Job DescriptionJob Description:Salary: $24.76 - $30.79 hourly WHO WE AREONE KIDS PLACE Children's Treatment Centre provides rehabilitation and related support services for children and youth (up to the age of 19) and their families living in the Districts of Muskoka, Nipissing and Parry Sound. All staff will provide service within an interdisciplinary team environment committed to family-centered practice. THE OPPORTUNITY Position: Administrative Assistant - Accounting Location: NipissingEffective: December 2024Status: Non-unionizedJob type: Permanent, Full Time – 8:30 AM to 4:30 PM POSITION SUMMARY: The Administrative Assistant – Accounting will work in a team environment supporting all areas of Financial services which includes processing accounts payable invoices, generating the accounts receivable billings and handling/recording of related payments and donations, conducting related finance activities and providing administrative support to the team. They will conduct their work in a timely and efficient manner ensuring that activities and transactions are accurate and comply with payment terms, legislation, ministry reporting requirements, the collective agreement, and agency policies, procedures and internal controls. They will possess a strong knowledge of accounting practices within a computerized system, to perform monthly and year end procedures, auditing, account reconciliations, general ledger and statistical account coding within a healthcare environment. JOB DUTIES: Accounts Payable:Prepare invoices, employee expense claims and requisitions for payment, adding expense and department coding, addressing invoice issues/discrepancies with vendors and/or manager/staff and processing into Sage (300 Premium) & Quadrant (Beanworks).Create distribution set templates in Excel to aid in coding complex invoices Ensure OKP policies are followed for employee expense claims and vendor invoices, identifying discrepancies to responsible manager and informing Director of Finance of contentious circumstancesPrepare cheques for signature by appropriate managers and mail to vendors or pay via online bankCommunicate with vendors on invoice discrepancies and related mattersMonitor organizational contracts to ensure timely renewal & adherence to language with respect to fiduciary itemsAccounts Receivable, Donations and Cash Receipts:Prepare ad-hoc, monthly or quarterly invoices for community partners Record receipt of payments and donations (cash, cheque, credit card or EFT) and deposit to appropriate bank accounts Complete OHIP billing and submissionsProcess fundraising donations and issue receipts to donorsPerform a monthly reconciliation of A/R and follow-up on aged accountsDeposit cash and cheques into appropriate banks accountsAllocate and invoice photocopier, postage meter and fleet vehicle costsGeneral Ledger:Complete monthly bank reconciliations for approval Prepare and post monthly G/L entriesRecords Ministry transfers and reconcilePerform various reconciliations and prepare appropriate corrective entries for reviewMaintain corporate accounts, gas cards, hotels on direct billing, long distance codes, photocopy codes, etc.Conduct year-end procedures and prepare auditor reports including year-end reports with supporting documentation, asset report, balancing responsible GL accounts, and petty cash reconciliationsDevelop and maintain procedure manualsMaintain purchase order processes and systems Maintaining vendor files, and other related Finance files (physical files, Sage 300, Quadrant and other) Other: Provide excellent customer service to staff and leadership and vendor relationsProvide training on expenses, AP/AR, purchase ordering process, and relevant topicsProvide back-up as required within Finance/HR, Executive Assistant and receptionCreate and maintain a variety of Excel files related to Finance/ PurchasingPreparing a variety of correspondence related to the position The preceding described duties are representative and should not be construed as all-inclusive. QUALIFICATIONS:Post-secondary education in business/office administration or a related field (preferably in a health service setting) and a minimum of two (2) years' experience in a similar role (within a healthcare setting preferred)Strong demonstrated proficiency at an intermediate to advanced level utilizing Microsoft Office software (especially Excel and Word) and computerized accounting software (Sage 300 & Quadrant (Beanworks) is an asset)Excellent time management with ability to prioritize and adhere to strict timelines.Attention to detail and accuracy is required with the ability to manage a diverse range of assignments and projects with high efficiency,A self-starter who is resourceful and independent, but comfortable working within a team-oriented environment and who requires minimal supervisionDemonstrated mathematical, analytical and problem solving skills including excellent attention to detailExperience with various