Title: Assistant, Ceremonies & Festivals

Reports To: Manager, Special Events, Ceremonies & Festivals

Anticipated Start Date: April 21, 2025

Contract End Date: August 29, 2025

Working with a Canada Games Host Society will be one of the most exciting, rewarding and exhilarating times of your career. A role with the St. Johns 2025 Canada Games will provide all that in a collaborative team environment. In a place like no other, St. Johns will host a Canada Games like no other. Join us.

Overview of the Position

The Assistant, Ceremonies & Festivals, will support the planning and implementation of the ceremonies and festivals program.

Key Responsibilities

This role will be responsible for, but not limited to:

• Supporting the planning, development, and execution of all events, including:
  • Opening and Closing ceremonies
  • Pre-Games milestones events
  • Medal Ceremonies pre-planning and volunteer training
  • Artistic Festival and Cultural Program
• Assisting and collaborating with other functional areas with event execution, such as test events, pre-conferences, etc.;
• Supporting the planning and coordination of event logistics, including setup, scheduling, and vendor management;
• Coordinating details of event and venue logistics for the ceremonies, working closely with volunteers, staff, contractors, and production teams;
• Assisting in coordinating with external partners, vendors, and suppliers for event services, equipment, and other support needs;
• Supporting the maintenance of event timelines, checklists, and schedules to ensure efficient event planning and execution;
• Being a fully engaged team member with a goal of positive and healthy relationships in the workplace
• Executing all responsibilities in a manner which is consistent with the Mission, Vision, and Values of the St. Johns 2025 Canada Games, and;
• Fulfilling all other duties as reasonably required.

Education/Experience

• Undergraduate degree, diploma or certificate in Event Management, Event Planning, Hospitality, Recreation, or another related field;
• Minimum two (2) years of related work experience or a combined equivalent of education and work experience.

Qualifications

• Strong organizational skills and attention to detail;
• Strong communication skills, both written and oral;
• Ability to adapt to changing requirements;
• Creative, results-oriented, able to deliver on deadlines and deliverables
• Experience with Googles G Suite programs (e.g. Gmail, Docs, Slides, Forms and Calendar, etc.)
• Knowledge and experience working in a not-for-profit, events, or multi-sport Games environment
• Ability to liaise and interact with multiple partners, locally, provincially and nationally.

Other

• Bilingualism (English and French) is an asset.
• Based on position requirements, flexibility to work evenings, weekends and holidays

Conditions of Employment

• Office hours are 40 hours/week
• All applicants must be legally entitled to work in Canada at the time of application
• RNC Certificate of Conduct and Vulnerable Sector Check are required for all positions
• Credential Checks may be required for specified positions

Applying for this Position

Apply online by 4:00 p.m. NT on Wednesday, April 9, 2025. Please note only applications submitted through ourcareers page will be considered.

The St. Johns 2025 Canada Games is committed to employing a qualified workforce, reflecting the belief that diversity and inclusion contribute to a better workplace and skilled team.

Applicants have the right to request an accommodation during the recruitment phase and if invited to progress to an assessment or interview.

We thank all who apply. However, only those selected to proceed in the recruitment process will be contacted. No phone calls or emails, please. For more information about the Canada Games, please refer to https://www.canadagames.ca.

Important Note:

The Host Society reserves the right to change, amend or disuse this job description at any time. This document is intended to provide an overview of the required responsibilities and qualifications.

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Titre: Assistant(e), Crmonies et festivals

Suprieur immdiat: Gestionnaire, vnements spciaux, crmonies et festivals

Date dentre en fonction prvue: 21 avril 2025

Date de fin de contrat: 29 aot 2025

Travailler avec une socit htesse des Jeux du Canada sera parmi vos expriences professionnelles les plus palpitantes, gratifiantes et exaltantes. Un emploi aux Jeux dt du Canada2025 St. Johns cest tout a, dans un environnement ax sur la collaboration. St. Johns est une ville pas comme les autres; attendez-vous des Jeux pas comme les autres. Rejoignez-nous.

