Job DescriptionJob Description:Salary: $45,000-50,000 Position Coordinator, Operations and Marketing Reports to Acting Associate Director, Operations Location Ottawa, Ontario Job Type In-person at least four days a week Date Revised December 2024 ABOUT SWIMMING CANADA Swimming Canada serves as the national governing body of competitive swimming. We inspire Canadians through world leading performances to embrace a lifestyle of swimming, sport, fitness and health. Canada is a global leader in high performance swimming and development for both Olympic Program and Paralympic Program swimmers. Swimming is recognized as one of the most celebrated and successful Canadian Summer Olympic and Paralympic sports. Swimming Canada strives to foster a workplace in which all individuals maximize their potential, regardless of their differences. We are committed to attracting, developing and celebrating a diverse workforce that reflects the community we serve. ABOUT THE POSITION The Coordinator, Operations and Marketing will work cross-functionally across the organization, and will be responsible for the coordination and execution of various tasks supporting the membership, office operations, corporate events, and marketing initiatives. The successful candidate will be available to start by early February 2025. PRIMARY RESPONSIBILITIES Operations Lead and execute reception duties, including greeting guests, receiving and distributing mail and packages, coordinating the sending of mail and packages. Lead for procurement for various items, including stationery, office supplies, cleaning products, and other products as needed. Coordinate Swimming Canada administrative accounts related to office operations, including FedEx, Staples, etc. Responsible for the daily management of and responding to various general mailboxes. Conduct and track inventory as needed. Act as main contact and first point of contact for building operations. Support office and building operations, including coordinating service providers (snow removal, landscaping, etc.). Regularly prepare and disseminate information to staff and others as needed regarding office and building operations. Perform office walk-throughs on a daily/weekly basis to identify issues, and ensure ongoing cleanliness. Coordinate logistics for Swimming Canadas Annual General Meeting (AGM), including compilation of documents, sending documents to the membership, tracking registration, setting up voting software, and providing support during the AGM. Assist with logistics for in-person meetings, such as company events (staff retreat, celebrations, Townhalls), Board meetings, AGM, etc. as required. Act as staff support for the Nominations Committee, including coordinating meeting dates, sending of invitations, taking minutes, dissemination of information and coordinating interviews for nominees. Assist with travel logistics and bookings as required. Participate on the Joint Health and Safety Committee. Create and distribute invoices as required. Provide support for the Registration and Events Management System (REMS) as required. Assist with internal reporting or documentation as required. Support CEO with administration matters such as drafting letters, etc. Other duties as required. Marketing Assist with inventory, tracking, ordering and distribution of marketing promotional items to staff upon request. Assist with the Swimming Canada side of the Fan Shop with supplier, including planning promotions on social media, and the launch of new items. Assist onsite at event Pop-Up shops as required and as assigned. Support of annual auction by monitoring inventory, tracking of items, cataloguing items, and sending items to successful bidders. Support as needed with social media posting, monitoring, engagement and other communications strategies, surrounding events and other timing as required. Attend events as required which may require evening or weekend hours. Other duties as required. EXPERIENCE, QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS Completion of post-secondary education would be a strong asset. Knowledge of, or experience in providing administration support, or planning and executing events would be considered an asset. Experience working with volunteers, boards and committees would be considered an asset. Strong organizational and planning skills, with the ability to work on a variety of projects at a time, and work comfortably in a deadline driven environment. Strong accuracy and attention to detail. Strong interpersonal skills to deal with a wide variety of contributors. Strong verbal and writing skills in English is required, the ability to communicate verbally in French is desired. Ability to work independently and as part of a team. Ability to build and maintain