Job DescriptionJob Description:Salary: $51,600.80- $60,706.82 CCES POSITION PROFILE POSITION: Payroll Administrator REPORTS TO: Comptroller CLASSIFICATION LEVEL: Lever 3 (Officer) Overview of Position The Payroll Administrator is a key member of the Finance team, responsible for managing end-to-end payroll process accurately and on time, while ensuring compliance with federal and provincial regulations. This role also involves collaborating with HR and other departments and overseeing both the technical aspect of payroll processing and the administration functions. Additionally, the Payroll Administrator will troubleshoot issues and provide technical expertise and guidance for both internal and external stakeholders. This position also recommends changes to processes, forms, and workflows etc. to improve operational effectiveness. DUTIES AND RESPONSIBILITIES Payroll Process and ComplianceManage the payroll processing cycles for permanent and occasional employees, ensuring accurate and timely payments.Prepare working papers and related journal entries for extended health, dental, and life insurance benefits. Meticulously adhere to the internal policies and procedures, timelines, and related controls when processing payroll entries such as salaries and other special payments as required; ensure all entries are processed accurately and in compliance with associated regulations and legislation.Ensure statutory remittancesand reporting (income tax, EI, CPP/QPP, provincial health taxes, etc.) for various provinces have been done for each payroll cycle. Issue Records of Employment (ROE) as required. Multi-Province Taxation and ReportingManage provincial tax differences, including payroll taxes in Manitoba, Ontario, and other jurisdictions.File provincial remittances on time to avoid penalties.Coordinate workers' compensation premiums across provinces (e.g., WSIB, WCB, CNESST).Ensuring proper year-end reporting (T4s, T4As, etc.) and tax compliance. Benefits AdministrationManage group benefits deductions (e.g. health, dental disabilities, life insurance).Maintain accurate payroll and benefits records.Monitor benefits enrollment and ensure correct deductions are applied. Financial Reconciliation & Audit SupportReconcile payroll accounts with the Finance team and general ledger.Generate payroll reports for internal stakeholders and grant compliance.Assist in budget planning by forecasting payroll costs.Support internal/external audits and ensure records meet compliance standards. Employee Support and Record-KeepingRespond to employees payroll enquiries (Dayforce accounts, tax slip etc.).Manage new hire payroll setup and offboarding payroll procedures.Keep up-to-date payroll records and ensure secure and confidential payroll data management. Other responsibilities:Process monthly chaperone honorarium payments. Support the calendar and fiscal year-end reconciliation processes and the timely submission of all payrolls regulatory filings and production of tax related forms.Provide support for all internal and external audits related to payroll transactions, user access, and/or related systems.Make recommendations for updates to current payroll, benefit, systems, processes, and workflows; identify, research, recommend, and implement new or enhanced procedures, and processes to improve operational effectiveness that support business needs.Produce regular and ad-hoc reports as required.Ensure that payroll policies are designed to comply with relevant legislation, such as Employment Standard Laws, Income Tax Act (withholdings), Canada Pension Plan, Employment Insurance Act, Privacy Legislation (PIPEDA), Workplace Safety and Insurance Board (WSIB), and Canada Revenue Agency requirements.Payroll related report, for example: submission review and analysis and other ad-hoc reporting required by the Executive Director, Corporate Services.Participate to Ad-hoc payroll related projects, for example: continuous process improvement, system upgrade/implementation, payroll related audits. CCES Quality Management SystemBe aware and knowledgeable of the positions responsibilities within the Quality Management System.Comply with relevant quality system processes and recommend process changes/revisions as appropriate.Identify potential risks and help identify and manage risk mitigation strategies.Log stakeholder feedback/comments in the Quality Database for tracking and appropriate follow-up. General ResponsibilitiesAccounting and administrative tasks as required.Backup Finance team with Accounts Receivable, Accounts Payable.Other duties as assigned by theComptroller. QUALIFICATIONS AND COMPETENCIESCollege diploma or university degree in accounting or equivalent combination of education and experience.Payroll Compliance Professional (PCP) considered an asset.Experience in project improvement related to payroll.Three years on-the-job experience and/or performing similar duties required. Knowledge and ability in the not-for-profit/charity