Aperu du poste

Membre cl de lquipe des Jeux du Canada2025, l'assistant(e) de Crmonies et festivals, contribuera la planification et la mise en uvre du programme de crmonies et de festivals.

Principales responsabilits

Vos responsabilits seront notamment les suivantes:

• Soutenir la planification, le dveloppement et l'excution de tous les vnements, y compris :
  • les crmonies d'ouverture et de clture
  • les grands vnements de la priode prcdant les Jeux
  • Planification des crmonies de remise des mdailles et la formation des bnvoles
  • Festival artistique et programme culturel
• Assister et collaborer avec d'autres secteurs fonctionnels pour l'excution d'vnements, tels que des vnements tests, des pr-confrences, etc ;
• Soutenir la planification et la coordination de la logistique des vnements, y compris l'installation, la programmation et la gestion des fournisseur(euse)s ;
• Coordonner les dtails de la logistique des vnements et des sites pour les crmonies, en travaillant en troite collaboration avec les bnvoles, le personnel, les sous-traitant(e)s et les quipes de production ;
• Aider la coordination avec les partenaires externes, les vendeur(euse)s et les fournisseur(euse)s pour les services vnementiels, l'quipement et d'autres besoins de soutien ;
• Contribuer la mise jour des calendriers, des listes de contrle et des horaires des vnements afin d'assurer une planification et une excution efficaces des vnements ;
• Travailler en quipe en vue dentretenir des relations professionnelles saines et positives.
• Exercer ses fonctions conformment la mission, la vision et aux valeurs des Jeux du Canada2025.
• Effectuer dautres tches selon les besoins raisonnables.

Formation/exprience

• Dtenir une diplme ou certificat en gestion d'vnements, planification d'vnements, htellerie, loisirs ou tout autre domaine connexe
• Minimum de deux (2) ans dexprience pertinente ou une combinaison quivalente dtudes et dexprience.

Exigences

• Solides comptences organisationnelles et souci du dtail ;
• Comptences fortes en matire de communication, tant crite qu'orale ;
• Capacit s'adapter l'volution des besoins ;
• Crativit, approche axe sur les rsultats et capacit respecter des dlais.
• Exprience des programmes de la G Suite de Google (Gmail, Docs, Slides, Agenda, etc.), un atout.
• Style dencadrement et de gestion flexible et rigoureux.
• Capacit communiquer et interagir avec de nombreux partenaires sportifs lchelle locale et nationale.

Autre

• Bilinguisme (anglais et franais) loral et lcrit, un atout.
• Disposition travailler les soirs, la fin de semaine et les jours fris.

Conditions demploi

• Entre 40 heures de travail par semaine. tant donn la nature de lorganisme, les heures de travail varient selon les exigences du poste.
• Tous les candidats doivent tre lgalement autoriss travailler au Canada au moment de soumettre leur candidature.
• La vrification du casier judiciaire et de laptitude travailler auprs de personnes vulnrables par la Force constabulaire royale de Terre-Neuve est ncessaire.
• La vrification des antcdents et des titres de comptences pourrait tre ncessaire pour certains postes.

Remarque sur le recrutement

Postulez en ligne le mercredi 9 avril 2025 16 h (HTN). Nous nvaluerons aucune candidature soumise dune autre faon.

La Socit htesse des Jeux du Canada2025 entend employer une quipe qualifie, qui reflte lide selon laquelle la diversit et linclusion mnent au recrutement de personnes comptentes qui volueront dans un milieu de travail harmonieux.

Les candidates et candidats ont le droit de demander une mesure daccommodement ltape du recrutement et, le cas chant, au moment de leur valuation ou de leur entrevue.

Nous remercions tous ceux et celles qui postuleront. Cependant, nous ne communiquerons quavec les personnes retenues pour la prochaine tape du processus de recrutement. Veuillez ne pas nous appeler ou nous crire par courriel. Pour en savoir plus propos des Jeux du Canada: https://www.canadagames.ca.

Remarque importante

La Socit htesse se rserve le droit de modifier, de mettre jour ou de retirer cette description de poste tout moment. Le prsent document a pour objectif de fournir un aperu des responsabilits et des exigences associes au poste.