relationships with internal and external contributors. Ability to work in a fast-paced environment and supporting multiple departments/people. Ability to lift, carry, push and pull, a minimum of 30 lbs on an occasional basis, as required for deliveries, and to set-up and tear-down at events. Ability to maintain confidentiality, and composure in high-pressure situations. Proficient in Microsoft Word, Excel, Outlook, and PowerPoint is required. Working knowledge of social media. Ability to travel domestically. A valid drivers license for the purpose of going to offsite storage and travel to and from venues during events. Currently legally eligible to work in Canada. WORK LOCATION This is a full-time, permanent position working primarily out of the Ottawa office. The Ottawa Office is located on the traditional territory of the Algonquin Anishinabek People. TOTAL REWARDS The annual base salary for this position is commensurate with qualifications and experience, and within a range of $45,000-50,000. This position comes with a health and dental benefits package, Group RRSP matching plan, an annual wellness benefit, and annual salary increases, as outlined in the Employee Handbook. APPLICATION Candidates are asked to submit a cover letter and resume via the link below by 9am ET on Thursday, January 9, 2025. Swimming Canada is committed to providing accommodations. If you require an accommodation for a disability as part of the hiring process, please contact [email protected]. Any questions regarding the position can be directed to [email protected]. INTERVIEWS Interviews will take place in-person at the Ottawa office on Tuesday, January 14 and Wednesday, January 15, 2025. Link: https://swimmingcanada.bamboohr.com/careers/29 We thank all candidates for their interest, however, only candidates invited to an interview will be contacted. ** Poste Coordonnateur, Oprations et Marketing Se rapporte au Directeur adjoint par intrim, Oprations Lieu Ottawa, Ontario Type d'emploi En personne au moins quatre jours par semaine Date de rvision Dcembre 2024 PROPOS DE NATATION CANADA Natation Canada est lorganisme national qui rgit la natation comptitive au pays. Nous inspirons la population canadienne, par des performances de classe mondiale, adopter un mode de vie ax sur la natation, le sport, la forme physique et la sant. Le Canada est un leader mondial de la natation de haute performance et du dveloppement des nageurs des programmes olympique et paralympique. La natation est reconnue comme l'un des sports olympiques et paralympiques d't les plus clbres et les plus couronns de succs au Canada. Natation Canada aspire favoriser un environnement de travail o tous les individus peuvent maximiser leur potentiel, indpendamment de leurs diffrences. Nous nous sommes engags attirer, dvelopper et clbrer un personnel diversifi qui reflte la communaut que nous servons. PROPOS DU POSTE Le coordonnateur des oprations et du marketing travaillera de manire transversale dans l'organisation et sera responsable de la coordination et de l'excution de diverses tches lies aux membres, aux oprations de bureau, aux vnements d'entreprise et aux initiatives de marketing. La personne retenue devra tre disponible pour commencer travailler au dbut du mois de fvrier 2025. RESPONSABILITS PRINCIPALES Oprations Responsable des tches de rception, y compris l'accueil des invits, la rception et la distribution du courrier et des colis, la coordination de l'envoi du courrier et des colis. Responsable de l'approvisionnement en divers articles, y compris la papeterie, les fournitures de bureau, les produits de nettoyage et d'autres produits selon les besoins. Coordonner les comptes administratifs de Natation Canada lis aux oprations de bureau, y compris FedEx, Staples, etc. Responsable de la gestion quotidienne de diverses botes de rception gnrales et de leur rponse. Procder l'inventaire et en assurer le suivi au besoin. Agir comme contact principal et premier point de contact pour les oprations du btiment. Soutenir les oprations du bureau et du btiment, y compris la coordination avec les fournisseurs de services (dneigement, amnagement paysager, etc.). Prparer et distribuer rgulirement des informations aux membres du personnel et d'autres personnes en ce qui concerne les oprations du bureau et du btiment, selon les besoins. Procder des rondes dans les bureaux sur une base quotidienne/hebdomadaire afin d'identifier les problmes et d'assurer une propret constante. Coordonner la logistique de l'assemble gnrale annuelle (AGA) de Natation Canada, y compris la compilation des documents, l'envoi des documents aux membres, le suivi des inscriptions, la configuration du logiciel de vote et offre un soutien pendant l'AGA. Contribuer la logistique des runions en personne, telles