Job DescriptionJob Description:Salary: Pour la version franaise, faites dfiler vers le bas About the College of Immigration and Citizenship Consultants (the College) The College is the authority mandated by the Government of Canada to regulate the practice of Regulated Canadian Immigration Consultants (RCICs) and Regulated International Student Immigration Advisors (RISIAs). Its role, authority and powers are established in the College of Immigration and Citizenship Consultants Act (Canada). The College sets and enforces the licensing, education and ethical standards of the profession in the public interest. Industry Self-Regulatory Organization (SRO) Position JOB TITLE: Supervisor, Professional Compliance Department: Registration Reports to: Manager, Registration Language Requirement: Bilingual Non-Imperative Location: Canada Classification: Full-time Why join us? Do you want to be part of a team that strives to enhance and uphold Canadas immigration and citizenship consulting profession? If you share our passion and purpose, please consider applying for the opportunity below to become part of a team that makes a difference. How will this role support our team? The incumbent will lead the day-to-day operations of the Registration Departments licensing requirements (status changes, annual renewal, ongoing compliance obligations). This includes database management, data analysis and reporting and compliance. Responsibilities Include (but are not limited to) Supervise and coordinate licensee status changes, including leaves of absence, resignations, suspensions and revocations.Review and revise the annual renewal forms/fields, and all related instructions and communications.Monitor the annual renewal process from start to finish. Provide troubleshooting and technical assistance to licensees (e.g., with issues uploading declarations).Issue warning letters to licensees who fail to comply with renewal requirements.Supervise and coordinate licensees ongoing obligations (e.g., CPD and compliance with By-laws and other regulatory requirements) and ensure timely compliance through appropriate mechanisms (e.g., notices, application of fines, prompt processing of suspensions/revocations).Prepare reporting and analysis for internal and external stakeholders (e.g., status changes, KPIs, collections reporting for finance).Contribute to the development of new processes.Monitor and maintain the integrity and accuracy of data in the Colleges registration databases (e.g., investigate/remove duplicate profiles, correct formatting errors). Coordinate with and report to other departments on issues related to status changes and compliance monitoring (e.g., Registrar caution, Discipline Committee).Review status change requests from licensees, compile reviewed requests for Registrar approval and finalize status changes on the Public Register.Consolidate annual renewal date for reporting and compliance of licensees.Implement and test each annual renewal process in the applicable database.Supervise and coordinate the annual renewal process for licensees. This role will support our team by providing Organizational skills to ensure timely communication with team membersInterpersonal skills and stakeholder relationship management skills to present information, teach, resolve escalated cases and engage in conflict resolutionAttention to detail to review and re-review sensitive documentsProject management skills toplan, evaluate, and implement changes to systems and processesKnowledge of office/administrative software, relational databases, database programming languages, spreadsheets, and advanced spreadsheet functionality (pivot tables, Power Query)Coaching and management skills to inspire, motivate and develop employees and team membersWritten and verbal communication skills to communicate with a variety of stakeholders on topics related to the annual renewal processFlexibility to work in a fast-paced changing environment as a collaborative team player who demonstrates initiativeTime management and prioritization skills to manage scheduling, timelines/deadlines and know when to request additional resources Required Education and Experience College Diploma in business administration or the equivalent education and work experience5-7 years of experience, preferably in government/regulatory environment in applying parameters, legislative, regulatory, By-laws and policiesKnowledge of professional regulation, including best practice in policies and processes, and ability to acquire knowledge specific to the regulation of the Canadian immigration sector, including the College Act as well as the Colleges By-Laws, regulations, and strategic priorities Knowledge of process