La personne affectée à ce poste veillera au bon fonctionnement du Cabinet du Recteur en facilitant l'exercice de son mandat par une gestion rigoureuse de son agenda, une organisation efficace des réunions et des événements, ainsi qu'une coordination avec les parties prenantes internes et externes de l'institution. Elle apportera également un soutien stratégique et opérationnel à la Direction des partenariats ainsi qu'à la Direction stratégique pour garantir la fluidité et l'efficacité des activités du Cabinet.
- SALAIRE ANNUEL: De 60 599 $ à 70 983 $ (à raison de 35h/semaine)
- POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée
- POSTE À TEMPS PLEIN : 40hrs/semaine
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE : Le 7 mars 2025
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation tous deux en français, ainsi qu'une copie des diplômes, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi. Une fois complété, ce document doit être enregistré sous le numéro du concours et envoyé avec les documents requis pour la candidature.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
- Exécuter des tâches administratives complexes, incluant la priorisation des demandes urgentes;
- Prendre des décisions autonomes en l'absence du Recteur ;
- Gérer l'agenda électronique du Recteur ainsi que la Direction des partenariats, en optimisant les horaires et en anticipant les besoins ;
- Répondre aux invitations et organiser la présence à des événements importants, en assurant les suivis nécessaires avec les acteurs internes et externes ;
- Coordonner les réunions de l'Équipe de direction et des comités (réservation de locaux, rédaction de procès-verbaux, etc.) ;
- Assurer la communication entre le Cabinet du Recteur et les Vice-rectorats et les partenaires externes ;
- Élaborer et gérer plusieurs budgets du Cabinet (réconciliation des transactions, liaison avec le Service des finances et les fournisseurs externes, etc.) ;
- Gérer l'accueil et les communications au Cabinet du Recteur (courriels, appels, correspondance, etc.) ;
- Gérer les commandes de matériel de bureau et en tenir l'inventaire ;
- Être responsable des locaux du Cabinet du Recteur (assurer les suivis pour les réparations nécessaires, l'aménagement, etc., et assurer les suivis pour l'entretien des ordinateurs, imprimantes, etc.) ;
- Organiser les voyages du Recteur, de la Direction des partenariats et de la Direction stratégique;
- Travailler et collaborer avec l'adjointe administrative de la Direction des communications ;
- Effectuer de la gestion de projets au besoin ;
- Organiser des événements et en assurer la logistique.
EXIGENCES :
- Détenir un diplôme postsecondaire en administration, en gestion de bureau ou dans un domaine connexe, et posséder une grande expérience dans un rôle de soutien administratif au niveau de la direction. Une combinaison équivalente en formation et en expérience pourrait être considérée ;
- Avoir au minimum 5 années d'expérience dans un rôle administratif ou de gestion, de préférence dans un environnement institutionnel ou académique ;
- Démontrer une expérience confirmée dans la gestion d'agendas complexes et l'organisation d'événements ;
- Maîtriser des systèmes de gestion budgétaires et de comptabilité ;
- Démontrer de très bonnes capacités de rédaction, et faire preuve d'un esprit de synthèse ;
- Pouvoir exécuter un ensemble d'activités diversifiées en respectant les échéanciers prévus ;
- Démontrer un esprit d'initiative, un sens de l'organisation et de coopération ;
- Savoir faire preuve de discrétion, de tact, de diplomatie et de jugement dans les activités quotidiennes ;
- Être capable d'établir et d'entretenir de bonnes relations interpersonnelles ;
- Maîtriser la suite Microsoft 365 (Word, Excel et Power Point) ;
- Démontrer une excellente maîtrise de la lague française à l'oral et à l'écrit et une bonne connaissance de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit.
AUTRE :
- La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche;
- Accepter de travailler 40hrs/semaine.
Share This Job:
