Executive Assistant, Environment, Lands and Water Branch
Internal/ External
Full-time/ Permanent
Location: Ottawa (hybrid) is required.
Salary Range: Commensurate with experience and education. AFN also offers generous time off (3 weeks of paid vacation per year to start, 3 weeks of paid sick leave per year, 9 days of special leave per year), a pension and benefit plan, annual amounts towards physical fitness and professional development, and maternity & parental leave top up.

Qualified persons of First Nations Ancestry will be given preference in accordance with s.16(1) of the Canadian Human Rights Act
Application Instructions: Interviews will be held over ZOOM.
Closing Date: open until filled
The AFN is dedicated to an inclusive selection process and work environment. If you require accommodation, please advise the Human Resources representative when you are invited to meet regarding this employment opportunity.

Who We Are
The Assembly of First Nations (AFN) is an advocacy organization, taking direction and fulfilling mandates as directed by First Nations in-Assembly through resolutions. As a national advocacy organization for First Nations, the AFN seeks to advance First Nations Inherent and Treaty Rights through the development policy, public education and where applicable, the co-development of legislation to build First Nations capacity.
The AFN was created out of a desire among First Nations leadership for a strong and effective collective advocacy organization. From this, values such as respect for human rights, diversity, justice, and the sovereignty of each rights-holding First Nation guide the work of the organization.

The Role
The Assembly of First Nations Environment, Lands, and Water Branch is seeking an experienced and skilled individual responsible for providing high-level administrative support.

Reporting to the Senior Director, the Executive Assistant has the following key responsibilities:

• Efficiently manage and maintain calendars, appointments, meetings, and travel itineraries.
• Coordinate and prioritize commitments ensuring effective time management and avoiding conflicts.
• Prepare and distribute meeting materials, agendas, record of discussions, minutes, summaries, and other documentation, and assist in follow-up activities as required.
• Screen and manage incoming calls, emails, and other correspondence, responding independently when appropriate.
• Draft and prepare professional business communications, including memos, reports, presentations, and other documents.
• Manage internal and external communication on behalf of the executive, maintaining a high level of professionalism and confidentiality.
• Organize and maintain files, records, and documents, ensuring easy retrieval and confidentiality.
• Conduct research and gather information on various topics, synthesizing data into concise reports.
• Build and maintain effective working relationships with internal and external parties, including executives, colleagues, clients and partners.
• Coordinate meetings, events, and conferences, manage logistics and necessary arrangements.
• Liaise with other internal sectors and branches to facilitate seamless communication and collaboration.
• Arrange complex travel itineraries, including flights, accommodations and ground transportation and process travel and expense reports, ensuring accuracy and compliance with AFN policies.
• Monitor and track expenses, reconciling discrepancies, and provide regular reports.
• Assist in special projects, research initiatives, and strategic assignments as directed.
• Collaborate with cross-functional teams to provide administrative support to meet project deadlines.
• Act as a trusted advisor by providing insights and recommendations to optimize productivity and effectiveness.

Qualifications

• Bachelor's degree in business administration, communications, or a related field, or an equivalent combination of education and experience.
• Proven experience as an Executive Assistant or in a similar role, supporting high-level executives.
• Experience working directly with First Nations is preferred.
• Strong organizational and time management abilities, with the capacity to prioritize and handle multiple tasks simultaneously.
• Proficient in using productivity tools such as Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and calendar management software.
• Discretion and the ability to handle sensitive and confidential information with the utmost professionalism.
• Strong problem-solving skills, with the ability to anticipate needs and proactively resolve issues.
• Adaptability and flexibility to work in a dynamic and fast-paced environment.
• Exceptional interpersonal skills, with the ability to build relationships and collaborate effectively with individuals and teams.
• Excellent written and verbal communication skills, with the ability to effectively communicate complex concepts to audiences with exceptional attention to detail.
• Strong critical thinking and problem-solving abilities.
• Ability to work independently and meet deadlines.
• Experience in partner engagement and facilitation of collaborative processes is desirable.
• English is the working language although the ability to communicate effectively in French or an Indigenous language is an asset.

Thank you for your interest in employment with the AFN! We truly appreciate your application and will carefully review your resume. As we receive a high number of applications, we want to inform you that we can only contact shortlisted candidates.

AFN may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time.

Adjoint(e) exécutif(ive)
Affichage interne (doit déjà travailler pour l'APN)
Affichage interne/externe

Lieu de travail: Ottawa (hybride)

Échelle salariale: En fonction de l'expérience et de la formation. L'APN offre des salaires compétitifs, des congés généreux (3 semaines de vacances payées par an pour commencer, des congés payés pour les Fêtes de fin d'année, 3 semaines de congés de maladie payés par an, 9 jours de congés spéciaux par an), un régime de retraite et d'avantages sociaux, des montants annuels pour le conditionnement physique et le perfectionnement professionnel, ainsi qu'un complément de congé de maternité et de congé parental.

La préférence sera accordée aux personnes qualifiées d'ascendance autochtone, conformément à l'article 16 (1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Comment postuler : les entretiens se dérouleront via Zoom.

Date de clôture: ouvert jusqu'à ce que le poste soit comblé.

