CCES POSITION PROFILE

POSITION: Case Manager, Intake and Assessment

REPORTS TO: Senior Manager, Intake and Assessment

CLASSIFICATION LEVEL: M1

LOCATION:Ottawa, ON or Winnipeg, MB (preferred)

Overview of Position

The Case Manager, Intake and Assessment, is responsible for receiving, processing and following up on reports submitted to the Canadian Safe Sport Program (CSSP). The Case Manager is responsible for following rules and processes with the intake of complaints, reports, and requests while ensuring timely responses to reporting persons. Managing the initial intake process and preliminary inquiry process, the Case Manager must ensure that all aspects are trauma responsive, timely, reliable, and procedurally fair. The Case Manager works with external entities such as law enforcement, child welfare, and other authorities. They also coordinate with the Victim Support team on cases that fall outside of the CSSP jurisdiction.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Case Management

• Manage intake, follow-up, and provide initial review of assigned complaints, reports, and requests. Includes collecting information to assess jurisdiction and authority, as needed.
• Gather information on assigned complaints, reports, and , and follow up with the reporting person as needed.
• Flag anonymous reports and provide initial assessment with recommendations to the Senior Manager, Intake and Assessment.
• Flag reports that potentially involve a child in need of protection and/or of a potentially illegal nature to the Senior Manager, Intake and Assessment, and/or Director, Intake and Assessment.
• For inactionable reports, prepare closure of reports, by ensuring proper documentation of notes, and various notices for assigned complaints, reports and assessments, as directed.
• Prepare, as directed, relevant notices and communications to senior leadership and independent investigators/assessors involved in assigned complaints, reports, and assessments.
• Maintain and update the case management system for assigned complaints, reports, and requests while recommending improvements to enhance its effectiveness.
• In collaboration with the Senior Manager, Intake and Assessment, and Director, Intake and Assessment, contribute to the development and ongoing improvement of case management standard operating procedures, document templates, and best practices.

Coordination with Victim Support

• Work with the Manager, Victim Support, and/or the Manager, Support Services, on cases requiring support services and ensure timely follow-up with the reporting person.
• Ensure appropriate communication on cases outside of the CSSP jurisdiction in which support services may assist.

Policy Development and Research

• Contribute to ongoing development of the CSSP and other related policies and recommend amendments to senior leadership based on feedback.
• Provide feedback on advancements with internal metrics and intake and case management systems.
• Ensure the Senior Manager, Intake and Assessment, is updated on case load, trends, and issues.
• Support research efforts as required by senior leadership.

CCES Quality Management System

• Be aware and knowledgeable of the positions responsibilities within the Quality Management System.
• Comply with relevant quality system processes and recommend process changes/revisions as appropriate.
• Identify potential risks and help identify and manage risk mitigation strategies.
• Log stakeholder feedback/comments in the Quality Database for tracking and appropriate follow-up.

General Responsibilities

• Other duties as assigned by the Senior Manager, Intake and Assessment, and/or the Director, Intake and Assessment.

QUALIFICATIONS AND COMPETENCIES

• University degree in law, criminology or a relevant field or equivalent combination of education and experience.
• Over one year of on-the-job experience and/or performing similar duties required.
• Demonstrated success in managing an intake and preliminary inquiry process.
• Successful track record of performing effectively in a team setting and driven by team success.
• Able to work in a collaborative, supportive fashion in a way that promotes the organizations best interests in keeping with the CCES corporate culture.
• Knowledge of the greater Canadian sport community.
• Strong understanding of current ethical issues impacting sport.
• Professional conduct, sound judgement, and leadership skills.
• Strong interpersonal skills including tact, diplomacy, and flexibility to work effectively with colleagues, peers, and external parties.
• Highly conscious and aware of confidentiality and integrity, with the ability to manage and interpret sensitive and confidential data.
• Strong organizational skills, accuracy, and attention to detail are essential.
• Demonstrated time management, problem solving, and conflict resolution skills.
• Proficient in MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Excellent English verbal and written communication skills.
• French verbal and written communications skills preferred

Applications for this position should be submitted electronically on Bamboo HR by 20thJanuary, 2025. We thank all applicants for their interest but only applicants selected for an interview will be contacted.

For more information about the CCES, please visitwww.cces.ca. Throughout its recruitment process, the CCES is committed to Canadas linguistic duality and diversity of its people. We welcome expressions of interest from all qualified applicants including Indigenous persons, persons with disabilities, members of visible minority groups, and all gender identities and sexual orientations. Upon request, accommodation will be provided during the hiring process.

OFFRE DEMPLOI AU CCES

POSTE: Gestionnaire de dossiers, Rception et valuation

RELVE DE: La ou du gestionnaire principal(e), Rception et valuation

CATGORIE: M1

LIEU: Ottawa, ON ou Winnipeg, MB (prfr)

Description du poste

La personne titulaire du poste est responsable de la rception, du traitement et du suivi des signalements prsents au Programme canadien de sport scuritaire (PCSS). Elle est charge de faire appliquer les rgles et les procdures lors de la rception des plaintes, des signalements et des demandes, tout en garantissant une rponse rapide aux personnes lorigine dun signalement. Elle doit grer tous les aspects du processus de rception initial et denqute prliminaire pour en assurer la rapidit, la fiabilit et lquitabilit, tout en tenant compte des traumatismes. Le ou la titulaire du poste collabore en outre avec diverses instances externes, comme les forces de lordre et les services de protection de la jeunesse. Dans le cas o un signalement ne relve pas du PCSS, elle assure galement la coordination avec lquipe de soutien aux victimes.

