JOB POSTING

Event Coordinator, Accommodation & Catering

Who We Are.

A not-for-profit organization, Skate Canada is the oldest and largest figure skating organization in the world and is recognized by the Government of Canada and the Canadian Olympic Committee (COC) as the governing body for the sport of figure skating in Canada.

Our People Shape Our Success.

At Skate Canada, were not just about skatingwere about creating a vibrant, inclusive community where everyone feels like they belong and are empowered to thrive. As an equal opportunity employer, we celebrate diversity and warmly invite all qualified applicants to join our journey.

Position Overview.

Reporting to the Event Transportation & Accommodation Lead, the Event Coordinator, Accommodation & Catering will be responsible for the registration activities for all Skate Canada events hosted annually. Additionally, they will support the execution of event services and various other aspects of event delivery for these events.

Location.

This position will be located in the office of Skate Canada in Ottawa, ON at 261-1200 St. Laurent Boulevard. We offer a hybrid work model, with a requirement of working at least three days in the office per week.

Key Responsibilities

Lead accommodation process by determining room block requirements, liaise with third-party vendor regarding hotel selections, establish team/group placement, and complete portions of reconciliation.

Lead the in-venue catering planning and execution for all events. Liaise with internal and external stakeholders as needed, including coordinating with relevant stakeholders for food and beverage requirements for various meetings and ancillary events.

Collect and coordinate all event specific meeting requirements and oversee execution of all event meetings at accommodation and venue.

Guide and oversee the accommodation and catering services teams at Skate Canada hosted events.

Coordination of event technicians (music & announcers) and the live streaming team for all events, coordinating travel and hotel requirements with staff.

Assist in all aspects of planning and execution, specifically related to venue services including room set up, internet, signage, event furniture & decor and Skate Canada event equipment & inventory.

Assist in the preparation and shipping of event related materials & equipment and the associated distribution, set up, and tear down of all onsite event equipment & supplies.

Assist department with event planning and execution pieces as required.

Other duties as assigned by Manager. and/or Senior Director, Events and Production Services in Events

Qualifications, Experience and Key Skills

Post-Secondary diploma in Marketing, Sport Management, Business or similar educational background.

Advanced MS Office Skills (Outlook, Word, Excel, and PowerPoint).

Excellent organization skills with the ability to work accurately under tight deadlines and manage and oversee multiple projects/deadlines simultaneously.

Demonstrated ability to take initiative, work independently and as part of a team.

Strong written, oral, and interpersonal communication and documentation skills.

Highly self-motivated and directed with keen attention to detail.

Ability to provide service in both official languages is an asset.

Ability to handle sensitive information in a professional and confidential manner.

Positive, enthusiastic and energetic team player.

Ability to work in a fast-paced, high-pressure environment.

Commitment

Travel, approximately four to six times per year for the purposes of executing meetings and events.

Ability to work overtime as required in order to meet the fluctuating needs in a timely manner.

Compensation

The salary range for this position is between $49,268 - $61,585 with benefits package.

Health Benefits: Drug, medical, vision, and dental coverage.

Timeline

We sincerely thank all applicants for their interest. However, we will only contact those under consideration. Applications accepted on or before 6:00pm Friday, May 2, 2025. If you have anyquestions,please forward them [email protected]. Please Indicate "Event Coordinator, Accommodation & Catering in your cover letter.

Skate Canada is committed to ensuring our recruitment and selection processes and work environment are inclusive and barrier-free. At Skate Canada, we celebrate the diversity of all employees and believe that having a team of individuals with different backgrounds, views, experiences, and capabilities working together makes us stronger and better as an organization.

AVIS DE POSTE POURVOIR

Coordonnateur/coordonnatrice dvnements, Hbergement et service traiteur

Qui nous sommes

Organisme sans but lucratif, Patinage Canada est le plus ancien et le plus important organisme de patinage artistique au monde, reconnu par le gouvernement du Canada et le Comit olympique canadien (COC) comme organisme directeur du sport du patinage artistique au Canada.

Nos gens faonnent notre succs

Patinage Canada, nous ne nous limitons pas au patinage nous crons une communaut dynamique et inclusive laquelle chaque personne a le sentiment dappartenir et qui lui permet de spanouir. En tant quemployeur souscrivant au principe de lgalit daccs lemploi, nous clbrons la diversit et invitons chaleureusement tous les candidats qualifis nous accompagner dans notre parcours.