financial data reporting to government including MCCSS; HST; and applying not-for-profit sector accounting practicesExperience in interpreting, implementing/adhering to administrative procedures, guidelines Experience with asset management and purchasing practicesExcellent communication, customer service and interpersonal skills with ability to maintain confidentialityBilingual in English and French (oral and written) is preferredTravel, valid driver's license and proof of insurance requiredProof of COVID Vaccinations as required by the sector WHAT WE OFFER As an employee at One Kids Place, you will become part of a team of skilled professionals working together to meet the special needs of children, youth and their families. The work environment includes the family-centered principles and values of mutual respect, collaboration, accessibility and community inclusivity. One Kids Place provides opportunities for ongoing education and development through mentorships, workshops, conferences, and seminars. COMPENSATION: $24.76 - $30.79 hourly BENEFITS:An amazing pension planEmployee Health BenefitsEmployee & Family Assistance Plan4 weeks of paid vacation to START!Paid sick time, paid breaks, and more! ADDITIONAL PERKS:Need more time off? We also offer flexible working arrangements such as 4-day work weeks, evening and weekend shifts, and hybrid/remote work!All of our locations benefit from Northern Ontario living – work and live minutes from numerous ski-hills, beaches, lakes, trails and outdoor activities for all seasons, as well as unique art, cultural and shopping experiences.Relocation assistance may be available to candidates who qualify HOW TO APPLY For an opportunity to be part of our exciting future, please apply via this job posting or send your resume attention to:Human ResourcesOne Kids Place, 400 McKeown Ave., North Bay ON P1B 0B2E-mail: [email protected] One Kids Place Children's Treatment Centre is committed to an inclusive and accessible environment. Please send an email to the address above to let us know if you require any accommodation during the recruitment process. We thank all applicants for their interest. An acknowledgement will be sent only to those candidates who will be interviewed. ______________________________________________________________________________________________________________________________ QUI NOUS SOMMES La place des enfants Centre de traitement pour enfants offre des services de réadaptation et de soutien connexe aux enfants et aux jeunes (jusqu'à l'âge de 19 ans) et à leurs familles vivant dans les districts de Muskoka, Nipissing et Parry Sound. Tout le personnel fournira des services au sein d'une équipe interdisciplinaire engagée dans une pratique centrée sur la famille. L'OPPORTUNITÉ Poste : Adjoint administratif - ComptabilitéLieu : NipissingEfficace : décembre 2024Statut : Non syndiquéType d'emploi : temps-plein, permanent – 8h30 à 16h30 SOMMAIRE DU POSTE : L'adjoint administratif – Comptabilité travaillera dans un environnement d'équipe soutenant tous les domaines des services financiers, ce qui comprend le traitement des factures des comptes créditeurs, la génération des factures des comptes clients et le traitement/enregistrement des paiements et des dons connexes, la conduite des activités financières connexes et la fourniture d'un soutien administratif à l'équipe. . Ils effectueront leur travail de manière rapide et efficace en veillant à ce que les activités et les transactions soient exactes et conformes aux conditions de paiement, à la législation, à la convention collective ainsi qu'aux politiques, procédures et contrôles internes de l'agence. Ils posséderont une solide connaissance des pratiques comptables au sein d'un système informatisé, pour effectuer des procédures mensuelles et de fin d'année, des rapprochements de comptes, le codage du grand livre général et des comptes statistiques dans un environnement de soins de santé OHRS/MIS, ainsi que des processus d'audit. FONCTIONS DU POSTE: Comptes à payer:Préparer les factures, les notes de frais des employés et les demandes de paiement, en ajoutant le codage des dépenses et des services, en traitant les problèmes/écarts de facture avec les fournisseurs et/ou le gestionnaire/le personnel et en les traitant dans Sage ERP.Créez des modèles de répartition dans Excel pour faciliter le codage de factures complexes.Veiller à ce que les politiques OKP soient suivies pour les demandes de remboursement des employés et les factures des fournisseurs, en identifiant les écarts au responsable responsable et en informant le directeur des finances des circonstances litigieuses.Préparer les chèques à faire signer par les responsables appropriés et les envoyer aux fournisseurs ou payer via la banque en ligneCommuniquer avec les fournisseurs sur les écarts de facture et les questions connexesComptes clients, dons et encaissements :Préparer des factures ponctuelles, mensuelles ou trimestrielles pour les partenaires