ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ou ASSISTANT ADMINISTRATIF, Dépt. Traduction et langues

Relevant de la Direction de la Faculté des arts et des sciences sociales, la personne occupant ce poste est responsable de l'accueil au bureau ainsi que du bon fonctionnement du secrétariat.

RESPONSABILITÉS :

• Rédiger et soumettre à l'approbation des documents variés tels que des rapports, des procès-verbaux, des programmes de réunions, des comptes rendus, de la correspondance, des travaux administratifs, des invitations, des notes de service, ainsi que des documents liés à l'enseignement et à la recherche tels que des notes de cours, des rapports de recherche et des horaires de cours et d'examens.
• Effectuer des recherches, recueillir et compiler des informations, préparer des données et des statistiques, ainsi que vérifier et compiler des données pour la préparation et vérification de divers rapports;
• Traiter le courrier entrant et sortant;
• Assister les directions dans l'application des règlements et des directives;
• Mettre à jour régulièrement le site web du secteur, les médias sociaux et l'intranet;
• Participer à la gestion du test de français;
• Participer à la gestion de certains budgets, contrôler les dépenses du secteur, passer des commandes de matériel de bureau et assurer le suivi de leur réception, ainsi que tout autre matériel et service requis par le département;
• Coordonner et convoquer les réunions des différents comités, y compris la préparation des documents pertinents et la rédaction des comptes rendus;
• Gérer les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs, fixer les rendez-vous et répondre aux demandes de renseignements;
• Fournir un soutien logistique et administratif au corps professoral et enseignant;
• Gérer certains dossiers administratifs et étudiants, ainsi que maintenir à jour le système de classement des dossiers;
• Participer à la préparation du matériel promotionnel du secteur;
• Assumer toute autre tâche nécessaire dans le cadre de ses fonctions.

EXIGENCES :

• Être titulaire d'un diplôme d'études postsecondaires en gestion de bureau. Une combinaison équivalente en formation et d'expérience pourrait être prise en considération;
• Posséder 3 années d'expérience administrative pertinente pour le poste;
• Avoir de l'expérience en comptabilité;
• Démontrer de solides compétences en rédaction, révision et correction de documents tels que des notes, de la correspondance, de rapport et autres documents;
• Avoir une aptitude à accueillir et à communiquer efficacement avec les personnes;
• Faire preuve d'initiative, de jugement, de discrétion et d'un sens de l'organisation;
• Posséder du tact, de la diplomatie et de bonnes compétences relationnelles;
• Être capable d'effectuer des tâches nécessitant une grande attention aux détails;
• Être capable de travailler de façon autonome et en équipe;
• Être capable de travailler dans un environnement multitâche tout en respectant les délais;
• Avoir une bonne maîtrise de la suite Microsoft 365, du protocole téléphonique et des techniques de bureau;
• Démontrer une maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit et une bonne connaissance de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit.

ATOUTS :

• Avoir une bonne connaissance de la procédure pour la mise à jour d'un site web, l'intranet et les médias sociaux;
• Avoir une connaissance des systèmes Socrate et Perceptive Content.

AUTRE :

• La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche

TAUX HORAIRE : 28,53 $/heure

DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible

DATE DE FERMETURE : Le 12 décembre 2024

TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine

POSTE TEMPORAIRE : jusqu'au 30 avril 2026, avec possibilité de renouvellement

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae, une lettre de motivation en français, et une copie des diplômes au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence.

Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.

L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme et non-genré, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.