Relevant de la cheffe d'équipe de la surveillance de l'exercice, le ou la titulaire de ce poste soutient administrativement l'équipe de son secteur. Il ou elle est notamment responsable de la rédaction, de la retranscription et de la révision de différents documents. Il ou elle s'assure de la coordination et du suivi des différentes tâches administratives, dont la gestion documentaire.

Responsabilités :

• Assurer la gestion, la mise à jour et le suivi nécessaire concernant les activités administratives et les dossiers et suggèrer au besoin des solutions pour faciliter les tâches, en collaboration avec ses partenaires internes;

• Assurer la convocation et la préparation logistique de réunions. Assurer ou coordonner, selon le cas, la préparation matérielle des dossiers requis pour les réunions. Assurer, au besoin, le secrétariat et produit les comptes rendus de ces réunions;

• Exécuter les divers travaux de secrétariat découlant des activités de l'équipe, notamment la répartition des courriels, la distribution du courrier, la réception des appels téléphoniques, la prise de rendez-vous, la préparation et la reprographie de documents;

• Répondre à diverses demandes internes et externes en communiquant, lorsque possible, des informations courantes et spécialisées sur les activités de la direction, en envoyant des documents d'information ou en transmettant, au besoin, la demande à la bonne personne-ressource;

• Assurer la gestion, le suivi et le respect du système de classement, et ce, conformément aux orientations de gestion en matière documentaire de l'Ordre;

• Collaborer à la réalisation de divers projets auprès des personnes impliquées dans le dossier en question. Apporter un soutien en ce qui a trait à certaines décisions à prendre ou à la réalisation des activités du projet. Faire les suivis auprès des personnes concernées, lorsque nécessaire, dans le but de soutenir son équipe.

Si vous avez un DEP en spécialisation administration ou toute autre formation combinée à une expérience de travail pertinente et avez plus de 3 années d'expérience professionnelle, nous serions ravi e s de discuter de votre candidature.

L'Ordre des ingénieurs du Québec est convaincu que la diversité constitue un enrichissement collectif et cultive un milieu de travail ouvert, équitable et inclusif. Nos équipes sont le reflet de la diversité de notre société. Nous invitons les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes ayant des limitations, à soumettre leur candidature. Si vous avez besoin d'assistance pour rendre plus accessible le processus de recrutement, veuillez-nous en informer. Des mesures d'accompagnement seront offertes aux personnes qui en feront la demande à n'importe quelle étape du processus de recrutement.