ADJOINTE ADMINISTRATIVE ou ADJOINT ADMINISTRATIF - Soutien académique et dév. pédagogique et professionnel - 2e concours
ADJOINTE ADMINISTRATIVE ou ADJOINT ADMINISTRATIF - Soutien académique et développement pédagogique professionnel - 2e concours
Centre de formation médicale du Nouveau-Brunswick
(Poste temporaire jusqu'au 31 mars 2029)
Relevant de la directrice administrative du Centre de formation médicale du Nouveau-Brunswick (CFMNB), la personne est responsable de mettre en place et maintenir les services administratifs pour l'équipe œuvrant au Soutien académique et pédagogique, ainsi que pour l'équipe œuvrant au Développement pédagogique et professionnel.
Le Centre de formation médicale du Nouveau-Brunswick voit à la formation de la relève médicale pour le Nouveau-Brunswick, ainsi que pour la Nouvelle-Écosse et l'Île-du-Prince-Édouard. Joignez-vous à une équipe dynamique qui a comme vision de s'engager et d'innover pour répondre aux besoins en matière de santé de nos communautés.
FONCTIONS AVEC L'ÉQUIPE AU SOUTIEN ACADÉMIQUE
La personne travaille en étroite collaboration avec les responsables du soutien académique et pédagogique.
- Préparer et coordonner les rencontres entre les responsables académiques et les personnes étudiantes ;
- S'assurer des suivis académiques entre les responsables académiques et les personnes étudiantes ;
- S'assurer de bien documenter et maintenir à jour les dossiers officiels des personnes étudiantes.
FONCTIONS AVEC L'ÉQUIPE AU DÉVELOPPEMENT PÉDAGOGIQUE ET PROFESSIONNEL
La personne travaille en étroite collaboration avec les personnes responsables de la formation professorale, de la simulation, de la formation continue ainsi que du développement pédagogique.
- Exécuter et assurer le suivi des opérations administratives, telles que : mise à jour des diverses bases de données, préparer les contrats de travail et les feuilles de rémunération, faire l'entrée des données pour les paies, préparer les demandes d'achat et les factures, etc ;
- Préparer et mettre à jour les horaires annuels de toutes les activités ;
- Aider dans la coordination et l'organisation logistique des activités offertes au CFMNB ainsi que dans l'ensemble du réseau de santé Vitalité : coordination des communications, promotion et diffusion de l'information, réservation des salles, gestion des inscriptions, vignettes de stationnement, commande des repas et des matériaux requis, etc ;
- Participer à l'élaboration et à la mise à jour des procédures administratives et opérationnelles ;
- Aider dans la production des rapports et des statistiques et élaborer, au besoin, divers formulaires ;
- Participer aux divers comités : Organiser les réunions, préparer les ordres du jour, prendre les notes de réunions et rédiger les procès-verbaux ;
- En collaboration avec l'agent de communication, concevoir, réviser et distribuer les documents informatifs et promotionnels (ie : bulletin de nouvelles, publicités Facebook, balado, etc);
- Fournir un soutien aux formateurs dans leur offre de formations : préparer et distribuer le matériel, aider au bon fonctionnement de l'activité, etc ;
- Assurer la liaison avec l'équipe du Centre de pédagogie en sciences de la santé (CPSS) de l'Université de Sherbrooke ;
- Assurer la liaison avec les secrétaires de toutes les zones du Réseau de santé Vitalité ;
- Assurer la confidentialité et la sécurité des informations sensibles.
TRAVAIL GÉNÉRAL D'ACCUEIL ET DE SOUTIEN ADMINISTRATIF AU CFMNB
- Accueillir les personnes et répondre aux demandes de renseignements ;
- Recevoir, filtrer et faire le suivi des demandes faites par appels téléphoniques, par voie électronique ou en personne ;
- Traiter le courrier interne et externe;
- Faire la gestion et la logistique entourant les cérémonies officielles, telles la Rentrée académique, la Cérémonie d'engagement au professionnalisme, la Cérémonie de consécration à l'humanisme et à l'externat et la Cérémonie de fin de parcours.
- TRAITEMENT ANNUEL : De 57 563$ à 67 421$
- POSTE TEMPORAIRE : Jusqu'au 31 mars 2029
- POSTE À TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- FERMETURE DU CONCOURS : Le 25 février 2025
EXIGENCES :
- Détenir un diplôme universitaire de premier cycle avec expérience pertinente, ou l'équivalence en formation et en expérience;
- Avoir une expérience administrative de plus de 5 ans à un niveau supérieur de direction administrative;
- Être capable de travailler avec une grande autonomie et en équipe, en étant fiable dans l'exécution de ses responsabilités;
- Démontrer un esprit d'initiative supérieur, un sens de l'organisation et de coopération;
- Être capable de coordonner et de gérer des évènements, des réunions, des comités ;
- Être capable d'exécuter un ensemble d'activités diversifiées et de respecter les échéanciers prévus;
- Être capable d'effectuer des tâches qui exigent une attention aux détails;
- Maîtriser des outils de productivité tels que Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) ainsi qu'une aptitude à apprendre l'utilisation de nouveaux logiciels;
- Être capable de rédiger des lettres et des procès-verbaux;
- Être capable d'entretenir de bonnes relations interpersonnelles durables;
- Posséder l'habileté de communiquer avec les personnes de façon efficace et courtoise;
- Avoir une excellente maîtrise de la langue française tant à l'oral qu'à l'écrit;
- Avoir une bonne connaissance de l'anglais oral et écrit.
AUTRE :
- La vérification du casier judiciaire sera préalable à l'embauche
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae, une lettre de motivation tous deux en français, et une copie des diplômes au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence. Les dossiers incomplets ne seront pas évalués.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme, homme ou personne non-genrée, y compris les Autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités racialisées (minorités visibles et personnes racisées), les personnes membres de minorités de genre et les membres de la communauté 2ELGBTQIA+. Sur une base volontaire, les personnes candidates peuvent également compléter le formulaire d'auto-identification en matière d'équité à l'emploi. Une fois complété, ce document doit être enregistré sous le numéro du concours et envoyé avec les documents requis pour la candidature.
Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
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