que les vnements de l'organisme (retraite du personnel, clbrations, assembles gnrales), les runions du conseil d'administration, l'assemble gnrale annuelle, etc. Assurer un soutien administratif au comit des nominations, notamment en coordonnant les dates des runions, en envoyant les invitations, en rdigeant les procs-verbaux, en distribuant les informations et en coordonnant les entrevues avec les candidats. Aider la logistique des voyages et des rservations, au besoin. Participer au comit mixte de sant et de scurit. Crer et distribuer des factures au besoin. Apporter son soutien au systme de gestion des inscriptions et des vnements (REMS), au besoin. Aider la rdaction de rapports ou de documents internes, au besoin. Soutenir le DG dans les questions administratives, comme la rdaction de lettres, etc. Autres tches si ncessaire. Marketing Aider l'inventaire, au suivi, aux commandes et la distribution d'articles promotionnels au personnel sur demande. Aider le ct Natation Canada de la boutique des fans avec le fournisseur, y compris la planification des promotions sur les mdias sociaux et le lancement de nouveaux articles. Assister sur place les boutiques pop-up des vnements, selon les besoins et les tches assignes. Soutenir lenchre annuelle par le suivi de l'inventaire, le suivi des articles, le catalogage des articles et l'envoi des articles aux enchrisseurs gagnants. Apporter son soutien, selon les besoins, la publication sur les mdias sociaux, au suivi, l'engagement et d'autres stratgies de communication dans le cadre d'vnements et d'autres priodes, le cas chant. Assister aux vnements selon les besoins, ce qui peut ncessiter des heures de travail en soire ou la fin de semaine. Autres tches si ncessaire. EXPRIENCE, QUALIFICATIONS ET EXIGENCES L'obtention d'un diplme d'enseignement postsecondaire serait un atout majeur. La connaissance ou l'exprience dans le domaine du soutien administratif ou de la planification et de la mise en uvre d'vnements serait considre comme un atout. Une exprience de travail avec des bnvoles, des conseils d'administration et des comits serait un atout. Solides comptences organisationnelles et de planification, avec la capacit de travailler sur une varit de projets la fois, et de travailler confortablement dans un environnement rgi par les dlais. Grande prcision et souci du dtail. Solides comptences interpersonnelles pour traiter avec une grande varit de contributeurs. De solides comptences verbales et crites en anglais sont requises, la capacit communiquer oralement en franais est souhaite. Capacit travailler de manire indpendante et en quipe. Capacit tablir et maintenir des relations avec des collaborateurs internes et externes. Capacit travailler dans un environnement rythme rapide et soutenir plusieurs dpartements/personnes. Capacit soulever, porter, pousser et tirer une charge minimale de 30livres de manire occasionnelle, en fonction des besoins pour les livraisons et pour le montage et le dmontage lors des vnements. Capacit maintenir la confidentialit et son sang-froid dans des situations forte pression. La matrise de Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint est requise. Connaissance professionnelle des mdias sociaux. Capacit voyager l'intrieur du pays. Un permis de conduire valide pour se rendre l'entrept hors site et se dplacer vers et depuis les sites pendant les vnements. tre lgalement autoris travailler au Canada. LIEU DE TRAVAIL Il s'agit d'un poste permanent temps plein, bas principalement au bureau d'Ottawa. Le bureau d'Ottawa est situ sur le territoire traditionnel du peuple algonquin Anishinabek. COMPENSATIONS TOTALES Le salaire annuel de base pour ce poste est proportionnel aux qualifications et l'exprience, et se situe dans une fourchette de 45000 50000$. Ce poste est assorti d'un ensemble d'avantages mdicaux et dentaires, d'un plan de cotisation un REER collectif, d'un programme annuel de bien-tre et d'augmentations salariales annuelles, comme indiqu dans le manuel de l'employ. CANDIDATURE Les candidats sont invits soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae via le lien ci-dessous au plus tard le jeudi 9 janvier 2025 9h00 (heure de l'Est) Natation Canada sengage fournir des accommodations. Si vous avez besoin daccommodation en raison dun handicap dans le cadre du processus dembauche, contactez [email protected]. Toute question concernant le poste peut tre envoye [email protected]. ENTREVUESLes entrevues auront lieu en personne au bureau d'Ottawa le mardi 14 et le mercredi 15 janvier 2025. Lien : https://swimmingcanada.bamboohr.com/careers/29 Nous remercions tous les candidats de leur intrt, mais seuls les candidats invits une entrevue seront contacts. * Le masculin est utilis comme genre neutre afin dallger la lecture du texte.