• Agir en tant que principal responsable du département pour toutes les activités liées aux installations dans la région du Québec. Veiller à ce que la direction locale et le personnel bénéficient d'un soutien rapide et efficace, reçoivent des conseils et des mises à jour, et aient un accès complet aux services d'installations.
• Gérer activement les installations locales depuis la planification initiale jusqu'à l'administration, la gestion continue et la mise en œuvre.
• Travailler avec les chefs de projet et/ou le directeur des installations nationales pour planifier et mettre en œuvre divers projets :

• Gestion des installations – Rénovations, Construction, Déménagements, Ajouts, Modifications, Réaménagement de mobilier.
• Agir en tant que principal coordinateur pour tous les projets.
• Réaliser une "analyse des besoins", y compris le champ d'application initial (à partir de la demande du client).
• Évaluer l'impact global sur les installations et identifier le processus initial.
• Préparer le champ d'application du travail ou les spécifications du projet pour accord avec le client et approbations pour le travail.
• Assurer la conformité aux codes juridiques, aux normes d'ADP, aux normes du propriétaire et autres contrôles.
• Travailler avec le chef de projet pour préparer un budget préliminaire et obtenir les approbations financières.
• Obtenir des devis écrits, collaborer avec le responsable de la sécurité des installations nationales pour la sélection du fournisseur et approuver.
• Préparer le budget du projet, émettre la documentation appropriée et obtenir les approbations requises pour les coûts.
• Travailler avec le chef de projet pour rédiger un business case si nécessaire (pour les travaux majeurs ou les approbations de réduction des coûts).
• Informer la direction lorsque le travail est refusé ou retardé, travailler à la résolution de tout problème commercial si nécessaire.
• Gérer et diriger la phase de planification : Planification de l'espace ; Design ; Ingénierie ; Inventaires des plans et pièces de mobilier ; Spécifications des équipements et produits.
• Gérer et diriger les fournisseurs/ouvriers : Sélection, Tarification ; Qualité ; Planification ; Garanties.
• Établir le calendrier préliminaire du projet et s'accorder avec le client, les ouvriers, les équipes de soutien non liées aux installations et d'autres intervenants.
• Coordonner le travail conformément au champ d'application du travail approuvé et au plan du projet.
• Diriger divers corps de métier tout au long du projet, y compris l'accès aux locaux, aux salles des réseaux, aux salles de télécommunication, aux salles électriques et autres, selon les besoins pour mener à bien le travail approuvé.
• Gérer le personnel non lié aux installations d'ADP pour garantir que le champ d'application et le calendrier du projet soient respectés.
• Fournir l'accès aux locaux où le travail doit être effectué.
• Communiquer les calendriers aux clients d'ADP.
• Respecter les politiques et pratiques de l'entreprise (notices de contrôle des changements).
• S'assurer que tous les clients et/ou départements d'ADP soient informés de toute perturbation possible en raison des travaux effectués.
• Agir en tant que chef de projet sur site : Être sur place pour la mise en œuvre du projet ; S'assurer que le travail soit correctement réalisé conformément aux exigences d'ADP, y compris l'identification des défauts ; Assurer le suivi jusqu'à l'achèvement ; Gérer le travail post-projet et les défauts.
• Établir et gérer les contrôles financiers : Ordres de travail ; Ariba ; Approbations et suivi des factures ; Demandes de changement et approbations.
• Signer les ordres de travail en vérifiant que le travail a été effectué, mais uniquement dans la mesure où l'information est exacte.

Sécurité :

• Fournir une réponse 7 x 24 x 365 pour les appels d'urgence.
• Agir en réponse aux notifications locales TAC/LAC/TRAC pour le site, conformément à la politique de l'entreprise.
• Gérer le fournisseur de destruction pour les collectes et éliminations sur site.
• Programmer et émettre, conformément à la politique, des cartes d'accès photo et des cartes d'accès fournisseur selon les besoins.
• Maintenir un inventaire des clés pour le site.
• Agir en tant que contact local en matière de sécurité pour les fournisseurs et les visiteurs.
• Se coordonner avec la gestion de l'immeuble sur les questions de sécurité.

Gestion des locaux et du bâtiment, normes de bureau :

• Gérer et maintenir les normes de bureau de l'entreprise pour garantir que les locaux d'ADP soient confortables et sûrs : Contrôle de la température ; Remplacement des luminaires ; Réparations et maintenance ; Nettoyage et entretien : Déchets ; Propreté ; Panneaux d'affichage.
• Se coordonner avec la gestion de l'immeuble, les associés d'ADP, les fournisseurs externes et les propriétaires pour garantir que les normes appropriées dans les locaux et le bâtiment soient respectées.
• Effectuer des inspections des locaux et du bâtiment.
• Enquêter et faire des recommandations pour les contrats de maintenance.
• Gérer les réparations et la maintenance des locaux.
• Coordonner le travail selon ce qui précède.

Installations :

• Maintenir et gérer les normes de l'entreprise et des installations, traiter les problèmes, les conflits et les demandes spéciales.
• Fournir assistance, conseils et leadership à la direction locale sur les normes et pratiques du département et de l'entreprise.

Planification de l'espace :

• Maintenir des dossiers continus pour la planification de l'espace : Effectifs ; Placement des départements ; Demandes ouvertes ; Plans d'étage actuels ; Espaces de travail ouverts/aires ; Problèmes ou difficultés.
• Se coordonner et maintenir des discussions continues avec la direction locale pour s'assurer que le département soit informé des plans futurs pour l'expansion, la contraction, les réajustements commerciaux ou d'autres besoins d'espace.
• Réaliser une analyse continue des besoins en espace, y compris l'utilisation des salles de réunion, de formation, de bureau et autres.
• Fournir des recommandations relatives aux meilleures pratiques pour l'utilisation de l'espace.
• Gérer les dossiers d'utilisation des salles communes ou collecter/fournir des données statistiques selon les besoins.
• Réaliser une "analyse des besoins" relative aux exigences en espace de fin d'année et fournir des recommandations appropriées.

