Position Coordinator, Membership Services
Reports to Associate Director, Operations

Location Ottawa, Ontario

Job Type Hybrid, in-person a minimum of three days a week

Date Revised March 2025

ABOUT SWIMMING CANADA

Swimming Canada serves as the national governing body of competitive swimming. We inspire Canadians through world leading performances to embrace a lifestyle of swimming, sport, fitness and health. Canada is a global leader in high performance swimming and development for both Olympic Program and Paralympic Program swimmers. Swimming is recognized as one of the most celebrated and successful Canadian Summer Olympic and Paralympic sports.

Swimming Canada strives to foster a workplace in which all individuals maximize their potential, regardless of their differences. We are committed to attracting, developing and celebrating a diverse workforce that reflects the community we serve.

ABOUT THE POSITION

The Coordinator, Membership Services, is responsible for the set-up, maintenance, and day-to-day support for all stakeholders, for the Registration and Event Management System (REMS) used by Swimming Canada, the PSOs, Clubs and registrants, as well as for the Learning Management System (LMS) used by Swimming Canada coaches and officials. They will support other organizational activities, such as the Annual General Meeting, all-staff events, Committees, and the Ottawa office.

KEY RESPONSIBILITIES

• On an ongoing and daily basis, provide support to Club Administrators and Registrants in using REMS.
• On an ongoing and daily basis, provide support to PSOs, Club Administrators and Registrants in using the LMS.
• Maintain and oversee the LMS platform including coordination with the LMS developer, updating user guides and management of the development and implementation of enhancements.
• On an ongoing basis, maintain non-resident Canadian swimmers and Swimming Canada staff registrations.
• On an ongoing basis, maintain the upload of international event results.
• On an ongoing basis, maintain and oversee National Records for the Olympic and Paralympic Programs.
• Coordinate logistics for Swimming Canadas Annual General Meeting (AGM), including compilation of documents, sending documents to the membership, tracking registration, setting up voting software, and providing support during the AGM.
• Assist with planning and execution of logistics for in-person meetings, such as company events (staff retreat, celebrations, Townhalls), Board meetings, AGM, etc. as required.
• Act as staff support for the Nominations Committee, including coordinating meeting dates, sending invitations, taking minutes, dissemination of information and coordinating interviews for nominees.
• Coordinate Swimming Canada administrative accounts related to office operations, including FedEx, Staples, etc.
• Lead procurement for various items, including office supplies, cleaning products, and other products as needed.
• Act as main contact for building operations.
• Coordinate procurement and scheduling of service providers (snow removal, landscaping, etc.).
• Regularly prepare and disseminate information to staff regarding office and building operations, employee events, etc.
• Responsible for the general phone line and various general inboxes.
• Conduct and track inventory of information technology and building items.
• Participate in the Joint Health and Safety Committee.
• Assist with internal reporting or documentation as required.
• Other duties as required.

EXPERIENCE, QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS

• Completion of post-secondary education or equivalent experience.
• Experience with customer relationship management (CRM) systems or registration database would be a strong asset.
• Technical swimming knowledge and experience would be considered a strong asset.
• Knowledge of, or experience in providing administration support, and/or planning and executing events would be considered assets.
• Strong organizational and planning skills, with the ability to work on a variety of projects at a time, and work comfortably in a deadline driven environment.
• Excellent attention to detail.
• Strong interpersonal skills in order to deal with a wide variety of individuals.
• Strong verbal and writing skills in English and French is required.
• Ability to communicate with a wide variety of stakeholders in supporting customers.
• Ability to work independently and as part of a team.
• Ability to build and maintain relationships with internal and external individuals.
• Proficient in Microsoft Word, Excel, Outlook, and PowerPoint.
• Experience dealing directly with customers would be considered a strong asset.
• Currently legally eligible to work in Canada.

WORK LOCATION

This is a full-time, permanent position working primarily out of the Ottawa office at least three days a week (Tuesdays and Wednesdays required).

The Ottawa Office is located on the traditional territory of the Algonquin Anishinabek People.

TOTAL REWARDS

The annual base salary for this position is commensurate with qualifications and experience, and within a range of $47,500-50,000.

This position comes with a health and dental benefits package, Group RRSP matching plan, an annual wellness benefit, and annual salary increases, as outlined in the Employee Handbook.

APPLICATION

Candidates are asked to submit a cover letter and resume via the link below by 9am ET on Monday, April 7, 2025.

Swimming Canada is committed to providing accommodations. If you require an accommodation for a disability as part of the hiring process, please contact [email protected].

Any questions regarding the position can be directed to [email protected].

Interviews will take place virtually or in-person at the Ottawa office the week of April 14, 2025.

Link:https://swimmingcanada.bamboohr.com/careers

We thank all candidates for their interest, however, only candidates invited to an interview will be contacted.

Poste Coordonnateurtrice, Services aux membres

Lieu Ottawa, Ontario

Type d'emploi Hybride, en personne au moins trois jours par semaine

Date de rvision Mars 2025

PROPOS DE NATATION CANADA

Natation Canada est lorganisme national qui rgit la natation comptitive au pays. Nous inspirons la population canadienne, par des performances de classe mondiale, adopter un mode de vie ax sur la natation, le sport, la forme physique et la sant. Le Canada est un leader mondial de la natation de haute performance et du dveloppement des nageurs des programmes olympique et paralympique. La natation est reconnue comme l'un des sports olympiques et paralympiques d't les plus clbres et les plus couronns de succs au Canada.

Natation Canada aspire favoriser un environnement de travail o tous les individus peuvent maximiser leur potentiel, indpendamment de leurs diffrences. Nous nous sommes engags attirer, dvelopper et clbrer un personnel diversifi qui reflte la communaut que nous servons.

