Introduction

Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d'autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.

Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l'avenir et l'innovation, au service des communautés. Un milieu de travail où, selon la nature de l'emploi, la flexibilité des horaires et le télétravail en mode hybride sont favorisés, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.

Travailler chez exo c'est aussi bénéficier d'une foule d'avantages, tels que : carte Opus gratuite, assurances collectives, régime de retraite, vacances généreuses, congés fériés, congés maladie et personnels, programme d'aide aux employés, service gratuit de télémédecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez exo!

Sous la direction du Directeur exécutif - Portefeuille de projets et technologies, vous assurez le soutien, la coordination et l'administration pour le Directeur exécutif en tant qu'adjoint(e) exécutif(ive). En collaboration avec les adjointes administratives de l'équipe et celles des autres directions, vous serez responsable du soutien administratif et de la logistique, de la coordination des comités des diverses instances de gouvernance et du suivi du respect du cycle Talent.

Responsabilités principales

Soutien administratif et logistique du bureau du Directeur exécutif

• En collaboration avec les autres adjointes du secteur :

• Fournir un soutien proactif au Directeur exécutif ;

• Agir comme personne-ressource en s'assurant d'avoir une excellente connaissance des dossiers en cours ;

• Anticiper les besoins des rencontres, les organiser et assurer la coordination des invitations (gestion des agendas et réservation de salles) ;

• Rédiger la correspondance, les notes de service, les différents rapports et préparer les formulaires ou chiffriers pour suivis ;

• Assurer la préparation des documents en assurant le contrôle de la qualité du français et des normes officielles d'exo ;

• Assurer le suivi des rencontres des comités de gestion et offrir un soutien actif ;

• Classer les documents du secteur ;

• Maintenir à jour différents fichiers, listes et formulaires propres à son unité ;

• Achats et approvisionnement : fournitures de bureau, compte de dépenses, demandes d'achat, équipement électronique, etc. ;

• Autres tâches connexes reliées au poste.

Soutien et logistique des comités des diverses instances de gouvernance

• En collaboration avec les autres directions d'exo :

• Assurer le suivi des calendriers et le respect des dates butoirs pour la transmission des documents de la direction exécutive vers les diverses instances de gouvernance chez exo, en assumant un leadership sur les comités sous la responsabilité de la direction exécutive.

Cycle Talent

• En collaboration avec les gestionnaires de la direction exécutive, coordonner le cycle Talent, à savoir :

• Coordination des arrivées et départs des talents ;

• Assurer la coordination de la documentation et le respect du cycle de gestion de la contribution des gestionnaires de la direction ;

• Procéder au paiement des différents ordres professionnels et formations des talents de son secteur.

La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d'être effectuées par le titulaire du poste.

Exigences normales du poste

Scolarité

• Diplôme d'études collégiales en gestion, bureautique ou administration.

Expérience

• Minimum de 10 années d'expérience dans un poste similaire ;

• Expérience au sein d'une organisation publique, constitue un atout.

Compétences et aptitudes

• Habileté à travailler dans un rôle dynamique, ainsi qu'en équipe, dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide ;

• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication ;

• Excellentes aptitudes en gestion du temps, des priorités et des urgences ;

• Être orienté vers l'action et l'atteinte des résultats ;

• Capacité à bien travailler sous pression et en mode agile ;

• Avoir le souci du détail, être une personne rigoureuse et méthodique ;

• Faire preuve d'organisation, de débrouillardise, d'écoute, d'initiative et d'une très grande discrétion ;

• Exceller dans le travail d'équipe ;

• Excellentes aptitudes dans l'organisation du travail, structurer les rencontres, et suivis des actions et échéanciers ;

• Être dynamique, autonome et être en mesure de gérer plusieurs sujets de front ;

• Faire preuve de disponibilités et de capacité d'adaptation ;

• Faire preuve d'empathie, de discernement et de diplomatie ;

• Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français et des règles de traitement de la correspondance ;

• Posséder une connaissance approfondie de la suite Microsoft Office 365 et maîtriser l'application SharePoint à un niveau intermédiaire ;

• Avoir une très bonne maîtrise de français tant à l'oral et à l'écrit ;

• Avoir une bonne compréhension de l'anglais, tant à l'oral et à l'écrit, est souhaitable ;

• Connaissance du système SAP, constitue un atout.

Conditions de travail

Période d'emploi et horaire

Emploi régulier à temps plein, soit 37.5 heures par semaine en mode hybride en respectant la directive du présentiel d'exo.

Lieu

Siège social, 1001 boulevard Robert-Bourassa, 26e étage, Montréal, Québec, H3B 4L4

Le masculin est utilisé de façon générique afin d'alléger le texte. Seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des candidatures seront contactées.