POSITION: Manager (I), Support Services

REPORTS TO: Senior Manager, Victim Support and Communication

CLASSIFICATION LEVEL: M1

LOCATION:Ottawa, ON or Winnipeg, MB (preferred)

Overview of Position

The Manager, Support Services, supports and manages various aspects of the mental health and support services within the Canadian Safe Sport Program (CSSP). Primarily working with respondents and other parties to a CSSP process, the Manager assists with providing, supporting, and directing participants both within and outside of the CSSP to available services. They will assist in determining the type of support needed, assess available resources, and facilitate connections with external organizations as needed. The Manager will log on with feedback from participants and assist in making recommendations to ensure the system and its processes are safe, reliable, and trauma responsive. They will maintain mental health and support services resources, coordinate communication with the parties, and provide support for tailored public awareness campaigns under the CSSP.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Mental Health and Support Services

• Manage inquiries and requests for services and resources from CSSP participants, focusing on respondents and other parties.
• Assess peoples needs and direct them to the appropriate support services and resources.
• Liaise with external support services to coordinate referrals and provide information and resources about the CSSP, as needed.
• Maintain tracking system for referrals to external organizations.
• Manage support to various parties involved in a CSSP process with the Manager, Victim Support, where necessary.
• Provide administrative support related to third party vendors and filing of agreements.
• Maintain and assist with updating provincial/territorial mental health and support services with the capacity and expertise for helping those involved in CSSP processes.
• Draft work instructions to ensure clear, transparent, and inclusive criteria and processes for users seeking guidance from the CSSP.
• Provide logistical and administrative support for international partner relationships and committees related to the CSSP

Intake and Investigation

• Provide support to parties through the intake and investigation processes as needed.
• Where applicable, follow timelines under the CSSP Rules when communicating with parties.
• Track information and communication involving parties within the database(s).
• Assist the Senior Manager, Victim Support and Communication, on issues outside of CSSP jurisdiction and with timely follow up.

Feedback and CSSP Improvements

• Contribute to amendments to policies and procedures.
• Support training of external investigators in maltreatment and trauma-informed practices and escalate participant safety concerns about investigations to senior leadership.
• Contribute to developing and administering feedback methods for the CSSP, and to recommending improvements to service access processes.
• Support after care where needed with participants.
• Assist with the preparation of CSSP reports related to feedback and other matters.
• Track feedback from parties on the external supports and services to which they have been referred.

Communication and Public Awareness

• As requested, assist with review of website content and other means of communicating with participants.
• Provide administrative and logistical support related to communications and external public awareness campaigns.

CCES Quality Management System

• Be aware and knowledgeable of the positions responsibilities within the Quality Management System.
• Comply with relevant quality system processes and recommend process changes/revisions as appropriate.
• Identify potential risks and help identify and manage risk mitigation strategies.
• Log stakeholder feedback/comments in the Quality Database for tracking and appropriate follow-up.

General Responsibilities

• Other duties as assigned by the Senior Manager, Victim Support and Communication, and/or the Executive Director, Safe Sport.

QUALIFICATIONS AND COMPETENCIES

• University degree in the field of social work, social sciences, sport or equivalent combination of education and experience.
• Over one year of on-the-job experience or performing similar duties required.
• Demonstrated success in managing an intake and preliminary inquiry process.
• Successful track record of performing effectively in a team setting and driven by team success.
• Able to work in a collaborative, supportive fashion in a way that promotes the organizations best interests in keeping with the CCES corporate culture.
• Knowledge of the greater Canadian sport community.
• Strong understanding of current ethical issues impacting sport.
• Professional conduct, sound judgement, and leadership skills.
• Strong interpersonal skills including tact, diplomacy, and flexibility to work effectively with colleagues, peers, and external parties.
• Highly conscious and aware of confidentiality and integrity with the ability to manage and interpret sensitive and confidential data.
• Strong organizational skills, accuracy, and attention to detail are essential.
• Demonstrated time management, problem solving, and conflict resolution skills.
• Proficient in MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Excellent English verbal and written communication skills.
• French verbal and written communications skills preferred.

Applications for this position should be submitted electronically on Bamboo HR by 20thJanuary, 2025. We thank all applicants for their interest but only applicants selected for an interview will be contacted.

For more information about the CCES, please visitwww.cces.ca. Throughout its recruitment process, the CCES is committed to Canadas linguistic duality and diversity of its people. We welcome expressions of interest from all qualified applicants including Indigenous persons, persons with disabilities, members of visible minority groups, and all gender identities and sexual orientations. Upon request, accommodation will be provided during the hiring process.

OFFRE DEMPLOI AU CCES

POSTE: Gestionnaire (I), Services de soutien

RELVE DE: La ou du gestionnaire principal(e), Soutien aux victimes et communication

CATGORIE: Administration de programmes

LIEU: Ottawa, ON ou Winnipeg, MB (prfr)

Description du poste

La personne titulaire du poste est responsable de divers aspects des services daide et de soutien en sant mentale du Programme canadien de sport scuritaire (PCSS). Travaillant principalement avec les parties intimes et les autres parties impliques dans un processus du PCSS, elle aide soutenir les participant(e)s, et les orienter vers les bons services. Elle aide dterminer le type de soutien ncessaire et les ressources disponibles, en plus de faire le lien avec des organismes externes, au besoin. En outre, la personne titulaire du poste sappuie sur les rtroactions reues des participant(e)s pour participer llaboration de recommandations visant rendre le systme plus sr, fiable et ax sur la prise en compte des traumatismes. Elle maintient une liste de ressources daide et de soutien en sant mentale, coordonne la communication avec les parties impliques et appuie les campagnes de sensibilisation publiques en lien avec le PCSS.

