SOMMAIRE DU POSTE

Relevant de la VP administration & finance, l'Adjoint(e) administratif(ve) effectue et coordonne diverses tâches administratives pour les dirigeants et le département RH.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Sous la supervision de la VP administration & finance, l'Adjointe administrative, dans l'exercice de ses fonctions, doit s'assurer de remplir de façon raisonnée, rigoureuse et satisfaisante les tâches minimales suivantes :

• Rédiger des exposés, des correspondances et des rapports et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents (présentation PowerPoint, offres, contrats, soumissions, correspondances, et);
• Assurer la gestion des courriels, des appels et en effectuer le suivi auprès de la direction;
• Participer activement et apporter un soutien à son superviseur immédiat dans les activités quotidiennes, telles que, la coordination, la gestion des réunions, des horaires, des déplacements, salles de conférences, la préparation du matériel, rédiger les comptes rendus, suivis des courriels et des soumissions urgentes;
• Créer et diffuser l'information des messages corporatifs de l'entreprise tant à l'interne qu'à l'externe (site internet de l'entreprise, page Facebook);
• Recueillir de l'information et préparer des documents pour fins de discussions et de présentations;
• Analyser, réviser et acheminer divers rapports ou autres documents administratifs;
• Recevoir la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l'information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée;
• Effectuer le classement et archiver les documents;
• Toutes autres tâches

Exigences particulières

• Excellente maitrise de la langue française et anglaise
• Sens de l'organisation, efficacité dans la gestion des priorités, rigueur, autonomie, sens de l'initiative, discrétion, éthique professionnelle;
• Collaboration et entraide avec l'équipe administrative;
• Connaissances approfondies en bureautique, capacité d'appliquer les connaissances informatiques dans les environnements Windows et dans la suite Microsoft Office.