Coordinatrice ou coordinateur des affaires générales

Coordinatrice ou coordinateur des affaires générales (bilinguisme obligatoire)
Lieu de travail : Rothesay, au Nouveau-Brunswick
Statut : Il s'agit d'un poste permanent à temps plein.
Échelle salariale : Les postes à temps plein sont assortis d'un salaire compétitif et
d'un ensemble complet d'avantages sociaux.
Date de début : À négocier

Profil du poste

Coordinatrice ou coordinateur des affaires générales

Description

Le Collège des médecins et chirurgiens du Nouveau-Brunswick (CMCNB) sert et protège le public en réglementant l'exercice de la médecine dans la province. Composé de plus de 20 employés, le CMCNB est actuellement à la recherche d'une coordonnatrice ou d'un coordonnateur des affaires générales pour appuyer le mandat du CMCNB.

Principales responsabilités

Relevant de la directrice des opérations, la coordinatrice ou le coordinateur des affaires générales apporte un soutien administratif afin d'assurer l'efficacité des opérations au sein du bureau de la directrice générale et du service des opérations. Il s'agit d'une fonction essentielle qui permet d'appuyer le CMCNB et toutes les tâches liées aux réunions du Conseil de ce dernier et d'assurer la coordination des activités de planification stratégique.

Voici un aperçu des principales responsabilités :

• Travailler en étroite collaboration avec la registraire pour s'assurer que les procédures et les protocoles administratifs appropriés sont respectés afin de fournir un soutien suffisant et de veiller au bon déroulement des réunions du Conseil.
• Préparer les dossiers de réunion et autres documents pour les réunions du Conseil et du comité de direction.
• Gérer les aspects logistiques des réunions du Conseil et du comité de direction : invitations au calendrier, réservations de salles de réunion, besoins en audiovisuel, restauration et listes de présence, etc.
• Consigner, compiler, transcrire et distribuer les procès-verbaux des réunions du Conseil et les mesures de suivi.
• Être le point de contact principal pour les membres du Conseil.
• Aider le président du Conseil dans ses tâches administratives, le cas échéant.
• Gérer et tenir à jour les calendriers, et coordonner les réunions, les rendez-vous et les déplacements de la registraire.
• Appuyer la directrice générale en matière de planification stratégique.
• Aider à coordonner les réunions hebdomadaires de la directrice générale avec l'équipe de direction.
• Élaborer, préparer et modifier des documents, y compris des présentations, de la correspondance, des rapports, des notes de service provisoires, des courriels, etc.
• Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques de manière professionnelle et courtoise et diriger les demandes de renseignements téléphoniques vers les membres du personnel appropriés.
• Coordonner les réponses aux courriels et télécopies généraux entrants.
• Contribuer à l'amélioration de l'efficacité administrative au sein de l'organisme.

Formation et expérience requises

• Formation postsecondaire ou années équivalentes d'expérience pertinente;
• Au moins cinq (5) ans d'expérience administrative connexe;
• Toute combinaison équivalente d'éducation, de formation et d'expérience jugée acceptable;
• Compétences en matière de gestion de projet - un atout.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Être parfaitement bilingue (anglais et français).
• Avoir le souci du détail et un grand sens de l'organisation.
• Posséder d'excellentes compétences en matière de communication et de relations humaines.
• Avoir d'excellentes compétences en matière de rédaction et de relecture.
• Détenir la capacité à maintenir un comportement calme en période de forte activité ou de stress.
• Avoir la capacité à faire preuve de discernement en reconnaissant l'étendue de son autorité et en protégeant les renseignements - une qualité indispensable.
• Avoir la capacité à gérer des tâches multiples dans les délais impartis.
• Posséder un esprit d'équipe, et avoir la capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
• Avoir la maîtrise de l'utilisation de Microsoft B365 et être en mesure d'apprendre rapidement divers logiciels d'entreprise.
• Détenir la capacité à travailler d'arrache-pied et à s'amuser.

Exigences supplémentaires

• La ou le titulaire du poste doit résider dans la région du Grand Saint John.
• La ou le titulaire du poste doit être légalement autorisé à travailler au Canada.

Avantages

• Salaire compétitif
• Programme d'épargne-retraite enregistré
• Régime de soins de santé, de médicaments et de soins dentaires
• Plan de déplacements
• Options d'assurance vie et d'assurance invalidité
• Programme confidentiel d'aide au personnel

Les personnes intéressées au poste devraient envoyer leur curriculum vitae ainsi qu'une lettre d'accompagnement à [email protected].

Nous remercions tous ceux et celles qui soumettront leur candidature, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.