RLES ET RESPONSABILITS

Gestion des dossiers

• Grer la rception, le suivi et lexamen initial des plaintes, des signalements et des demandes qui lui sont confis. Il sagit notamment de recueillir des renseignements en vue dvaluer si le CCES accepte la comptence et lautorit, le cas chant.
• Recueillir des renseignements concernant les plaintes, les signalements et les valuations, et assurer le suivi avec la personne lorigine du signalement, le cas chant.
• Aviser le ou la gestionnaire principal(e), Rception et valuation du signalement et lui fournir une valuation initiale accompagne de recommandations.
• Aviser le ou la gestionnaire principal(e), Rception et valuation, ou la Direction, Rception et valuation de tout signalement susceptible dimpliquer un enfant ayant besoin de protection ou des vnements de nature potentiellement illgale.
• Clore les signalements non recevables en veillant ce que les notes et les avis concernant les plaintes, les signalements et les valuations soient documents comme il se doit.
• Prparer, selon les directives, les avis et communications pertinents destins la Direction gnrale et aux personnes charges de lenqute/lvaluation indpendante impliques dans les processus de plaintes, signalements et valuations.
• Tenir jour le systme de gestion des dossiers de plaintes, de signalements et de demandes, tout en formulant des recommandations pour en amliorer lefficacit.
• En collaboration avec le ou la gestionnaire principal(e), Rception et valuation, et la Direction, Rception et valuation, participer llaboration et lamlioration continue des mthodes de fonctionnement normalises, des modles de documents et des pratiques exemplaires en matire de gestion de dossiers.

Coordination avec lquipe de Soutien aux victimes

• Travailler avec le ou la gestionnaire, Soutien aux victimes et/ou le r ou la gestionnaire, Services de soutien, le cas chant, et assurer le suivi avec la personne lorigine du signalement.
• Dans les cas ne relevant pas du PCSS pour lesquels les services de soutien seraient susceptibles dintervenir, assurer les communications requises.

Recherche et laboration de politiques

• Contribuer llaboration continue des politiques du PCSS et dautres politiques connexes, et recommander des modifications la Direction gnrale en fonction des rtroactions obtenues.
• Discuter des progrs raliss en ce qui a trait aux indicateurs internes et aux systmes de rception et de gestion des signalements.
• Veiller ce que le ou la gestionnaire principal(e), Rception et valuation, soit au courant de la charge de travail, des tendances et des enjeux.
• Soutenir les efforts de recherche la demande de la Direction gnrale.

Systme de gestion de la qualit du CCES

• Connatre les responsabilits du poste dans le cadre du systme de gestion de la qualit.
• Respecter les processus de gestion de la qualit et recommander des modifications sil y a lieu.
• Dtecter les risques et tablir des stratgies pour les attnuer.
• Entrer les commentaires des partenaires dans la base de donnes aux fins de suivi.

Responsabilits gnrales

• Effectuer les autres tches assignes par le ou la gestionnaire principal(e), Rception et valuation et/ou la Direction, Rception et valuation.

EXIGENCES

• Diplme universitaire en droit, en criminologie ou dans un domaine pertinent, ou une combinaison quivalente de scolarit et dexprience.
• Au moins unan dexprience dans des fonctions similaires.
• Aptitude dmontre en gestion de processus de rception de signalements et denqute prliminaire.
• Capacit avre travailler efficacement en quipe et dsir de contribuer au succs de lquipe.
• Capacit travailler de faon collaborative au service de lorganisation et conformment la culture du CCES.
• Connaissance de la communaut sportive canadienne largie.
• Comprhension approfondie des enjeux thiques dans le sport.
• Conduite professionnelle, bon jugement et comptences en leadership.
• Excellent entregent, tact, diplomatie et capacit de travailler efficacement avec collgues, pairs et parties externes.
• Grande conscience des principes de confidentialit et dintgrit, en plus dune capacit grer et interprter des donnes sensibles et confidentielles.
• Excellent sens de lorganisation et grand souci de lexactitude et du dtail.
• Comptences avres en gestion du temps et en rsolution de problmes et de conflits.
• Matrise de MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• Excellente aptitude communiquer en anglais (oral et crit).
• Excellente aptitude communiquer en franais (oral et crit), un atout.

Soumettez votre candidature par voie lectronique dici le 20 janvier 2025 sur le portail Bamboo HR. Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intrt, mais ne communiquerons quavec celles retenues pour une entrevue. Pour en savoir plus sur le CCES, visitez lewww.cces.ca.

Dans lensemble de son processus de recrutement, le CCES reconnat la dualit linguistique du Canada et la diversit de sa population. Nous acceptons les dclarations dintrt de toutes les personnes qualifies, y compris les Autochtones, les personnes handicapes, les membres de minorits visibles ainsi que les personnes de toutes les identits et orientations sexuelles. Sur demande, des mesures dadaptation seront mises en place durant le processus dembauche.