L'APN s'engage à mettre en place un processus de sélection et un environnement de travail inclusifs. Si vous avez des besoins précis, veuillez en informer l'agent(e) des ressources humaines au moment où un entretien vous sera proposé.

Qui sommes-nous?
L'Assemblée des Premières Nations (APN) est une organisation de défense des intérêts des Premières Nations, qui prend ses directives et accomplit ses mandats conformément aux résolutions adoptées par les Premières Nations-en-assemblée. En tant qu'organisation nationale de défense des intérêts des Premières Nations, l'APN cherche à promouvoir les droits inhérents et issus des traités des Premières Nations par l'élaboration de politiques, la sensibilisation du public et, le cas échéant, l'élaboration conjointe de lois visant à renforcer les capacités des Premières Nations.

L'APN est née de la volonté des dirigeants des Premières Nations de se doter d'une organisation collective forte et efficace de défense des intérêts. Des valeurs telles que le respect des droits de la personne, la diversité, la justice et la souveraineté de chaque Première Nation détentrice de droits guident le travail de l'organisation.

Rôle

Le direction de la Environnement, Terres et Eaux de l'Assemblée des Premières Nations recherche une personne expérimentée et qualifiée pour fournir un soutien administratif de haut niveau.

Relevant du directeur principal, l'Assistant(e) Exécutif(ve) a les responsabilités clés suivantes :

Gérer efficacement le calendrier en organisant des rendez-vous, des réunions et des itinéraires de voyage.

• Coordonner et hiérarchiser les engagements en veillant à une gestion efficace du temps et en évitant les conflits.
• Préparer et distribuer les documents pour les réunions, les ordres du jour, les comptes rendus des discussions, les procès-verbaux, les résumés et autres documents, et participer aux activités de suivi, le cas échéant.
• Filtrer et gérer les appels entrants, les courriels et autres correspondances, et y répondre de manière indépendante, le cas échéant.
• Rédiger et préparer des communications professionnelles, comme des notes de service, des rapports, des présentations et d'autres documents.
• Organiser et tenir à jour les dossiers, les registres et les documents, en veillant à ce qu'ils soient faciles à retrouver et à ce qu'ils restent confidentiels.
• Effectuer des recherches et recueillir des renseignements sur divers sujets, en résumant les données dans des rapports concis.
• Établir et maintenir des relations de travail efficaces avec des parties internes et externes, dont les dirigeants, les employés de l'APN, les clients et les partenaires.
• Coordonner les réunions, les événements et les conférences, gérer la logistique et prendre les dispositions nécessaires.
• Assurer la liaison avec d'autres secteurs de la Direction générale, d'autres directions générales et secteurs, des ministères et des équipes, afin d'assurer une communication et une collaboration harmonieuses.
• Organiser des itinéraires de voyage complexes, y compris les vols, l'hébergement et le transport terrestre, et traiter les rapports de voyage et de dépenses, en veillant à l'exactitude des demandes et à leur conformité avec les politiques de l'organisation.
• Contrôler et suivre les dépenses, rapprocher les écarts et fournir des rapports réguliers.
• Participer à des projets spéciaux, à des recherches et à des initiatives stratégiques, à la demande
• Collaborer avec des équipes interfonctionnelles pour fournir un soutien administratif afin de respecter les délais des projets.
• Agir en tant que conseiller(ère) de confiance auprès en lui fournissant des informations et des recommandations afin d'optimiser sa productivité et son efficacité.

Qualifications

• Baccalauréat en administration des affaires, en communication ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience.
• Expérience avérée à titre d'adjoint(e) exécutif(ive) ou dans un rôle similaire, au service de dirigeants de haut niveau. Une expérience de travail direct avec les Premières Nations est préférable.
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité d'établir des priorités et de gérer plusieurs tâches simultanément.
• Maîtrise des outils de productivité tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et les logiciels de gestion de calendrier.
• Discrétion et capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec le plus grand professionnalisme.
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes, avec la capacité d'anticiper les besoins et de résoudre les problèmes de manière proactive.
• Capacité d'adaptation et souplesse pour travailler dans un environnement dynamique en constante évolution.
• Compétences interpersonnelles exceptionnelles, avec la capacité d'établir des relations et de collaborer efficacement avec des personnes et des équipes diverses.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, avec la capacité de communiquer efficacement des concepts complexes à des publics divers, en accordant une attention particulière aux détails.
• Solides capacités de réflexion critique et de résolution de problèmes.
• Capacité à travailler de manière indépendante et à respecter les délais.
• Une expérience de la mobilisation des parties prenantes et de la facilitation des processus de collaboration est souhaitable.
• L'anglais est la langue de travail, mais la capacité à communiquer efficacement en français ou dans une langue autochtone serait un atout.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à l'APN! Nous vous remercions de votre candidature et nous examinerons attentivement votre curriculum vitae. Étant donné que nous recevons un grand nombre de candidatures, nous tenons à vous informer que nous ne communiquerons qu'avec les candidats sélectionnés.

L'APN se réserve le droit d'annuler, de reporter ou de modifier les offres d'emploi à tout moment.