ADJOINT E ADMINISTRATIF VE - INGÉNIERIEPoste permanent, temps plein, col blanc
L'endroit où devra normalement se présenter au travail la personne candidate, sans toutefois que cette indication restreigne la Ville à le modifier, est au Service de l'ingénierie situé au 444, 5e rue de la Pointe à Shawinigan.

Relevant du directeur du Service de l'ingénierie, tu assumeras la responsabilité du secrétariat et fournirez le soutien nécessaire au bon fonctionnement du service. Tu devras notamment :

• Accueillir, renseigner et diriger les citoyens, les employés et les visiteurs;
• Répondre au téléphone, filtrer ou acheminer les appels et donner de l'information;
• Rédiger, à partir d'indications sommaires, des lettres, des communiqués, des notes de service, des tableaux, des rapports, des devis, etc.;
• Réviser, corriger et mettre en page différents documents;
• Assurer la transmission de documents relatifs aux appels d'offres et leur parution sur les médias d'information;
• Préparer des communiqués (appels automatisés) et alimenter le site " Info-travaux ";
• Gérer, selon les instructions, l'agenda du directeur et des chefs de division;
• Veiller au suivi des requêtes adressées au service (Accès Cité);
• Préparer et vérifier les sommaires décisionnels ainsi qu'en assurer le suivi;
• Ouvrir des dossiers et classer des documents électroniques et papier;
• Vérifier, codifier et faire approuver les factures pour paiement;
• Cueillir, traiter et distribuer le courrier;
• Préparer des réunions (convocations, réservations de salles, ordres du jour, documents), y assister au besoin et rédiger des comptes rendus;
• Procéder aux commandes et aux réquisitions pour du matériel et des services;
• Mettre à jour les divers calendriers électroniques;
• Vérifier les feuilles de temps des employés du service;
• Effectuer toute tâche connexe demandée par ta supérieur immédiat.

• Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou toute autre formation jugée équivalente;
• Détenir un diplôme d'études secondaires V (DES) ou l'équivalent reconnu par les autorités compétentes;
• Posséder un minimum de deux (2) ans d'expérience pertinente;
• Avoir une excellente connaissance du français, tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Bien maîtriser les logiciels de la suite Office;
• Posséder une bonne connaissance des logiciels Acrobat Reader et Access (un atout);
• Être en mesure de rédiger des documents et de la correspondance;
• Posséder une dextérité, une rapidité et une précision dans le traitement des textes, des rapports et des documents;
• Démontrer une grande facilité de communication verbale et écrite;
• Être autonome, organisé, rigoureux et faire preuve d'un très bon sens de l'initiative;
• Entretenir d'excellentes relations avec les collègues de travail et posséder des aptitudes marquées pour le service à la clientèle;
• Être capable d'accomplir un travail de grande qualité, d'identifier les priorités et de s'adapter aux demandes urgentes.