Job DescriptionJob Description:Salary: JOB POSTING COORDINATOR, BUSINESS OPERATIONS ABOUT THE CANADIAN PARALYMPIC COMMITTEE The Canadian Paralympic Committee's (CPC) vision is: Through Paralympic sport, an inclusive world. Our mission is to deliver the best-prepared teams for games excellence while promoting inclusive communities through the power of Paralympic sport. By building environments and communities that foster excellence and belonging, we will create a world where each athlete can reach their full potential and contribute to meaningful changes in sport and in society. The CPC is a non-profit, private organization with twenty-eight 28-member sports organizations dedicated to strengthening the Paralympic Movement. JOB SUMMARY The CPC is seeking a dynamic, people-oriented professional with a passion for administrative excellence and the ability to thrive in a fast-paced environment. As a key member of the Business Operations team, the Coordinator, Business Operations provides essential front-line support to both internal and external stakeholders and assists the Manager, Governance & Corporate Secretary. This role plays a vital part in supporting Board and Annual General Meetings, membership and staff engagement, and events while also serving as a primary point of contact for office communications and records management. Type: Full-Time Compensation: $40,000-$45,000 annually based on experience plus benefits Reports To: Manager, Governance & Corporate Secretary Location: The position is primarily based in the Canadian Paralympic Committee's Ottawa office, operating within a hybrid work environment. The successful candidate is required to be in the office for a minimum of 3 days per week, with flexibility for additional days as needed based on job demands. Main Duties and Responsibilities Office Administration Ensure an optimal office environment that supports productivity and well-being by providing the resources, tools, and support needed for individuals to perform at their best and feel valued Manage office maintenance and repairs, including coordination with building management and alarm troubleshooting. Handle reception duties, including mail and courier services, and office supply inventory. Coordinate meeting room bookings and assist with office equipment (e.g., printers, Konica Minolta systems). Organize warehousing logistics, shipping, receiving, and post-Games inventory. Maintain office cleanliness, kitchen duties, and coffee supplies. General Administration· Serve as the main point of contact for the general office email ([email protected])· Support office communications, record maintenance, and data entry.· Prepare and organize presentations, meeting materials, and resource documents.· Assist with accessibility and translation services as needed.· Manage special administrative projects, such as correspondence, reports, and resource materials.· Support the Business Operations area with all Games Compliance requirements such as Team Members Agreements, Safe Sport Training requirements, Background checks, and other Games-related items as required. · Work in collaboration with Finance Manager, Governance & Corporate Secretary to manage inventory (mainly clothing) and support in administration reduction of Warehouse storage. · Maintain records of CPC assets · Assist with meeting minutes for staff meetings and prepare debrief notes Events Assist with CPC and Paralympic Foundation of Canada events (Board, Annual General Meeting, Staff Retreats) Lead the annual sale of CPC clothing and inventory to support the Paralympic Foundation Arrange venue setups, audio/visual needs, catering, accommodation, and decor. Support expense reconciliations and budgeting for event logistics. Support travel and accommodation logistics for attendees and staff. Requirements 2-3 years of administrative experience preferred. Strong customer service skills Proficiency in Microsoft Office Suite Excellent written and verbal communication skills Bilingualism in French is considered an asset. Great attention to detail and time management skills Able to work within a team atmosphere or independently and take accountability. Ability to be resourceful and proactive when issues arise. Excellent organizational skills University /College Diploma in Business or Sport Administration, Executive Administration, a related field, or equivalent work experience Working Conditions · The position is primarily based in the Canadian Paralympic Committee's Ottawa office, operating within a hybrid work environment. The successful candidate is required to be in the office a minimum of 3 days per week, with flexibility for additional days as needed based on job demands · Successful candidates must