Nature du poste

L'adjoint(e) exécutif(ve) joue un rôle essentiel en fournissant un soutien administratif de haut niveau au directeur général (DG), et apporte son soutien aux autres membres de la direction dans leurs tâches administratives. Le/la titulaire du poste est responsable de la gestion efficace des tâches administratives, de la coordination des calendriers, des réunions, ainsi que de la communication avec les parties prenantes internes et externes. Il, elle s'assure de la qualité de l'ensemble des communications dans le respect des standards de l'institution.

Le rôle

• Coordonner l'agenda du Directeur général (DG) et faire des suivis fréquents pour moduler les rendez-vous selon les priorités;tratif proactif dans le cadre d'une variété de responsabilités et de projets spéciaux;
• Planifier des réunions et/ou des événements spéciaux, notamment en négociant, en s'occupant de la restauration, des lieux et de la distribution des informations auprès des participants;
• Participer à des rencontres régulières et spéciales, créer les ordres du jour, prendre les notes, rédiger les procès-verbaux et en faire le suivi auprès des intervenants concernés;
• Rédiger, réviser et parfois traduire des documents officiels : présentations PowerPoint, mémos, publicités, invitations et correspondance du DG;
• Développer et entretenir des relations solides avec les principales parties prenantes et les décideurs;
• Anticiper et cerner les besoins des membres de la direction pour assurer leur réussite.

Vous êtes la personne idéale si vous détenez

• Diplôme d'études collégial en bureautique, en administration ou tout autres domaines pertinent requis, une certification universitaire sera considérée comme un atout;
• 6 ans d'expérience progressive en tant qu'assistant(e) administratif(ve), dont au moins 3 ans d'expérience dans l'assistance aux cadres supérieurs;
• Agir avec discrétion lors du traitement d'informations confidentielles et privilégiées;
• Bonne capacité à travailler de façon autonome et à tisser des liens à l'échelle de l'organisation;
• Avoir un haut niveau d'organisation et de priorisation des dossiers;
• Capacité accrue en résolution de problèmes;
• Avoir une attitude positive et être axée sur les solutions;
• Aisance à travailler avec la Suite Office 365 (Word, Excel et Powerpoint);
• Habileté à travailler avec les divers réseaux sociaux;
• Maîtrise de la langue française avec une capacité professionnelle en anglais;
• La connaissance de la langue italienne sera considérée comme un atout.

Pourquoi postuler ?

• Joindre une équipe dynamique;
• Bénéficier d'un salaire de base concurrentiel dans le marché;
• Participer à un régime de retraite à prestations déterminées (RRPD);
• Être éligible à un programme d'assurances collectives, incluant un programme d'aide aux employés, dont les primes sont payées majoritairement par l'employeur;
• Bénéficier d'un cellulaire payé;
• Se prévaloir annuellement de plusieurs semaines de vacances, de journées de congés mobiles, d'une banque de journées de maladie et d'un congé rémunéré lors de son anniversaire de naissance;
• Avoir la possibilité de faire du télétravail occasionnel;
• Travailler dans un lieu de travail accessible en transport en commun et donnant accès à du stationnement avec bornes de recharge gratuites.

Qui sommes-nous?

Le repos Saint-François d'Assise est une organisation plus que centenaire riche en histoire et traditions. Nous sommes l'un des plus importants cimetières canadiens et par notre statut d'organisme de bienfaisance nous cherchons à faire une différence positive dans notre communauté. Nous sommes dans une période de croissance, plusieurs projets sont en cours et plusieurs restent à venir.

Notre organisation ainsi que nos équipes prônent nos cinq grandes valeurs de dignité, transparence, empathie, écoresponsabilité et professionnalisme. Au Repos Saint-François d'Assise, nous aspirons à nous investir dans la pérennité de ce que nous accomplissons et dans notre impact sociétal humain.

Nous sommes convaincus que chaque personne apporte une richesse unique à notre équipe, regroupant plus de 75 personnes. C'est pourquoi nous nous engageons à créer un environnement de travail respectueux et inclusif, où, chacun se sent non seulement accepté, mais également valorisé. Nous invitons donc tous les candidats, quels que soient leurs horizons ou leurs parcours à postuler et à contribuer à notre mission commune.

Si vous vous reconnaissez dans cette description et que vous souhaitez faire partie de l'histoire du Repos Saint-François d'Assise, faites-nous parvenir votre candidature à l'adresse courriel .

Veuillez noter que nous communiquerons seulement avec les personnes dont la candidature sera retenue.