Job DescriptionJob Description:Salary: Overview Ottawa Tourisms vision is to be one of Canadas most visited, sustainable, vibrant, and valued urban destinations and the tourism authority for key economic development and city-building decisions in Ottawa. Ottawa Tourism's mission is to market and sell Ottawa as a compelling leisure and business destination and lead or participate in initiatives that improve Ottawas visitor experience. We contribute to the broader economic development objectives of the city and the success of our stakeholders and, by doing so, enrich the quality of life for all Ottawa residents. Reporting to the Director, Marketing, the Marketing Operations Specialist is a key contributor to the efficiency and effectiveness of the Marketing team at Ottawa Tourism. This role plays a pivotal part in ensuring the successful coordination and execution of projects, while also providing vital administrative support and operational excellence. The Marketing Operations Specialist is responsible for managing team workflows, maintaining calendars and resources, tracking budgets and key documents, and improving processes to enhance collaboration and productivity. By fostering team enablement and acting as a central point of contact for cross-departmental coordination, the Marketing Operations Specialist directly supports the achievement of the teams strategic objectives and contributes to the broader organizational mission. This position is based out of the Ottawa Tourism offices in beautiful downtown Ottawa. Ottawa Tourism employs a hybrid work model, with some ability for all employees to work remotely. In some cases, certain positions will have an ongoing requirement to maintain a physical presence in the office. Such details will be discussed during the application process. Key Competencies Ability to maintain complex schedules, prioritize overlapping tasks, and ensure deadlines are consistently met.Keen ability to track, save, and update documents accurately and maintain precise records of budgets and forecasts.Demonstrates initiative in identifying potential issues before they escalate and helping to identify solutions.Professional-level communication and analysis skillsStrong ability to prioritize, manage projects, and think strategically Primary Areas of Responsibility 1. Project Coordination:Maintain a comprehensive view of the teams projects and timelines to prevent overlaps and missed deadlines.Develop and manage workflows, ensuring projects move efficiently from initiation to completion.Coordinate and schedule team meetings, including preparing agendas and recording minutes. 2. Administrative Support:Track, organize, and save key documents for the department, including contracts, reports, and project plans.Update and manage budgets, forecasts, and related reports in collaboration with the finance team.Provide assistant support to the Director, Marketing and other senior leaders as needed. 3. Calendar and Resource Management:Manage calendars for key team members, scheduling meetings, and resolving scheduling conflicts.Oversee resource allocation to ensure team members have the tools and information required to succeed. 4. Operational Excellence: Assist in identifying opportunities to improve team processes and tools, contributing to a more efficient operation.Serve as the point of contact for cross-departmental coordination on administrative and project-related needs. 5. Team Enablement:Maintain a collaborative environment by supporting team communication and addressing administrative roadblocks.Develop systems for tracking and sharing team wins, metrics, and progress reports. Desired Qualifications Post-secondarydegree or diplomainmarketing, advertising, business administration or related field - up-to-date knowledge of key marketing concepts, trends, and practices3 years of marketing or related experienceProven experience in project coordination, executive assistance, or administrative support roles.Superior project management skills organizational abilities, attention to detail & follow-through is keyExcellent verbal and written communication skillsProactive, able to take initiativeAbletoworkcollaborativelyinateamenvironmentWillingness to occasionally work outside of regular office hours and to travel as necessary Assets Fully bilingual in both of Canadas official languages, both written and verbal.Previous experience working in tourism, hospitality, or destination management/marketing. The Hiring Process Initial Phone ScreenIn-Depth InterviewPeer InterviewReference