optimization, project management and the principles of right-touch regulation What We OfferThe College hires and onboards 100% remotelyThe opportunity to protect the public interest within the immigration and citizenship sectorA culture of transparency, where team members are involved in important conversationsFull health benefits from day one for you and your familyAccess to the Employee and Family Assistance programRRSP match How to Apply Click here to upload your resume and brief cover letter indicating why you feel you are fit for this role. Your personal information is collected and used by the College when you apply for employment with the College. Please read the Colleges Privacy Notice for more information regarding its privacy practices. The College is an equal opportunity employer. We welcome applications from persons legally entitled to work in Canada, who represent the diversity of our nation, and whose qualifications meet the skills and experiences we seek. We are committed to providing equal opportunities to all candidates and to meeting the needs of people with disabilities. Should you be contacted regarding an employment opportunity and require an accommodation for a disability, we will be pleased to work with you to identify how we can best support you through this process. The successful candidate will be required to undergo a criminal background check. While we thank all applicants for their interest, only those identified for further consideration will be contact propos du Collge des consultants en immigration et en citoyennet (le Collge) Le Collge est lautorit mandate par le gouvernement du Canada pour rglementer la pratique des consultants rglements en immigration canadienne (CRIC) et des conseillers rglements en immigration pour tudiants trangers (CRIEE). Son rle et ses pouvoirs sont tablis dans la Loi sur le Collge des consultants en immigration et en citoyennet (Canada). Le Collge tablit les normes de la profession en matire de dlivrance de permis, de formation et dthique et veille leur application dans lintrt public. Secteur Organisme dautorglementation (OAR) Poste TITRE DU POSTE: Superviseur ou superviseure, conformit professionnelle Service: Inscriptions Suprieur immdiat: Gestionnaire, Inscriptions Exigences linguistiques: Bilinguisme non essentiel Lieu: Canada Classification: Temps plein Pourquoi vous joindre nous? Souhaitez-vous faire partie dune quipe qui a cur de renforcer et de soutenir la profession de consultant en immigration et en citoyennet? Si vous partagez notre passion et notre objectif, posez votre candidature ci-dessous pour vous joindre une quipe qui apporte une contribution importante. De quelle faon ce rle soutiendra-t-il notre quipe? Le ou la titulaire du poste dirigera les activits quotidiennes du Service des inscriptions en ce qui concerne les exigences relatives lobtention de permis (changements de statut, renouvellement annuel, obligations continues de conformit). Ces activits comprennent la gestion des bases de donnes et lanalyse des donnes, ainsi que la production de rapports et la vrification de la conformit. Les responsabilits comprennent les lments suivants (sans toutefois sy limiter) Superviser les changements aux statuts des titulaires de permis, y compris les statuts inactifs, les dmissions, les suspensions et les rvocations, et les coordonner.Superviser le processus de renouvellement annuel pour les titulaires de permis et le coordonner.Examiner les champs des formulaires de renouvellement annuel, ainsi que toutes les directives et communications connexes, et les rviser.Mettre en uvre chaque processus de renouvellement annuel dans la base de donnes concerne, et le tester.Surveiller le processus de renouvellement annuel du dbut la fin. Fournir une assistance technique et offrir du dpannage aux titulaires de permis (p. ex. en cas de problmes lis au tlchargement des dclarations). Concilier la date du renouvellement annuel relativement aux dclarations et la conformit des titulaires de permis.Envoyer des lettres davertissement aux titulaires de permis qui ne se conforment pas aux exigences en matire de renouvellement. Examiner les demandes de changement de statut des titulaires de permis, compiler les demandes examines en vue de leur approbation par le registraire et entrer les changements de statut au Registre public.Superviser les obligations continues des titulaires de permis (p. ex. la FPC et la conformit aux rglements administratifs et autres exigences rglementaires) et les coordonner ainsi que veiller ce que les titulaires de permis sy conforment en temps opportun au moyen de mcanismes appropris (p. ex. avis, imposition damendes, traitement rapide des suspensions et des