Services Communautaires de Prescott et Russell

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Ce poste contribue à notre mission d'offrir des services de maintien à domicile aux personnes âgées et à besoins spéciaux en leur offrant un service de livraison à domicile de repas chauds, froids et congelés offerts à prix raisonnable. Le titulaire du poste coordonne l'achat des repas auprès de fournisseurs externes en veillant à ce qu'ils soient nutritifs et respectent diverses diètes et contraintes alimentaires. La coordonnatrice de la Popote roulante répond aux demandes des clients et veille au bon déroulement des livraisons faites par des bénévoles. De plus, le coordonnateur entretient des relations positives avec les autres membres de l'équipe, les clients et leurs familles, les bénévoles, les comités locaux, les comités régionaux, les fournisseurs et les partenaires communautaires.

Exigences en matière d'éducation

Diplôme d'études postsecondaires en travail social, gérontologie ou tout autre domaine pertinent

Expérience souhaitée

• Expérience d'au moins deux ans auprès d'une clientèle de personnes âgées
• Expérience en développement communautaire
• Expérience à travailler avec des bénévoles

• Vérification des dossiers de police niveau 3 ne démontrant aucun antécédent
judiciaire – secteur vulnérable datant de moins de six mois
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule assuré

Responsabilités

Administration du programme

• Coordonner le programme de Popote roulante pour toute la région de Prescott-Russell.
• Collaborer et siéger aux comités locaux et régionaux.
• Négocier les prix et les choix de menus avec les fournisseurs.
• Passer les commandes auprès des fournisseurs, vérifier l'exactitude des factures et les acheminer aux Finances pour paiement.
• Établir un mécanisme de surveillance du contrôle de la qualité des repas et du maintien des températures adéquates pendant les livraisons.
• Veiller à ce que les routes de livraison soient efficientes et régler rapidement tout problème de livraison.
• Garder les dossiers des clients à jour.
• Respecter la vie privée et la confidentialité des informations personnelles et de santé des clients.
• Garder le protocole de livraison et de vérification de l'état des clients à jour et selon les meilleures pratiques en vigueur.
• Facturer les achats aux clients et régler rapidement tout problème de facturation, le cas échéant.
• Faire l'entrée des données et des statistiques relatives au programme dans le système informatique.
• Participer au développement ou à la mise à jour d'outils d'évaluation de la satisfaction de la clientèle.
• Vérifier les réclamations de kilométrage des bénévoles et les acheminer aux Finances pour paiement.
• Compiler les données et les indicateurs de rendement nécessaires à la production de rapport de subvention, le cas échéant.
• Compiler les données nécessaires pour analyser les tendances et discerner les besoins émergents dans la région de Prescott-Russell.
• Faire des recommandations visant à améliorer le service de Popote roulante.
• Rapporter tout problème opérationnel à la directrice générale.
• Effectuer toutes autres tâches connexes déléguées par la directrice générale.

Relations avec la clientèle et leurs familles
• Ouvrir les dossiers des nouveaux clients.
• Évaluer les besoins des clients et leur expliquer les options offertes par les SCPR en matière de services alimentaires.
• Aiguiller les clients vers d'autres départements des SCPR ou d'autres ressources locales ou régionales au besoin.
• Évaluer la satisfaction de la clientèle sur une base régulière.

Relations avec les bénévoles
• Former et évaluer les bénévoles.
• Donner des directives claires et précises sur les livraisons à faire et les besoins de vérification de l'état des clients.
• Collaborer aux initiatives de reconnaissance des bénévoles.
• Veiller à ce que les bénévoles remplissent correctement et remettent leurs demandes de remboursement en temps opportun.

Relations publiques
• Promouvoir ou faire des présentations, occasionnellement, sur le service de Popote roulante dans le cadre de réunions ou d'événements publics où des clients actuels ou potentiels ainsi que des bailleurs de fonds ou partenaires se trouvent.

Compétences

• Bilingue – bonne maîtrise du français et de l'anglais, parlé et écrit
• Excellent sens de l'organisation et de gestion du temps
• Bonne connaissance du territoire de Prescott-Russell et de ses routes rurales
• Bonne connaissance des applications Office (Word, Excel, Powerpoint), de
l'environnement Teams et du fonctionnement de banques de données
• Excellentes habiletés interpersonnelles et facilité à entretenir des relations
respectueuses et positives avec tous les intervenants : employés, bénévoles,
clients, fournisseurs, partenaires, etc.
• Bonne connaissance de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur
la santé (PHIPA) et de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie
privée (LAIPVP)
• Bonne connaissance des principes d'accessibilité en communications et des
applications de la Loi sur les personnes handicapées de l'Ontario
• Discrétion et respect d'informations confidentielles
• Habileté à travailler sous un minimum de supervision

Horaire de travail

• Poste permanent, syndiqué, à temps partiel (28 heures par semaine)
• Les heures régulières de travail sont du lundi au vendredi de 8 h à 16 h. À l'occasion, il peut y avoir des réunions ou des évènements en soirée ou pendant la fin de semaine.

Seuls les membres inscrits peuvent postuler à des emplois.

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