checksOffer Please note this is a one-year contract position with an anticipated end date of April 2026. Land Acknowledgement Ottawa Tourism is located and operates on the traditional and unceded territory of the Anishinaabe Algonquin people, who have travelled and inhabited these lands for millennia Diversity, Equity & Inclusion Statement We place great value on the importance of diversity in our workforce, and we value inclusivity, trust, innovation and encourage applications from individuals who are members of under-represented or marginalized communities. We foster a diverse, equitable and inclusive organization. We connect with Indigenous communities; we care about the planet our people and our industry, and we want our city to be accessible to all. To that end, we are committed to an objective hiring process which is free from discrimination based on any of the protected grounds as stated in Ontario's Human Rights Code. In an effort to ensure that the selection process is as objective as possible, applicants are invited to consider removing any indications on their application that might suggest age, place of origin, ethnic origin, disability, race, or any other protected ground. For example, applicants might choose to include the names and classification of degrees granted (i.e. Diplomain Project Management, with Honours),while excluding the name or location of the school. Accessibility Statement All applications will be considered as longas the applicant can demonstrate that theymeetthe essential qualifications as described in the job posting. Further to this, if you would like to request any additional accommodations based on one of the Code's protected grounds, we will be happy to help accommodate you. DEADLINE TO APPLY: Wednesday February 5th at 12pm Aperu La vision de Tourisme Ottawa est dtre lune des destinations urbaines les plus visites, les plus durables, les plus dynamiques et les plus apprcies au Canada, et dtre lautorit touristique en ce qui a trait aux dcisions cls lies au dveloppement conomique et gnral de la ville dOttawa. La mission de Tourisme Ottawa est de commercialiser et de vendre Ottawa en tant que destination de loisirs et daffaires attrayante et de diriger ou de participer des initiatives qui amliorent lexprience des visiteurs dOttawa. Nous contribuons aux objectifs plus larges de dveloppement conomique de la Ville et la russite des parties prenantes et, ce faisant, nous enrichissons la qualit de vie de tous les rsidents dOttawa. Relevant du directeur, Marketing, le spcialiste des oprations de marketing est un contributeur cl lefficacit de lquipe de marketing de Tourisme Ottawa. Le titulaire du poste joue un rle essentiel pour assurer la russite de la coordination et de lexcution des projets, tout en fournissant un soutien administratif et en assurant lexcellence oprationnelle. Le spcialiste des oprations de marketing est responsable de la gestion des flux de travail de lquipe, de la tenue jour des calendriers et des ressources, du suivi des budgets et des documents cls, et de lamlioration des processus pour accrotre la collaboration et la productivit. En favorisant le renforcement de lquipe et en agissant comme point de contact central pour la coordination interministrielle, le spcialiste des oprations de marketing soutient directement la ralisation des objectifs stratgiques de lquipe et contribue la mission globale de lorganisation. Ce poste est bas dans les bureaux de Tourisme Ottawa, dans le magnifique centre-ville dOttawa. Tourisme Ottawa utilise un modle de travail hybride, qui permet tous les membres du personnel de travailler occasionnellement distance. Dans certains cas, les personnes titulaires de certains postes sont tenues de maintenir une prsence physique au bureau. Ces dtails seront abords dans le cadre du processus de recrutement. Comptences cls Capacit grer des calendriers complexes, hirarchiser les tches qui se chevauchent et veiller ce que les dlais soient toujours respects.Capacit suivre, sauvegarder et mettre jour les documents avec prcision, et tenir des registres prcis des budgets et des prvisions.Faire preuve dinitiative pour cerner les problmes potentiels avant quils ne saggravent et en aidant trouver des solutions.Comptences en communication et en analyse de niveau professionnelForte capacit tablir des priorits, grer des projets et rflchir de manire stratgique Principaux domaines de responsabilit 1. Coordination de projet:Maintenir une vue densemble des projets et des chanciers de lquipe afin dviter les chevauchements et les dpassements de dlais.Dvelopper et grer les flux de travail, en veillant ce que les projets se droulent efficacement de leur lancement leur achvement.Coordonner et planifier les runions dquipe, y compris la prparation des ordres du jour et lenregistrement des procs-verbaux. 