communautairesEnregistrer la réception des paiements et des dons (espèces, chèque, carte de crédit ou TEF) et les déposer sur les comptes bancaires appropriésCompléter la facturation et les soumissions de l'OHIPTraiter les dons de collecte de fonds et délivrer les reçus aux donateursEffectuer un rapprochement mensuel des A/R et un suivi des comptes âgésDéposer des espèces et des chèques sur les comptes bancaires appropriésAttribuer et facturer les frais de photocopieuse, de machine à affranchir et de flotte de véhiculesGrand livre général :Effectuer les rapprochements bancaires mensuels pour approbationPréparer et publier les écritures mensuelles du G/LEnregistre les transferts ministériels et concilieEffectuer divers rapprochements et préparer les écritures correctives appropriées pour examenTenir à jour les comptes d'entreprise, les cartes d'essence, les hôtels avec facturation directe, les codes interurbains, les codes de photocopie, etc.Effectuer les procédures de fin d'année et préparer les rapports des auditeurs, y compris le classeur de fin d'année avec les pièces justificatives, le rapport sur les actifs, l'équilibrage des comptes GL responsables et les rapprochements de la petite caisse.Élaborer et maintenir des manuels de procéduresMaintenir les processus et les systèmes de bons de commande Maintenir les fichiers des fournisseurs et autres fichiers financiers associés (fichiers physiques et dans Sage ERP)Autre:Fournir un excellent service client au personnel, à la direction et aux relations avec les fournisseursFournir un soutien au besoin au sein des finances/des ressources humaines, de l'adjointe exécutive et de la réception.Créer et maintenir une variété de fichiers Excel liés aux finances/achatsPréparer diverses correspondances liées au poste Les tâches dérites ci-dessus sont représentatives et ne doivent pas être interprétées comme exhaustives. QUALIFICATIONS :Formation postsecondaire en administration des affaires/de bureau ou dans un domaine connexe (de préférence dans un milieu de soins de santé) et au moins deux (2) ans d'expérience dans un rôle similaire (dans un milieu de soins de santé de préférence)Solide maîtrise démontrée à un niveau intermédiaire à avancé de l'utilisation des logiciels Microsoft Office (en particulier Excel et Word) et des logiciels de comptabilité informatisés (Sage ERP et Beanworks est un atout)Excellente gestion du temps avec capacité à établir des priorités et à respecter des délais stricts.Le souci du détail et de la précision est requis, ainsi que la capacité de gérer un large éventail de missions et de projets avec une grande efficacité. Une personne entreprenante, débrouillarde et indépendante, mais à l'aise pour travailler dans un environnement axé sur l'équipe et qui nécessite un minimum de supervision.Compétences démontrées en mathématiques, en analyse et en résolution de problèmes, y compris une excellente attention aux détailsExpérience avec diverses données financières communiquées au gouvernement, y compris le MCCSS ; TVH ; et appliquer les pratiques comptables du secteur à but non lucratif Expérience en matière de gestion d'actifs et de pratiques d'achat Expérience dans l'interprétation, la mise en œuvre/le respect des procédures administratives et des lignes directrices Excellentes compétences en communication, en service à la clientèle et en relations interpersonnelles avec capacité à maintenir la confidentialitéDéplacement, permis de conduire valide et preuve d'assurance requisBilingue en français et en anglais est préféréPreuve de vaccination contre la COVID-19, telle qu'exigée dans le secteur CE QUE NOUS PROPOSONS En tant qu'employé de One Kids Place, vous ferez partie d'une équipe de professionnels qualifiés travaillant ensemble pour répondre aux besoins particuliers des enfants, des jeunes et de leurs familles. L'environnement de travail comprend les principes et les valeurs centrés sur la famille que sont le respect mutuel, la collaboration, l'accessibilité et l'inclusion communautaire. One Kids Place offre des opportunités de formation et de développement continus grâce à des mentorats, des ateliers, des conférences et des séminaires. RÉMUNÉRATION : 24,76 $ - 30,79 $ l'heure (en fonction de l'expérience et de la convention collective) AVANTAGES:Un régime de retraite incroyableAvantages sociaux pour les employésPlan d'aide aux employés et à leur famille4 semaines de congés payés pour COMMENCER !Congés de maladie payés, pauses payées et bien plus encore ! AVANTAGES SUPPLÉMENTAIRES :Besoin de plus de temps libre ? Nous proposons également des modalités de travail flexibles telles que des semaines de travail de 4 jours, des quarts de soir et de week-end et un travail hybride/à distance !Tous nos emplacements bénéficient de la vie dans le Nord de l'Ontario – travaillez et vivez à quelques minutes de nombreuses pistes de ski, plages, lacs, sentiers et activités de plein air pour toutes les saisons, ainsi que d'expériences artistiques,