Screening Clerk - Bilingual

Permanent, Full-Time

The College of Early Childhood Educators (the College) supports high-quality early learning and care by regulating more than 65,000 members of the profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. We are one of the largest self-regulatory bodies in Ontario and the diversity of our members as well as our employees reflects the diversity of the children and families to whom they provide care and education. Our Commitment to Anti-Racism informs how we work and is embedded in the culture of the College, where we continue to create and strengthen a workplace of inclusion and belonging.

We are seeking an organized and detail-oriented Screening Clerk, who will be accountable for sorting and tracking all incoming registration documentation, reviewing/screening documentation for completion, and assisting in correspondence and inquiries regarding documentation received.

Reporting to the Manager, Registration, the key areas of responsibility are to:

• Receive, review and track all correspondence (fax, mail, emails) received by the Department.
  • Review correspondence for completeness prior to submission for further processing.
  • Track all correspondence received; organize correspondence and deliver to the employee it has been assigned to.
• Respond to inquiries and questions from members or applicants and resolve issues.
• Ensure prompt follow-up on all outstanding/incomplete files to ensure timely resolution of matters.
• Other duties as assigned.

Qualifications

• Two or three-year college program.
• Bilingualism (French/English Level C1, CEFRL) is required.
• 1 to 3 years experience performing similar duties.
• Knowledge of the sector and College policies and processes related to registration.
• Knowledge of office/administrative software (Excel, Word, Outlook).
• Verbal communication and customer service skills to respond to inquiries and provide information in a clear and professional manner.
• Written communication skills to respond to member/ applicant inquiries.
• Attention to detail to screen a high volume of documentation and navigate between several databases to find information.
• Organizational and time-management skills to manage a high volume of application files and adhere to processing times and deadlines.

The College encourages applications from members of underrepresented and equity deserving groups.

The College is committed to providing accommodation. If you require accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.

We have a remote-first work environment, and we offer a competitive compensation package.

Please submit your cover letter and resume on our website. The position will remain open until it has been filled. We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.

French version to follow below.

Commis(e) la prslection - Bilingue

Poste permanent temps plein

Conformment la Loi de 2007 sur les ducatrices et les ducateurs de la petite enfance, lOrdre des ducatrices et des ducateurs de la petite enfance (lOrdre) appuie la prestation de services dapprentissage et de garde des jeunes enfants de haute qualit en rglementant plus de 65000membres de la profession dans lintrt du public. Nous sommes lun des plus grands organismes dautorglementation en Ontario, et la diversit de nos membres - et de nos employs - reflte celle des enfants et des familles qui ils fournissent des soins et des services ducatifs. Notre engagement envers lantiracisme guide notre faon de travailler et fait partie intgrante de la culture de lOrdre, qui poursuit sa mission de crer et de consolider un milieu de travail favorisant linclusion et lappartenance.

Nous recherchons un(e) commis(e) la prslection organis(e) et rigoureux(euse), qui sera charg(e) d'effectuer le tri et le suivi de tous les documents d'inscription entrants, de les examiner et de les contrler pour s'assurer qu'ils sont complets, et de contribuer la correspondance et aux demandes de renseignements concernant la documentation reue.

Relevant de la chef, Inscription, le titulaire du poste assumera les principales responsabilits suivantes:

• Recevoir, examiner et effectuer le suivi de toute la correspondance (tlcopies, courrier, courriels) reue par le service.
  • Examiner la correspondance pour s'assurer qu'elle est complte avant de la soumettre pour traitement ultrieur.
  • Assurer le suivi de toute la correspondance reue; organiser la correspondance et la remettre l'employ(e) qui elle a t attribue.
• Rpondre aux demandes et aux questions des membres ou des demandeurs et rsoudre les problmes.
• Assurer un suivi rapide de tous les dossiers en suspens/incomplets afin de garantir une rsolution rapide des problmes.
• Effectuer dautres tches au besoin.

Qualifications

• Programme collgial de deux ou trois ans.
• Bilingue (anglais/ franais: niveau C1 du CECRL) (requis).
• De une trois annes dexprience dans des fonctions similaires.
• Connaissance du secteur et des politiques et processus dinscription de lOrdre.
• Connaissance des logiciels de bureautique/administratifs (Excel, Word, Outlook).
• Aptitudes la communication verbale et pour le service la clientle afin de rpondre aux demandes de renseignements et fournir des informations de manire claire et professionnelle.
• Comptences en communication crite pour rpondre aux demandes des membres ou des demandeurs.
• Souci du dtail pour trier un grand nombre de documents et naviguer entre plusieurs bases de donnes et trouver des informations.
• Sens de l'organisation et comptences en gestion du temps pour grer un volume important de demandes dinscription et respecter les dlais de traitement et les chances.

LOrdre encourage les membres des groupes sous-reprsents et en qute dquit prsenter leur candidature.

LOrdre sengage prendre des mesures dadaptation. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec nous et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins.

Nous offrons un environnement de travail principalement distance et une rmunration comptitive.

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV sur notre site Web. Le poste restera vacant jusqu' ce qu'il soit pourvu. Nous remercions tous(tes) les candidat(e)s de leur intrt pour le poste. Nous ne communiquerons toutefois quavec celles et ceux ayant t retenu(e)s pour une entrevue.