2. Soutien administratif:Suivre, organiser et sauvegarder les documents cls pour le service, y compris les contrats, les rapports et les plans de projet.Mettre jour et grer les budgets, les prvisions et les rapports connexes en collaboration avec lquipe des finances.Fournir un soutien au directeur, Marketing, et dautres cadres suprieurs, au besoin. 3. Gestion des calendriers et des ressources:Grer les calendriers pour les membres cls de lquipe, planifier les runions et rsoudre les conflits de planification.Superviser laffectation des ressources pour sassurer que les membres de lquipe disposent des outils et des renseignements ncessaires pour russir. 4. Excellence oprationnelle:Aider dterminer les possibilits damliorer les processus et les outils de lquipe, contribuant ainsi un fonctionnement plus efficace.Servir de point de contact pour la coordination interministrielle en ce qui concerne les besoins administratifs et ceux lis aux projets. 5. Renforcement de lquipe:Maintenir un environnement de collaboration en soutenant la communication de lquipe et en sattaquant aux obstacles administratifs.laborer des systmes de suivi et de communication des victoires de lquipe, des mesures et des rapports dtape. Qualifications souhaites Diplme dtudes postsecondaires en marketing, publicit, gestion dentreprise ou dans un domaine connexe connaissance actualise des concepts, tendances et pratiques cls en matire de marketing.Troisans dexprience en marketing ou dans un domaine connexe.Exprience avre dans des rles de coordination de projet, dassistance la direction ou de soutien administratif.Comptences suprieures en matire de gestion de projets capacits dorganisation, souci du dtail et suivi approfondi sont essentiels.Excellentes comptences en communication orale et crite.tre proactif, capable de prendre des initiatives.Capacit travailler en collaboration dans un environnement dquipe.Volont de travailler occasionnellement en dehors des heures normales de bureau et de voyager selon les besoins Atouts Parfaitement bilingue dans les deux langues officielles du Canada, tant lcrit qu loral.Exprience dans le domaine du tourisme, de lhtellerie, ou de la gestion ou du marketing de destination. Processus dembauche Prslection tlphonique initialeEntretien approfondiEntretien avec un pairVrification des rfrencesOffre Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste contractuel d'un an dont la date de fin est prvue pour avril 2026. Reconnaissance des terres Tourisme Ottawa est situ et travaille sur le territoire traditionnel et non cd du peuple algonquin Anishinaabe, qui parcourt ces terres et y habite depuis des millnaires. Dclaration sur la diversit, lquit et linclusion Nous accordons une grande importance la diversit de notre personnel, nous prisons linclusion, la confiance et linnovation, et nous encourageons les personnes appartenant des communauts sous-reprsentes ou marginalises poser leur candidature. Nous favorisons la mise en place dun organisme diversifi, quitable et inclusif. Nous interagissons avec les communauts autochtones, nous nous soucions de la plante, de notre personnel et de notre secteur, et nous voulons que notre ville soit accessible tous. cette fin, nous nous engageons appliquer un processus dembauche objectif, exempt de toute discrimination fonde sur tout motif illicite nonc dans le Code des droits de la personne de lOntario. Afin de garantir que le processus de slection est aussi objectif que possible, les candidats sont invits envisager de supprimer de leur demande toute information qui pourrait laisser supposer lge, le lieu dorigine, lorigine ethnique, le handicap, la race ou tout autre motif de distinction illicite. Par exemple, les candidats peuvent choisir dinclure le nom et la classification des diplmes dcerns (p.ex., diplme en gestion de projet, avec mention), tout en excluant le nom ou lemplacement de ltablissement. Dclaration daccessibilit Toutes les candidatures seront examines dans la mesure o le candidat peut dmontrer quil possde les qualifications essentielles dcrites dans lannonce demploi. En outre, si vous souhaitez demander des mesures dadaptation supplmentaires fondes sur lun des motifs de distinction illicites noncs dans le Code, nous serons heureux de vous aider. DATE LIMITE DE CANDIDATURE : Le mercredi 5 fvrier 12h