RLES ET RESPONSABILITS

Services daide et de soutien en sant mentale

• Grer les demandes de services et de ressources des personnes participantes au PCSS, particulirement des parties intimes et des autres parties intresses.
• valuer les besoins des gens et orienter ces derniers vers les ressources et les services de soutien appropris.
• Assurer la liaison avec les services de soutien externes afin de coordonner laiguillage et de fournir des renseignements et des ressources sur le PCSS, si ncessaire.
• Entretenir des systmes de suivi de laiguillage vers des organismes externes.
• Grer le soutien aux diffrentes parties participant un processus du PCSS avec le ou la gestionnaire, Soutien aux victimes, le cas chant.
• Fournir un soutien administratif en ce qui concerne les fournisseurs tiers et le dpt des accords.
• Tenir jour la liste des services daide et de soutien en sant mentale provinciaux et territoriaux ayant la capacit et lexpertise ncessaires pour venir en aide aux personnes impliques dans un processus du PCSS.
• laborer des directives de travail visant tablir des processus et des critres clairs, transparents et inclusifs pour laccs aux services du PCSS.
• Fournir un soutien logistique et administratif dans le cadre des relations avec les partenaires internationaux et les comits lis au PCSS.

Rception et enqute

• Offrir du soutien aux parties impliques tout au long des procdures de rception et denqute, si ncessaire.
• Sil y a lieu, respecter les dlais prescrits aux rglements du PCSS en ce qui a trait aux communications avec les parties impliques.
• Veiller ce que les renseignements et les communications touchant les parties soient bien consigns dans les bases de donnes.
• En collaboration avec le ou la gestionnaire principal(e), Soutien aux victimes et communication, rgler des questions externes au PCSS et en assurer le suivi.

Rtroaction et amlioration du PCSS

• Contribuer la mise jour des politiques et des procdures.
• Veiller ce que les enquteurs et enquteuses externes reoivent de la formation sur la maltraitance et la prise en compte des traumatismes, et aviser la Direction gnrale des proccupations relatives la scurit des personnes participantes dans le cadre des enqutes.
• Participer llaboration et la gestion des canaux de rtroaction du PCSS et recommander des amliorations aux processus daccs aux services.
• Offrir du soutien additionnel aux personnes participantes qui en ont besoin.
• Aider la prparation des rapports du PCSS relatifs la rtroaction et dautres questions.
• Effectuer un suivi des commentaires des parties impliques sur les soutiens et services externes vers lesquels elles ont t orientes.

Communication et sensibilisation

• Sur demande, participer lexamen du contenu du site Web et des autres moyens de communication avec les personnes participantes.
• Fournir un soutien administratif et logistique en ce qui concerne les campagnes de sensibilisation publiques et les communications.

Systme de gestion de la qualit du CCES

• Connatre les responsabilits du poste dans le cadre du systme de gestion de la qualit.
• Respecter les processus de gestion de la qualit et recommander des modifications sil y a lieu.
• Dtecter les risques et tablir des stratgies pour les attnuer.
• Entrer les commentaires des partenaires dans la base de donnes aux fins de suivi.

Responsabilits gnrales

• Effectuer dautres tches assignes par le ou la gestionnaire principal(e), Soutien aux victimes et communication ou la Direction gnrale, Sport scuritaire.

EXIGENCES

• Diplme universitaire en travail social, en sciences sociales, en sport ou une combinaison quivalente de scolarit et dexprience.
• Au moins unan dexprience dans des fonctions similaires.
• Aptitude dmontre en gestion de processus de rception de signalements et denqute prliminaire.
• Capacit avre travailler efficacement en quipe et dsir de contribuer au succs de lquipe.
• Capacit travailler de faon collaborative au service de lorganisation et conformment la culture du CCES.
• Connaissance de la communaut sportive canadienne largie.
• Comprhension approfondie des enjeux thiques dans le sport.
• Conduite professionnelle, bon jugement et comptences en leadership.
• Excellent entregent, tact, diplomatie et capacit de travailler efficacement avec collgues, pairs et parties externes.
• Grande conscience des principes de confidentialit et dintgrit, en plus dune capacit grer et interprter des donnes sensibles et confidentielles.
• Excellent sens de lorganisation et grand souci de lexactitude et du dtail.
• Comptences avres en gestion du temps et en rsolution de problmes et de conflits.
• Matrise de MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Excellente aptitude communiquer en anglais (oral et crit).
• Excellente aptitude communiquer en franais (oral et crit), un atout.

Soumettez votre candidature par voie lectronique dici le 20 janvier 2025 sur le portail Bamboo HR. Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intrt, mais ne communiquerons quavec celles retenues pour une entrevue. Pour en savoir plus sur le CCES, visitez lewww.cces.ca.

Dans lensemble de son processus de recrutement, le CCES reconnat la dualit linguistique du Canada et la diversit de sa population. Nous acceptons les dclarations dintrt de toutes les personnes qualifies, y compris les Autochtones, les personnes handicapes, les membres de minorits visibles ainsi que les personnes de toutes les identits et orientations sexuelles. Sur demande, des mesures dadaptation seront mises en place durant le processus dembauche.