sector considered an asset.Previous experience with accounting software and a high degree of aptitude for technology-based systems and solutions.Experience working with payroll management systems is preferred.Experience with using a Payroll Service Provider is considered an asset.Excellent knowledge with legislation governing financial compliance for not-for-profit organizations as well as the Employment Standards Act, Canada Revenue Agency legislation, Human Rights legislation and the Occupational Health and Safety Act.Demonstrate ability to take initiative and work independently, exercising sound judgment and decision-making skills.Strong customer service orientation with the ability to build relationships across the organizationAbility to develop and maintain financial record-keeping systems and activities.Ability to prioritize, meet deadlines, work in a multi-faceted, dynamic and fast-paced changing environment while maintaining attention to detail.High level of integrity, ethics, and professionalism with the demonstrated ability to ensure confidentiality and protection of employee data and other sensitive information.Team player with a positive, flexible and creative approach to challenges and a strong desire to learn, grow, and succeed.Excellent interpersonal skills, ability to learn quickly and self-motivate while working independently and/or collaborating as part of a team.Proficient in Excel, MS Word, Outlook.Excellent English verbal and written communication skills.Functional in French language (verbal and written) considered an asset. Applications for this position should be submitted electronically on Bamboo HR by May 29th, 2025.We thank all applicants for their interest but only applicants selected for an interview will be contacted. For more information about the CCES, please visit www.cces.ca. Throughout its recruitment process, the CCES is committed to Canadas linguistic duality and diversity of its people. We welcome expressions of interest from all qualified applicants including Indigenous persons, persons with disabilities, members of visible minority groups, and all gender identities and sexual orientations. Upon request, accommodation will be provided during the hiring process. OFFRE DEMPLOI AU CCES POSTE:Administratrice ou administrateur du traitement de la paie RELVE DE:Contrleuse ou contrleur CATGORIE: Niveau3 (agente ou agent) Description du poste En tant que membre de lquipe des finances, vous serez responsable de lensemble du processus de traitement de la paie. Vous aurez vous acquitter de cette tche avec exactitude et ponctualit et devrez galement assurer la conformit de lorganisation aux exigences provinciales et fdrales en la matire. Vous collaborerez avec les ressources humaines et dautres services, en plus de grer la fois les aspects techniques du traitement de la paie et les tches administratives. Vous devrez galement rsoudre les problmes et offrir de lexpertise et des conseils techniques aux parties prenantes internes et externes. Vous aurez recommander des modifications aux processus, aux formulaires, aux flux de travail, etc., afin damliorer lefficacit oprationnelle. RLES ET RESPONSABILITS Processus de traitement de la paie et conformitGrer les cycles de traitement de la paie pour les membres permanents et occasionnels du personnel, et veiller ce que le montant exact soit vers dans les dlais impartis.Prparer les documents et grer la saisie de donnes pour tout ce qui touche lassurance maladie, lassurance dentaire et lassurance vie. Respecter minutieusement les politiques et procdures internes, les dlais et les contrles connexes lors du traitement des entres de paie telles que les salaires et autres paiements spciaux, le cas chant; veiller ce que toutes les entres soient traites avec prcision et dans le respect de la rglementation et de la lgislation associes.Sassurer que les remiseset les dclarations obligatoires (impts sur le revenu, assurance emploi, RPC/RRQ, impts provinciaux sur la sant, etc.) pour les diffrentes provinces sont effectues chaque cycle de paie. Produire des relevs demploi au besoin. Dclaration et imposition dans plusieurs provincesGrer diffrents systmes dimpts provinciaux (Manitoba, Ontario, etc.).Envoyer aux provinces les impts perus dans les dlais impartis, pour viter les pnalits.Coordonner les cotisations dindemnisation des diverses provinces (ex. : WSIB, CAT, CNESST).Veiller la conformit fiscale et des rapports de fin danne (T4, T4A, etc.). Administration des avantages sociauxGrer les retenues des rgimes collectifs (assurance maladie, assurance dentaire, assurance invalidit, assurance vie, etc.).Tenir jour les dossiers relatifs la paie et aux avantages sociaux.Surveiller ladhsion aux avantages sociaux et les retenues appliques. Rapprochement financier et soutien aux auditsEffectuer le rapprochement des comptes de paie avec laide de lquipe des finances et du grand livre.Gnrer des rapports de paie pour les parties prenantes internes et par souci