rvocations). Assurer la coordination avec dautres services et leur signaler les cas lis aux changements de statut et la surveillance de la conformit (p. ex. avertissements du registraire, Comit de discipline).Prparer des rapports et des analyses pour les parties prenantes internes et externes (p. ex. changements de statut, indicateurs cls de performance, rapports de recouvrement pour le Service des finances). Surveiller lexactitude des donnes dans les bases de donnes du Collge relatives aux inscriptions (p. ex. examiner les profils doublons et les supprimer, corriger les erreurs de formatage) et en maintenir lintgrit. Participer llaboration de nouveaux processus. Ce rle soutiendra notre quipe en y apportant les lments suivants Aptitudes pour la gestion du temps et ltablissement des priorits afin de grer la planification, les dlais et les chances, et savoir quand demander des ressources supplmentairesSens de lorganisation permettant dassurer une communication en temps opportun avec les membres de lquipeSouplesse permettant de travailler dans un environnement au rythme rapide et changeant en dmontrant un esprit dquipe et en faisant preuve dinitiativeAptitudes interpersonnelles et en matire de gestion des relations avec les parties prenantes pour prsenter des informations, enseigner, rsoudre des dossiers ports aux chelons suprieurs et semployer la rsolution de conflitsAptitudes pour la communication crite et verbale permettant de communiquer avec diverses parties prenantes sur des questions lies au processus de renouvellement annuelSouci du dtail permettant dexaminer et de rexaminer des documents de nature sensibleCapacit encadrer et grer les employs et membres de lquipe dune manire qui les inspire, les motive et contribue leur perfectionnementAptitudes pour la gestion de projet afin de planifier, dvaluer et de mettre en uvre des changements dans les systmes et les processusConnaissance des logiciels bureautiques et conus pour ladministration, des bases de donnes relationnelles, des langages de programmation pour bases de donnes, des tableurs et des fonctionnalits avances des tableurs (tableaux croiss dynamiques, outil Power Query) Formation et exprience requises Diplme collgial en administration des affaires, ou ducation et exprience de travail quivalentesCinq sept annes dexprience, de prfrence dans un contexte gouvernemental ou rglementaire, dans lapplication de paramtres, de dispositions lgislatives et rglementaires, de rglements administratifs et de politiquesConnaissance de la rglementation professionnelle, y compris des pratiques exemplaires en matire de politiques et de processus, et capacit acqurir des connaissances spcifiques la rglementation du secteur canadien de limmigration, y compris la Loi sur le Collge, ainsi quaux rglements administratifs, rglements et priorits stratgiques du Collge Connaissance de loptimisation des processus, de la gestion de projet et des principes de la rglementation juste Ce que nous offrons Le processus dembauche et daccueil du Collge se fait entirement distanceLoccasion de protger lintrt public relativement limmigration et la citoyennetUne culture de transparence o les membres de lquipe participent aux conversations importantesPrestations-maladie compltes ds le premier jour, pour vous et votre familleAccs au programme daide aux employs et leur familleContribution quivalente de lemployeur au REER Pour postuler Cliquez ici pour tlverser votre curriculum vit et une courte lettre de prsentation indiquant les raisons pour lesquelles vous estimez tre mme dassumer ce rle. Vos renseignements personnels sont recueillis et utiliss par le Collge lorsque vous postulez pour un emploi auprs du Collge. Veuillez lire lavis de confidentialit du Collge pour plus de renseignements propos de ses pratiques relatives la protection de la vie prive. Le Collge est un employeur qui souscrit au principe de lgalit daccs lemploi. Nous acceptons les candidatures des personnes lgalement autorises travailler au Canada, qui reprsentent la diversit de notre pays, et dont les qualifications satisfont aux comptences et expriences que nous recherchons. Nous sommes rsolus offrir des chances gales tous les candidats et respecter les besoins des personnes ayant un handicap. Si nous communiquons avec vous au sujet dune occasion demploi et que vous avez besoin dune mesure dadaptation en raison dun handicap, nous nous ferons un plaisir de collaborer avec vous pour dterminer comment vous soutenir le mieux possible dans le cadre de ce processus. La personne choisie devra se soumettre la vrification de son casier judiciaire. Nous remercions tous les candidats de leur intrt. Toutefois, nous ne communiquerons quavec les candidats prslectionns.remote work