La version française suit ci-dessous.

Our client is seeking a proactive and bilingual HR & Marketing Assistant to join their team. This full-time hybrid position, based in Montreal, offers a unique opportunity to support both human resources and marketing initiatives while reporting directly to the SVP of Operations. The ideal candidate must be fluent in both English and French, highly organized, and capable of managing diverse responsibilities in a dynamic environment.
HR Administration

• Post, review, and monitor job vacancies across various platforms, including Indeed, LinkedIn, and the company website.
• Assist with reference checks, background checks, and managing all onboarding and off-boarding documentation.
• Schedule and coordinate interview times between hiring managers and candidates.
• Screen applicants, track recruitment metrics, and report on trends throughout the hiring lifecycle.
• Provide comprehensive administrative support to senior leadership, including scheduling, travel arrangements, presentation preparation, and meeting coordination.
• Leverage AI tools and other technology to optimize business practices such as document management, meeting organization, and planning processes.
• Draft and coordinate internal and external communications, ensuring clarity and professionalism.
• Accurately translate documents and presentations between English and French.
• Prepare and organize meeting materials, including PowerPoint presentations, Excel documents, and action plans.
• Develop and maintain an online document management system with version control for efficient filing and accessibility.
• Manage and update the stakeholder contact database.
• Maintain the corporate calendar and associated records, ensuring all documentation and actions are up to date.
• Support or coordinate weekly meetings, including documentation and follow-up on action items as needed.

Marketing Administration

• Support the company's social media strategy in collaboration with the sales and marketing team.
• Manage and update social media accounts, ensuring consistency with brand standards.
• Assist in organizing and executing promotional events as required.
• Create and schedule daily posts on social media platforms (LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok) in alignment with the company's branding guidelines.
• Respond to and triage external inquiries from the hotline, website, and other sources, ensuring timely and professional communication.

Qualifications

• Must be bilingual fluent in French and English
• Post-secondary education in HR or Marketing
• Experience across all social media platforms
• Experience in recruitment and with ATS
• Experience in an administrative support role supporting C- Level executives
• Intermediate to advanced Word, PowerPoint, Excel and Outlook skills.
• Attention to detail and exceptional time management skills
• Strong teamwork and collaborative skills
• Excellent written and verbal communication skills

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Notre client est à la recherche d'un(e) Assistant(e) Marketing et RH proactif(ve) et bilingue pour rejoindre son équipe. Ce poste hybride à temps plein, basé à Montréal, offre une opportunité unique de soutenir à la fois les initiatives en ressources humaines et en marketing tout en relevant directement du(la) Vice-président(e) principal(e) des opérations. Le(la) candidat(e) idéal(e) doit être parfaitement bilingue en français et en anglais, hautement organisé(e) et capable de gérer diverses responsabilités dans un environnement dynamique.
Administration RH

• Publier, examiner et surveiller les offres d'emploi sur diverses plateformes, y compris Indeed, LinkedIn et le site web de l'entreprise.
• Participer aux vérifications de références et d'antécédents, ainsi qu'à la gestion de tous les documents d'intégration et de départ.
• Planifier et coordonner les horaires d'entrevue entre les gestionnaires et les candidats.
• Trier les candidatures, suivre les indicateurs de recrutement et rapporter les tendances tout au long du cycle d'embauche.
• Offrir un soutien administratif complet à la haute direction, incluant la planification, l'organisation des voyages, la préparation des présentations et la coordination des réunions.
• Exploiter des outils d'intelligence artificielle et d'autres technologies pour optimiser les pratiques commerciales, telles que la gestion des documents, l'organisation des réunions et la planification.
• Rédiger et coordonner les communications internes et externes, en veillant à leur clarté et à leur professionnalisme.
• Traduire avec précision les documents et présentations entre le français et l'anglais.
• Préparer et organiser les documents de réunion, y compris les présentations PowerPoint, les documents Excel et les plans d'action.
• Développer et maintenir un système de gestion documentaire en ligne avec un contrôle des versions pour un classement et un accès efficaces.
• Gérer et mettre à jour la base de données des parties prenantes.
• Maintenir le calendrier corporatif et les dossiers associés, en s'assurant que toute la documentation et les actions sont à jour.
• Soutenir ou coordonner les réunions hebdomadaires, y compris la documentation et le suivi des éléments d'action au besoin.

Administration Marketing

• Soutenir la stratégie des médias sociaux de l'entreprise en collaboration avec l'équipe des ventes et du marketing.
• Gérer et mettre à jour les comptes de médias sociaux en veillant à leur conformité avec les normes de la marque.
• Participer à l'organisation et à l'exécution d'événements promotionnels au besoin.
• Créer et programmer des publications quotidiennes sur les plateformes de médias sociaux (LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok) conformément aux directives de la marque.
• Répondre et gérer les demandes externes provenant de la ligne d'assistance, du site web et d'autres sources, en garantissant une communication rapide et professionnelle.

Qualifications

• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais.
• Formation postsecondaire en ressources humaines ou en marketing.
• Expérience sur toutes les plateformes de médias sociaux.
• Expérience en recrutement et avec les systèmes ATS.
• Expérience dans un rôle de soutien administratif auprès de cadres de niveau C.
• Compétences intermédiaires à avancées dans Word, PowerPoint, Excel et Outlook.
• Sens du détail et compétences exceptionnelles en gestion du temps.
• Solides compétences en travail d'équipe et en collaboration.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.