SECRÉTAIRE DE DIRECTION, Direction générale de la gestion stratégique de l'effectif étudiant

Relevant de la DGGSEÉ, la personne occupant ce poste est principalement responsable d'appuyer la direction générale, et d'offrir de l'appui aux huit services qui en relèvent, incluant le Service de l'admission, l'aide aux études et accommodements, les affaires étudiantes internationales, le bureau du recrutement étudiant, le Service des bourses et de l'aide financière, le Service d'orientation et de recherche de travail, le Service de santé et psychologie, et le Secteur de vie étudiante. Elle veille au bon fonctionnement du bureau et assure la gestion des responsabilités administratives du département, liées au recrutement et à la rétention des étudiants.

RESPONSABILITÉS :

- Gestion administrative et financière

o Assister la direction générale dans la gestion budgétaire, y compris la planification annuelle, les prévisions, la tenue des livres, la préparation et le paiement des factures, ainsi que la réconciliation des comptes de dépenses et de revenus;

o Préparer les demandes d'embauche et de reconduction pour les postes des services qui relèvent de la DGGSEÉ;

o Gérer les demandes de financement et agir comme personne liaison avec les diverses personnes intervenantes;

- Coordination et soutien de projets

o Coordonner et appuyer la direction générale dans divers projets et activités, notamment les initiatives stratégiques, les événements liés à l'expérience étudiante et les projets ad hoc nécessitant la collecte et l'analyse de données;

o Organiser l'accueil ou des sessions de consultation pour des services internes ou des organismes externes;

- Soutien aux réunions et comités

o Coordonner les réunions de la régie des gestionnaires de la DGGSEÉ et préparer la documentation associée (ordres du jour, procès-verbaux, etc.);

o Assister la direction générale dans la préparation de documents et de présentations pour les réunions des comités permanents et ad hoc qui demandent l'intervention de la direction générale;

- Gestion de l'information

o Maintenir à jour le système de classement et d'archivage (dossiers physiques et électroniques);

o Vérifier, corriger et mettre à jour les informations liées à la DGGSEÉ sur le site Web de l'Université;

o Recueillir les données nécessaires des secteurs relevant de la DGGSEÉ pour en compiler les statistiques servant à la rédaction du rapport annuel;

- Soutien quotidien et tâches connexes

o Gérer les rendez-vous, le calendrier, le courrier et la documentation de la direction générale;

o Exécuter des tâches administratives liées au fonctionnement du bureau (commandes de matériel, compilation de statistiques, préparation de rapports, etc.);

o Appuyer les autres services relevant de la DGGSEÉ dans certaines activités ou tâches spécifiques;

o Exécuter toute autre tâche connexe requise dans le cadre de ses fonctions.

EXIGENCES :

- Formation et expérience

o Détenir un diplôme postsecondaire en gestion de bureau ou dans un domaine connexe, accompagné d'au moins 3 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif au niveau de la direction.

o Une combinaison équivalente en formation et en expérience pourrait être prise en considération;

- Compétences techniques et administratives

o Posséder une expérience significative en gestion budgétaire;

o Démontrer une excellente maîtrise de la rédaction de correspondance, ainsi que de la préparation de rapports et autres documents;

o Avoir une bonne connaissance des pratiques administratives, de la logistique de bureau et démontrer un souci du détail;

o Maîtriser les outils de la suite Microsoft Office 365, particulièrement MS Word et Excel, ainsi que l'utilisation de l'intranet et du courriel;

- Aptitudes organisationnelles et relationnelles

o Avoir une expérience avérée en coordination de projets;

o Faire preuve de discrétion, de tact, de diplomatie et de jugement dans les activités quotidiennes;

o Être capable d'établir et d'entretenir de bonnes relations interpersonnelles;

o Posséder une excellente capacité à organiser son travail, gérer les priorités et répondre à des demandes importantes et simultanées;

o Travailler efficacement dans un environnement multitâche et respecter les échéanciers prescrits;

o Démontrer une grande autonomie, une capacité à travailler en équipe et une fiabilité dans l'exécution de ses responsabilités, tout en faisant preuve d'initiative;

- Langues

o Maîtriser le français et l'anglais tant à l'oral qu'à l'écrit.

ATOUTS :

- Avoir une bonne connaissance du milieu universitaire

AUTRE :

- La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche

TRAITEMENT ANNUEL : De 57 563 $ à 67 421 $ (35hrs/semaine)

DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Le plus tôt possible

DATE DE FERMETURE DU CONCOURS : Le 12 décembre 2024

TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine

POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae, une lettre de motivation en français, et une copie des diplômes au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence.

Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.

L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme et non-genré, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.