de conformit en matire de subventions.Aider la planification du budget en estimant les charges salariales prvoir.Soutenir les audits internes et externes et veiller ce que les dossiers respectent les normes de conformit. Soutien au personnel et tenue de dossiersRpondre aux questions du personnel lies au traitement de la paie (comptes Dayforce, feuillets fiscaux, etc.).Inscrire les nouvelles embauches la paie et dsinscrire celles qui quittent lorganisation.Tenir jour les dossiers de paie et assurer une gestion scurise et confidentielle des donnes connexes. Autres responsabilits Verser les honoraires mensuels des escortes. Soutenir les processus de rconciliation la fin de lanne civile et de lanne fiscale, et soumettre temps tous les documents rglementaires relatifs la paie et les formulaires fiscaux.Soutenir tous les audits internes et externes lis aux transactions de paie, laccs des utilisatrices et utilisateurs ou aux systmes connexes.Formuler des recommandations damlioration pour les systmes, processus et flux de travail relatifs la paie et aux avantages sociaux; reprer, rechercher, recommander et mettre en uvre dautres procdures et processus visant amliorer lefficacit oprationnelle et rpondre aux besoins de lentreprise.Produire des rapports rguliers et ponctuels selon les besoins.Veiller ce que les politiques de paie respectent la rglementation en vigueur, comme les lois sur les normes demploi, la Loi sur limpt sur le revenu (retenues), le Rgime de pensions du Canada, la Loi sur lassurance-emploi, la lgislation sur la protection de la vie prive (LPRPDE), la Commission de la scurit professionnelle et de lassurance contre les accidents du travail (WSIB) et les exigences de lAgence du revenu du Canada.Produire des rapports relatifs la paie, par exemple des examens et analyses de soumissions et dautres rapports ponctuels demands par la direction gnrale des services gnraux.Participer des projets ponctuels en lien avec la paie, comme lamlioration continue des processus, la mise jour ou le dploiement de systmes, ainsi que les audits connexes. Systme de gestion de la qualit du CCESConnatre les responsabilits du poste dans le cadre du systme de gestion de la qualit.Respecter les processus de gestion de la qualit et recommander des modifications sil y a lieu.Dtecter les risques et tablir des stratgies pour les attnuer.Entrer les commentaires des partenaires dans la base de donnes aux fins de suivi. Responsabilits gnralesEffectuer des tches administratives et comptables au besoin.Soutenir lquipe des finances quant aux comptes dbiteurs et fournisseurs.Sacquitter dautres tches confies par la contrleuse ou le contrleur EXIGENCESDiplme collgial ou universitaire en comptabilit ou une combinaison quivalente de scolarit et dexprience.Titre de professionnelle ou professionnel en conformit de la paie (PCP), un atout.Exprience en matire damlioration des processus de paie.Trois ans dexprience dans des fonctions similaires. Connaissances et comptences dans le secteur des organismes but non lucratif, un atout.Exprience avec les logiciels de comptabilit et grande aisance avec les systmes et solutions technologiques.Exprience avec les systmes de gestion de la paie, un atout.Exprience en matire de recours un prestataire de services de paie, un atoutExcellente connaissance de la lgislation rgissant la conformit financire des organisations but non lucratif, ainsi que de la Loi sur les normes demploi, de la lgislation de lAgence du revenu du Canada, de la lgislation sur les droits de la personne et de la Loi sur la sant et la scurit au travail.Sens de linitiative, autonomie, esprit critique et comptences dcisionnelles.Solides comptences en service la clientle et en relations interpersonnelles.Capacit de mettre en place et de grer des systmes et des processus de tenue de livres.Capacit dtablir des priorits, de respecter les chances, de travailler dans un environnement dynamique et multidimensionnel, tout en ayant le souci du dtail.Haut niveau dintgrit, dthique et de professionnalisme et capacit assurer la confidentialit et la protection des renseignements du personnel et dautre information de nature dlicate.Esprit dquipe, approche positive, flexible et crative la recherche de solutions, et forte volont dapprentissage, de croissance et de russite.Entregent, initiative, capacit dapprendre rapidement et de travailler de faon autonome et en quipe.Matrise dExcel, Word et Outlook.Excellente aptitude communiquer en anglais (oral et crit).Connaissance fonctionnelle du franais (oral et crit), un atout. Soumettez votre candidature par voie lectronique dici le mai 29, 2025sur le portail Bamboo HR. Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intrt, mais ne communiquerons quavec celles retenues pour une entrevue. Pour en savoir plus sur le CCES, visitez le www.cces.ca. Dans lensemble de son processus de recrutement, le CCES reconnat la dualit linguistique du Canada et la diversit de sa population. Nous acceptons les dclarations dintrt de