Conseiller/Consultant :

Le département des installations fournit des conseils et une consultation comme suit :

• Fournir des conseils sur les questions relatives aux installations, y compris l'organisation et les responsabilités du département des installations ; le processus des installations (demandes de travail, qui fait quoi, demande de bail CAR, champ d'application du travail, budgétisation et coût).
• Fournir des conseils et une orientation aux clients d'ADP concernant les responsabilités, les procédures, les processus et les informations connexes du département des installations.

Opérations du bâtiment et environnement :

• Gérer les réparations HVAC et l'entretien régulier tel que planifié par le Directeur général du portefeuille des installations d'ADP Canada pour Sodexo.
• Fournir des retours d'information au Directeur général du portefeuille des installations d'ADP Canada pour Sodexo sur les conditions environnementales locales.

Communication :

• Agir en tant que contact pour toutes les questions liées aux installations pour ADP Montréal, Canada.
• Fournir une liaison avec la direction locale et les installations pour tout problème ou toute question.
• Fournir une liaison avec le propriétaire et la gestion de l'immeuble sur toutes les questions relatives au site.
• Se coordonner avec le Directeur général du portefeuille des installations d'ADP Canada pour Sodexo sur toutes les questions, préoccupations et autres besoins.
• Répondre aux demandes et fournir des mises à jour sur les problèmes, le travail en cours et les projets en attente.
• Tenir des réunions régulières avec la direction locale et le Directeur général du portefeuille des installations d'ADP Canada pour Sodexo pour fournir des mises à jour.

Normes de bureau de l'entreprise :

• Assurer la conformité aux normes de l'entreprise en matière d'installations.
• Gérer les problèmes liés aux normes de bureau de l'entreprise.
• Fournir un soutien local pour la gestion des dossiers des normes de bureau, en réalisant des inspections et en documentant les problèmes.
• Fournir une assistance sur site pour résoudre les problèmes relatifs aux normes de bureau de l'entreprise.
• Assurer une liaison avec le Directeur général du portefeuille des installations d'ADP Canada pour Sodexo sur tous les problèmes relatifs aux normes de bureau.

Principaux contacts :

• Interne : Tous les départements et tous les niveaux de l'entreprise
• Externe : Fournisseurs de services, entrepreneurs, fournisseurs d'entretien, gouvernement et agences de réglementation

Compétences requises :

• Solides compétences en communication verbale et écrite.
• Compétences organisationnelles et de planification avancées.
• Connaissance approfondie des normes et des pratiques des installations.
• Capacité à travailler de manière indépendante et à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément.
• Forte attention aux détails et capacité à résoudre des problèmes.
• Connaissance des systèmes informatiques et des logiciels d'entreprise.

Formation et expérience :

• Diplôme collégial en gestion des installations, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Expérience antérieure en gestion des installations, de préférence dans un environnement similaire.
• Expérience dans la gestion de projets, les normes de bureau, la sécurité et la planification de l'espace.

Ce que Sodexo peut vous offrir :
• Un environnement de travail flexible
• Une rémunération compétitive et des avantages sociaux de qualité
• Programmes de formation et de développement
• D'innombrables possibilités de croissance
• Responsabilité des entreprises et durabilité
• Et bien plus encore !

Sodexo s'engage pour l'Équité et la Diversité en matière d'emploi. Nous ne discriminons contre aucun employé ou demandeur d'emploi en raison de l'origine nationale, la race, la religion, l'ethnie, l'âge, le handicap ou l'invalidité, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identité sexuelle ou de genre, le statut de vétéran ou de toute autre classe protégée au niveau fédéral, provincial ou local.
Nous invitons et encourageons les candidatures de personnes avec invalidités. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection. Nous employons le masculin afin d'alléger le texte.

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Notre Division Services aux Entreprises a une nouvelle opportunité passionnante pour rejoindre l'équipe de Sodexo en tant que prochain.e Coordonnateur.trice des installations

Client: ADP

Le département des installations d'ADP a des responsabilités nationales pour le site de Montréal au Canada.

Le département est responsable de développer, mettre en œuvre et gérer des plans qui fourniront à ADP Montréal, Canada, un environnement sûr, propre et sain pour tous les employés d'ADP. Grâce à une planification stratégique solide, les installations nationales offrent à l'entreprise des installations répondant aux besoins changeants et rapides de l'entreprise. Grâce à une connaissance approfondie de l'entreprise et des normes générales des installations, le département fournit un leadership à tous les niveaux de l'entreprise en offrant des conseils et un soutien en matière d'installations. Le département planifie et exécute ses responsabilités selon des critères commerciaux stricts et une gestion financière rigoureuse.

En tant que représentant local des installations nationales au Québec, le Coordonnateur des installations de l'Est apportera assistance et expertise aux clients d'ADP sur toutes les questions/demandes liées aux installations.

Sodexo est le leader mondial des Services de Qualité de Vie, un facteur essentiel de la performance individuelle et organisationnelle. Présents dans 67 pays, nous servons chaque jour plus de 100 millions de consommateurs grâce à notre combinaison unique de services. Nous sommes fiers de notre engagement à respecter les normes les plus strictes en matière d'équité et de diversité. En nous associant à la Fondation Stop Hunger, nous nous sommes engagés à assumer une responsabilité corporative pour lutter contre la faim dans le monde. Commencez votre voyage avec Sodexo, alors que nous continuons à nous développer à travers le Canada !