Aperu du poste

Relevant du ou de la responsable du transport et de lhbergement aux vnements, le coordonnateur ou la coordonnatrice dvnements, Hbergement et service traiteur, sera responsable des activits dinscription pour tous les vnements quaccueille Patinage Canada, chaque anne. De plus, le ou la titulaire du poste appuiera la prestation des services aux vnements et divers autres aspects de la tenue de tels vnements.

Lieu de travail

Ce poste sera situ au bureau de Patinage Canada, Ottawa, en Ontario, au 1200,boulevard Saint-Laurent, bureau 261. Nous offrons un modle de travail hybride, selon lequel au moins trois jours de travail au bureau sont exigs.

Principales responsabilits

Diriger le processus dhbergement en dterminant les exigences en matire de blocs de chambres, assurer la liaison avec le fournisseur tiers en ce qui concerne les choix dhtels, rpartir les quipes et les groupes et effectuer des parties du rapprochement.

Diriger la planification et la prestation du service traiteur sur place tous les vnements. Assurer la liaison avec les intervenants internes et externes au besoin, y compris la coordination avec les intervenants pertinents pour les besoins en aliments et boissons diverses runions et vnements connexes.

Sinformer de toutes les exigences des runions portant sur lvnement, les coordonner et superviser le droulement de toutes les runions de lvnement au lieu dhbergement et au site.

Guider et superviser les quipes responsables de lhbergement et du service traiteur lors des vnements organiss par Patinage Canada.

Coordonner les techniciens de lvnement (musique et annonceurs) et de lquipe de diffusion continue en direct pour tous les vnements, coordonner les besoins en matire de dplacements et dhtels avec le personnel.

Aider tous les aspects de la planification et de lexcution, tout particulirement en ce qui concerne les services au site, y compris la configuration des salles, lInternet, la signalisation, le mobilier et le dcor de lvnement, ainsi que lquipement et les stocks pour les vnements de Patinage Canada.

Aider la prparation et lexpdition du matriel et de lquipement lis lvnement, ainsi qu la distribution, au montage et au dmontage de tout lquipement et des fournitures de lvnement sur place.

Aider le service planifier et excuter les vnements, au besoin.

Accomplir dautres tches exiges par le gestionnaire et/ou le directeur principal, Services aux vnements et de production pour les vnements.

Qualification, exprience et principales comptences

Diplme dtudes postsecondaires en marketing, en gestion du sport, en affaires ou antcdents scolaires semblables.

Comptences avances en MS Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).

Excellentes aptitudes organisationnelles et capacit de travailler avec prcision dans des dlais serrs et de grer et de superviser simultanment de multiples projets et chances.

Capacit dmontre de faire preuve dinitiative et de travailler de faon indpendante et en quipe.

Forte aptitude communiquer oralement et par crit, en communications interpersonnelles et en documentation.

Personne trs motive et dtermine avec un vif souci du dtail.

La capacit doffrir des services dans les deux langues officielles reprsente un atout.

Capacit de soccuper de renseignements dlicats de faon professionnelle et confidentielle.

Personne positive, enthousiaste et nergique, ayant lesprit dquipe.

Capacit de travailler dans un milieu stressant o les activits se droulent un rythme rapide.

Engagement

Voyages de quatre six fois par anne pour le droulement de runions et dvnements.

Capacit de faire des heures supplmentaires au besoin, afin de rpondre aux besoins changeants, en temps opportun.

Rmunration

Lchelle salariale pour ce poste se situe entre 49268$ et 61585$ avec un ensemble davantages sociaux.

Avantages mdicaux: mdicaments, soins mdicaux, soins de la vue et soins dentaires.

chancier

Nous remercions sincrement tous les candidats de leur intrt. Toutefois, nous ne contacterons que les personnes prises en considration. Les demandes seront acceptes au plus tard le 2 mai 2025 18 h. Si vous avez des questions, veuillez les faire parvenir [email protected]. Veuillez inscrire Coordonnateur/coordonnatrice dvnements, Hbergement et service traiteur dans votre lettre daccompagnement.

Patinage Canada sengage sassurer que ses processus de recrutement et de slection et son environnement de travail sont inclusifs et exempts dobstacles. Chez Patinage Canada, nous clbrons la diversit de tous les employs et croyons que de compter une quipe compose de personnes ayant divers antcdents, points de vue, expriences et capacits, qui travaillent ensemble, rend notre organisation plus forte et meilleure.

* Le prsent avis vise pourvoir un poste actuellement vacant.