reside in the Ottawa region or be willing to relocate to the Ottawa region. · Occasional overnight travel and off-site work required · Will be required to work evenings and weekends during busy periods, including Games and other unique events. Application Process: If you share our passion for sports and are committed to the CPC values, please submit a cover letter and your resume. Please apply through BambooHR using the following link: https://paralympic.bamboohr.com/careers/100?source=aWQ9Nw%3D%3D Deadline to apply: November 29th, 2024 Please note that only those selected for an interview will be contacted. CPC is committed to creating an inclusive and diverse work environment and is proud to be an equal-opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, ancestry, place of origin, colour, ethnic origin, citizenship, creed, sex, sexual orientation, gender identity, gender expression, record of offenses, age, marital status, family status, or disability. CPC welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodation is available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. CPC welcomes and encourages applications from First Nations, Metis, and Inuit peoples, racialized persons, persons with disabilities, women, and/or 2SLGBTQ+. Accommodation is available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process FRENCH VERSION BELOW OFFRE D'EMPLOI COORDONNATEUR/COORDONNATRICE, OPÉRATIONS À PROPOS DU COMITÉ PARALYMPIQUE CANADIEN La vision du Comité paralympique canadien (CPC) est la suivante : Le sport paralympique comme tremplin vers un monde inclusif. Notre mission consiste à présenter l'équipe la mieux préparée pour exceller aux jeux tout en faisant la promotion de l'inclusion par le pouvoir du sport paralympique. En bâtissant des environnements et des communautés qui mettent en avant l'excellence et le sentiment d'appartenance, nous allons créer un monde dans lequel chaque athlète peut réaliser son plein potentiel et apporter un réel changement dans le sport et la société. Le CPC est un organisme privé à but non lucratif comprenant vingt-huit (28) organisations sportives membres qui sont dévouées à améliorer le mouvement paralympique. RÉSUMÉ DES FONCTIONS Le CPC est à la recherche d'un(e) professionnel(le) dynamique à l'écoute des autres qui tient l'excellence administrative en haute estime et sait s'épanouir dans un environnement en évolution constante. En tant que membre clé de l'équipe des opérations, le coordinateur/la coordinatrice des opérations fournit un soutien de première ligne essentiel aux parties prenantes internes et externes et assiste le ou la gestionnaire de la gouvernance et secrétaire général(e). Le ou la titulaire de ce poste jouera un rôle de soutien essentiel lors des réunions du conseil d'administration et des assemblées générales annuelles, de l'engagement des membres et du personnel et des événements, tout en servant de point de contact principal pour les communications au sein du bureau et la gestion des dossiers. Type : Temps plein Rémunération : De 40 000 à 45 000 $ par année, selon l'expérience, plus avantages sociaux Relève du/de la : Gestionnaire de la gouvernance et secrétaire général(e) Lieu : Ottawa. Le travail s'effectuera principalement dans les bureaux du Comité paralympique canadien situé à Ottawa. Le ou la titulaire du poste opèrera dans un environnement de travail hybride. Le ou la candidat(e) retenu(e) devra être présent(e) au bureau au moins trois jours par semaine, avec la possibilité d'ajouter des jours supplémentaires selon les exigences du poste. Tâches et responsabilités principales Administration du bureau Optimiser l'environnement de bureau de façon à favoriser la productivité et le bien-être en fournissant les ressources, les outils et le soutien nécessaires pour que les personnes donnent le meilleur d'elles-mêmes et se sentent valorisées. Gérer l'entretien du bureau et les réparations, ce qui impliquera d'assurer la coordination avec les services de gestion du bâtiment et d'assurer un dépannage en cas de déclenchement d'une alarme. Gérer les tâches relatives à l'accueil, y compris les services de courrier et de messagerie, ainsi que l'inventaire des fournitures de bureau. Coordonner la réservation des salles de réunion et apporter une aide relativement aux équipements de bureau (imprimantes, systèmes Konica Minolta, etc.). Organiser la logistique de l'entreposage, l'expédition, la réception et l'inventaire après les jeux. Assurer la propreté des locaux, les tâches liées à la cuisine et l'approvisionnement en café. Administration générale· Servir de point de contact principal pour le courrier électronique du bureau ([email protected]).