PROPOS DU POSTE

Le coordonnateur des services aux membres est responsable de la mise en place, de l'entretien et du soutien quotidien pour tous les intervenants, en ce qui concerne le systme de gestion des inscriptions et des vnements (REMS) utilis par Natation Canada, les AP, les clubs et les inscrits, ainsi que pour la plateforme d'apprentissage en ligne (PAL) utilise par les entraineurs et les officiels de Natation Canada. La personne retenue apportera son soutien d'autres activits de l'organisation, telles que l'assemble gnrale annuelle, les vnements rassemblant l'ensemble du personnel, les comits et le bureau d'Ottawa.

RESPONSABILITS PRINCIPALES

• Sur une base continue et quotidienne, aider les administrateurs de club et les inscrits utiliser le REMS.
• Sur une base continue et quotidienne, apporter un soutien aux AP, aux administrateurs de club et aux inscrits dans l'utilisation de la plateforme d'apprentissage en ligne (PAL).
• Maintenir et superviser la plateforme PAL, y compris la coordination avec le dveloppeur de la PAL, la mise jour des guides d'utilisateur et la gestion du dveloppement et de la mise en uvre des amliorations.
• Sur une base continue, maintenir les inscriptions des nageurs canadiens non rsidents et du personnel de Natation Canada.
• Sur une base continue, maintenir le tlchargement des rsultats des vnements internationaux.
• Sur une base continue, maintenir et superviser les records nationaux des programmes olympiques et paralympiques.
• Coordonner la logistique de l'assemble gnrale annuelle (AGA) de Natation Canada, y compris la compilation des documents, l'envoi des documents aux membres, le suivi des inscriptions, la configuration du logiciel de vote et, offrir un soutien pendant l'AGA.
• Contribuer la planification et l'excution de la logistique des runions en personne, telles que les vnements de l'organisation (retraite du personnel, clbrations, assembles gnrales), les runions du conseil d'administration, l'assemble gnrale annuelle, etc.
• Assurer un soutien administratif au comit des nominations, notamment en coordonnant les dates des runions, en envoyant les invitations, en rdigeant les procs-verbaux, en distribuant les informations et en coordonnant les entrevues avec les candidats.
• Coordonner les comptes administratifs de Natation Canada lis aux oprations de bureau, y compris FedEx, Bureau en gros, etc.
• Responsable de l'approvisionnement en divers articles, y compris les fournitures de bureau, les produits de nettoyage et d'autres produits selon les besoins.
• Servir de contact principal pour les oprations du btiment.
• Coordonner la slection et la planification des prestataires de services (dneigement, amnagement paysager, etc.).
• Prparer et diffuser rgulirement des informations au personnel concernant les activits du bureau et du btiment, les vnements organiss pour les employs, etc.
• Responsable de la ligne tlphonique gnrale et de diverses botes de rception gnrales.
• Effectuer l'inventaire des quipements informatiques et du matriel de bureau et en assurer le suivi.
• Participer au comit mixte de sant et de scurit.
• Aider la rdaction de rapports ou de documents internes, au besoin.
• Autres tches si ncessaire.

CONNAISSANCE, COMPTENCES ET HABILETS

• Diplme d'tudes suprieures ou exprience quivalente.
• Une exprience de gestion de la relation client (CRM) ou des bases de donnes d'inscription serait un atout majeur.
• La connaissance et l'exprience de la natation technique seraient considres comme un atout majeur.
• La connaissance ou l'exprience dans le domaine du soutien administratif ou de la planification et de la mise en uvre d'vnements serait considre comme un atout.
• Solides comptences organisationnelles et de planification, avec la capacit de travailler sur une varit de projets la fois, et de travailler confortablement dans un environnement rgi par les dlais.
• Excellent souci du dtail.
• Solides comptences interpersonnelles pour traiter avec une grande varit de contributeurs.
• De solides comptences verbales et crites en anglais sont requises.
• Aptitude communiquer avec une grande varit de personnes pour soutenir la clientle.
• Capacit travailler de manire indpendante et en quipe.
• Capacit tablir et maintenir des relations avec des collaborateurs internes et externes.
• La matrise de Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint est requise.
• Une exprience de contact direct avec les clients serait considre comme un atout majeur.
• tre lgalement autoris travailler au Canada.

LIEU DE TRAVAIL

Il s'agit d'un poste permanent temps plein, dont le titulaire travaille principalement au bureau d'Ottawa au moins trois jours par semaine (les mardis et mercredis sont obligatoires).

Le bureau d'Ottawa est situ sur le territoire traditionnel du peuple algonquin Anishinabek.

COMPENSATIONS TOTALES

Le salaire annuel de base pour ce poste est proportionnel aux qualifications et l'exprience, et se situe dans une fourchette de 47500 50000 $.

Ce poste est assorti d'un ensemble d'avantages mdicaux et dentaires, d'un plan de cotisation un REER collectif, d'un programme annuel de bien-tre et d'augmentations salariales annuelles, comme indiqu dans le manuel de l'employ.

CANDIDATURE

Les candidats sont invits soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae via le lien ci-dessous au plus tard le lundi 7 avril 2025 9 h 00 (heure de l'Est).

Natation Canada s'engage fournir des accommodements. Si vous avez besoin daccommodation en raison dun handicap dans le cadre du processus dembauche, contactez [email protected].

Toute question concernant le poste peut tre envoye [email protected].

Les entrevues auront lieu virtuellement ou en personne au bureau d'Ottawa la semaine du 14 avril 2025.

Lien : https://swimmingcanada.bamboohr.com/careers

Nous remercions tous les candidats de leur intrt, mais seuls les candidats invits une entrevue seront contacts.

Note: * Le masculin est utilis comme genre neutre afin dallger la lecture du texte.