tant que destination de loisirs et daffaires attrayante et de diriger ou de participer des initiatives qui amliorent lexprience des visiteurs dOttawa. Nous contribuons aux objectifs plus larges de dveloppement conomique de la ville et la russite des parties prenantes et, ce faisant, nous enrichissons la qualit de vie de tous les rsidents dOttawa.

Poste cl au sein de lquipe marketing, lassistant responsable des relations avec les mdias du secteur du voyage travaille sous lautorit de la gestionnaire principale, relations mdias touristiques. Le titulaire du poste apporte son aide en matire dexprience mdiatique, ditinraire et de gestion de base de donnes.

Ce poste est bas dans les bureaux de Tourisme Ottawa, dans le magnifique centre-ville dOttawa. Tourisme Ottawa utilise un modle de travail hybride, qui permet tous les membres du personnel de travailler occasionnellement distance. Dans certains cas, les personnes titulaires de certains postes sont tenues de maintenir une prsence physique au bureau. Ces dtails seront abords dans le cadre du processus de recrutement.

Comptences cls

• La capacit communiquer efficacement avec le personnel des mdias, les collgues et les parties prenantes externes, tant loral qu lcrit, est essentielle.
• De solides comptences organisationnelles sont ncessaires pour grer simultanment plusieurs tches, rservations et itinraires. Lassistant doit tre capable de hirarchiser les tches, de respecter les dlais et de tenir des dossiers mticuleux.
• Soucieux du dtail, le titulaire veille lexactitude des rservations, des itinraires et de la gestion de la base de donnes.
• La capacit grer le temps et hirarchiser les tches est essentielle dans un environnement en constante volution.
• Capacit amliorer la qualit des itinraires, la cration de contenu et les interactions avec les mdias.

Principaux domaines de responsabilit

• Suivi des demandes:Participer au suivi et la gestion des demandes de renseignements manant des mdias, des journalistes et des influenceurs. Il sagit notamment de rpondre rapidement aux demandes de renseignements et de fournir les renseignements ncessaires.
• Soutien lexprience des mdias:Accompagner lquipe des mdias tout au long de lexprience mdiatique, de la sollicitation la proposition ditinraires, en passant par les rservations, laccueil et le suivi du personnel des mdias.
• Aide la rservation et llaboration ditinraires:Aider la rservation dhbergement, de transport et dactivits pour les visites des mdias. Contribuer llaboration ditinraires attrayants et complets, adapts aux besoins et aux prfrences des mdias.
• Logistique du balado:Soutenir la logistique de notre balado, notamment la programmation des entrevues, la coordination avec les invits, la gestion des sances denregistrement et lassistance dans les tches de postproduction.
• Gestion de la base de donnes:Contribuer la maintenance et la mise jour de notre base de donnes mdias, en veillant lexactitude et lexhaustivit des coordonnes, des prfrences et des interactions passes.
• Assistance projet : Assistance administrative pour les projets en cours sur lesquels lquipe travaille, en interne ou avec des partenaires externes.
• Autres fonctions, selon les besoins.

Qualifications souhaites

• Poursuivre actuellement des tudes postsecondaires dans le domaine de la communication, du marketing, de lhtellerie ou dans un domaine connexe.
• Exprience de travail avec les plateformes mdiatiques traditionnelles.
• Excellent travail dans un environnement dynamique, de faon autonome ou en groupe.
• Solides comptences organisationnelles et souci du dtail.
• Excellentes comptences en matire de communication crite et verbale.
• Matrise de MicrosoftOffice.
• Capacit effectuer plusieurs tches la fois et tablir des priorits de manire efficace.
• Passion pour les voyages, les relations mdias et Ottawa.

Atouts

• Parfaitement bilingue dans les deux langues officielles du Canada, tant lcrit qu loral.
• Exprience dans le domaine du tourisme, de lhtellerie, ou de la gestion ou du marketing de destination.
• Exprience de travail avec un logiciel ditinraire.

Processus dembauche

1. Prslection tlphonique initiale
2. Entretien approfondi
3. Entretien avec un pair
4. Vrification des rfrences
5. Offre

Reconnaissance des terres

Tourisme Ottawa est situ et travaille sur le territoire traditionnel et non cd du peuple algonquin Anishinaabe, qui parcourt ces terres et y habite depuis des millnaires.

Dclaration sur la diversit, lquit et linclusion

Nous accordons une grande importance la diversit de notre personnel, nous prisons linclusion, la confiance et linnovation, et nous encourageons les personnes appartenant des communauts sous-reprsentes ou marginalises poser leur candidature. Nous favorisons la mise en place dun organisme diversifi, quitable et inclusif. Nous interagissons avec les communauts autochtones, nous nous soucions de la plante, de notre personnel et de notre secteur, et nous voulons que notre ville soit accessible tous. cette fin, nous nous engageons appliquer un processus dembauche objectif, exempt de toute discrimination fonde sur tout motif illicite nonc dans le Code des droits de la personne de lOntario. Afin de garantir que le processus de slection est aussi objectif que possible, les candidats sont invits envisager de supprimer de leur demande toute information qui pourrait laisser supposer lge, le lieu dorigine, lorigine ethnique, le handicap, la race ou tout autre motif de distinction illicite. Par exemple, les candidats peuvent choisir dinclure le nom et la classification des diplmes obtenus (p.ex., diplme en gestion de projet, avec mention), tout en excluant le nom ou lemplacement de ltablissement.

Dclaration daccessibilit

Toutes les candidatures seront examines, dans la mesure o le candidat peut dmontrer quil possde les qualifications essentielles dcrites dans loffre demploi. En outre, si vous souhaitez demander des mesures dadaptation supplmentaires fondes sur lun des motifs de distinction illicites noncs dans le Code, nous serons heureux de vous aider.

**** Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste d'tudiant d't et qu'il se terminera le 29 aot 2025.

DATE LIMITE DE CANDIDATURE:Le Mardi 29 avril 9h