· Apporter un soutien relativement aux communications de bureau, à la tenue des dossiers et à la saisie des données.· Préparer et organiser des présentations, des documents de réunion et des documents de référence.· Apporter une aide, au besoin, relativement aux services d'accessibilité et de traduction.· Gérer des projets administratifs spéciaux, tels que la correspondance, les rapports et les documents de référence.· Appuyer le service des Opérations avec toutes les exigences relatives au respect des procédures des Jeux, comme les Conventions avec les membres de l'équipe, les formations obligatoires sur la sécurité dans le sport, les vérifications des antécédents et d'autres éléments en lien avec les Jeux, au besoin. Travailler en collaboration avec le/la gestionnaire de la gouvernance et secrétaire général(e) pour gérer l'inventaire (principalement les vêtements) et faciliter l'administration et la réduction des stocks. Tenir à jour les dossiers relatifs aux actifs du CPC. · Participer à la rédaction des procès-verbaux des réunions du personnel et préparer les notes de synthèse. Événements Aider à l'organisation des événements du CPC et de la Fondation paralympique canadienne (réunions du conseil d'administration, assemblée générale annuelle, retraites du personnel) Piloter la vente annuelle des vêtements et de l'inventaire du CPC pour appuyer la Fondation paralympique canadienne. Organiser la mise en place des lieux, les besoins audiovisuels, la restauration, l'hébergement et la décoration. Contribuer au rapprochement comptable des dépenses et à l'établissement du budget pour la logistique des événements. Apporter un soutien relativement à la logistique des transports et de l'hébergement des participants et du personnel. Exigences De préférence, 2 à 3 ans d'expérience dans le secteur administratif Excellentes compétences en matière de service à la clientèle Maîtrise de la suite Office de Microsoft Excellentes capacités de communication, à l'écrit comme à l'oral Le bilinguisme (anglais-français) constitue un atout. Grand souci du détail et excellentes compétences en matière de gestion du temps Capacité à travailler en équipe ou de manière autonome et à assumer des responsabilités Capacité à faire preuve d'ingéniosité et à se montrer proactif lorsque des problèmes surviennent Excellentes compétences organisationnelles Diplôme universitaire/collégial en administration des affaires, en administration sportive, en gestion de direction ou dans un secteur connexe, ou expérience de travail équivalente Conditions de travail · Le travail s'effectuera principalement dans les bureaux du Comité paralympique canadien situé à Ottawa. Le ou la titulaire du poste opèrera dans un environnement de travail hybride. Le ou la candidat(e) retenu(e) devra être présent(e) au bureau au moins trois jours par semaine, avec la possibilité d'ajouter des jours supplémentaires selon les exigences du poste. · Le ou la candidat(e) retenu(e) doit résider ou être prêt(e) à déménager dans la région d'Ottawa. · Le ou la candidat(e) retenu(e) devra effectuer, à l'occasion, des voyages de plus de 24 h et des activités en dehors des locaux · Il sera nécessaire de travailler les soirs et les fins de semaine lors des périodes chargées, notamment pendant les Jeux et lors d'autres événements uniques. Processus de dépôt des candidatures : Si vous partagez notre passion pour le sport et si vous adhérez aux valeurs du CPC, veuillez envoyer une lettre d'accompagnement et votre CV. Veuillez déposer votre candidature par l'entremise de BambooHR en utilisant le lien suivant : https://paralympic.bamboohr.com/careers/100?source=aWQ9Nw%3D%3D Date limite de candidature : 29 novembre 2024 Veuillez noter que nous ne communiquerons qu'avec les personnes sélectionnées pour une entrevue. Le CPC s'engage à créer un environnement de travail inclusif et diversifié, et se targue d'être un employeur prônant l'égalité des chances. La candidature de tous les requérants qualifiés sera envisagée, indépendamment de leur race, ascendance, lieu d'origine, couleur, origine ethnique, citoyenneté, croyance, sexe, orientation sexuelle, identité de genre, expression de genre, casier judiciaire, âge, état civil, situation familiale ou handicap. Le CPC apprécie et encourage les demandes provenant de personnes ayant un handicap. Des mesures d'adaptation seront proposées sur demande aux candidats qui prendront part à toutes les étapes du processus de sélection. Le CPC accueille et encourage les candidatures des Premières Nations, des Métis et des Inuits, des personnes racialisées, des personnes ayant un handicap, des femmes ou des personnes 2SLGBTQ+. Des mesures d'adaptation seront proposées sur demande aux candidats qui prendront part à toutes les étapes du processus de sélection.