Relevant du bureau de la doyenne, la personne occupant ce poste effectue le travail de réception et des activités quotidiennes du secrétariat en plus d'offrir un appui au personnel de la Faculté.
RESPONSABILITÉS :
· Accueillir les personnes étudiantes et les personnes invitées ou en visite, et répondre à leurs demandes de renseignements avec professionnalisme ;
· Organiser les rencontres du vice-doyen avec les personnes étudiantes ;
· Préparer les dossiers pour les demandes d'équivalences ;
· Apporter un soutien à la directrice ou le directeur des programmes MBA et M. ès. (Sc.) gestion et gérer les équipes TEAMS des deux programmes ;
· Effectuer le suivi administratif relié à la gestion des programmes du 2e cycle et de certains dossiers du BAA ;
· Préparer les contrats et feuilles de paie spéciale pour les étudiants qui font de la correction ou de la surveillance pour les professeurs ;
· Compiler des données statistiques et autres renseignements;
· Coordonner et convoquer diverses rencontres et réunions tout en préparant le matériel pertinent et en en assurant le suivi;
· Maintenir à jour les médias sociaux de la Faculté, la documentation et le matériel de promotion;
· Exécuter une variété de tâches liées au traitement du courrier, ainsi que la réception et le filtrage des appels téléphoniques et des courriels;
· Fournir un soutien au bureau du décanat ; et
· Effectuer toute autre tâche requise dans le cadre de ses fonctions.
EXIGENCES :
· Détenir un diplôme postsecondaire dans le domaine des techniques de bureau avec expérience pertinente. Une combinaison équivalente en formation et expérience pourrait être prise en considération;
· Démontrer une capacité éprouvée à accueillir et à communiquer efficacement et courtoisement avec les individus;
· Être capable de gérer une multitude de tâches simultanées, y compris les imprévus, tout en respectant les délais prescrits;
· Être méticuleuse ou méticuleux dans l'exécution de tâches nécessitant une attention particulière aux détails;
· Faire preuve d'un esprit d'initiative, de jugement, de discrétion et d'un grand sens de l'organisation;
· Être autonome tout en excellant dans le travail d'équipe;
· Avoir une bonne connaissance des techniques et méthodes de travail de bureau, le protocole téléphonique et les techniques de classement;
· Avoir une solide maîtrise de la suite Microsoft Office 365 (Word, Power Point Outlook, TEAMS…), des compétences internet avancées, de médias sociaux ainsi qu'une aptitude à apprendre l'utilisation de nouveaux logiciels; et
· Maîtriser le français à l'oral et à l'écrit et avoir une bonne connaissance de la langue anglaise à l'oral et à l'écrit.
ATOUTS :
· Avoir une bonne connaissance du système ManiWeb ;
· Avoir une bonne connaissance du programme Perceptive Content ; et
· Avoir une connaissance des règlements universitaires et la gestion des dossiers étudiants;
- TAUX HORAIRE : 24,94 $ (35h/semaine)
- DATE D'ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible
- DATE DE FERMETURE : Jusqu'à ce que le poste soit comblé
- TEMPS PLEIN : 35hrs/semaine
- POSTE RÉGULIER : À durée indéterminée
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence.
L'Université de Moncton souscrit à l'équité en matière d'emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme et non-genré, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l'immigration au Canada, ce concours s'adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes ayant obtenu le droit d'établissement au Canada.
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