WHO WE ARE
ONE KIDS PLACE Childrens Treatment Centre provides rehabilitation and related support services for children and youth (up to the age of 19) and their families living in the Districts of Muskoka, Nipissing and Parry Sound. All staff will provide service within an interdisciplinary team environment committed to family-centered practice.
THE OPPORTUNITY
Position: Program Assistant
Location: Muskoka
Effective: ASAP
Status: Unionized
Job type: Permanent Full Time 8:30 AM to 4:30 PM

Effective September 2024, OKP has begun to roll out an Alternate Hours program to provide services to our communities outside of standard business working hours (after 4:30 PM). Staff will be expected to participate, which will result in working alternate hours to support this program.

POSITION SUMMARY:The Program Assistant will provide clerical and administrative support functions, to support the effective day-to-day operations of Centre sites within an interdisciplinary family-centered environment. Responsibilities include: reception, preparing client files; data inputting; photocopying; meeting coordination; filing and routine office administration procedures.

JOB DUTIES:

• Reports directly to the designated manager for overall direction and supervision.
• Provides office reception.
• Prepares correspondence and communications.

• Coordinates internal/external meetings as required.

• Prepares materials for internal/external meetings as required.

• Receives referrals for services and completes the required intake information.

• Prepares client files, ensures accuracy of child/youth/familys contact data, photocopies and distributes documents to ensure adequate information sharing and maintains client confidentiality and privacy.

• Files agency reports, documents and client files as per agency policies and procedures.

• Enters data for statistical purposes (i.e. Electronic Medical Record)

• Conducts routine office support procedures (i.e. routing mail, processing the purchasing of supplies, scheduling clinical appointments, booking meeting rooms, etc.)

• Participates in the orientation and training of new staff members, placement students and /or volunteers.
• Pursues on-going professional development and growth.
  

• Other duties as assigned.

QUALIFICATIONS:

• Post secondary education in business administration or other related field
• Related work experience within the past 2 years in a pediatric/health care setting
• Computer literate and demonstrated proficiency with a variety of software programs including (Microsoft Word, Excel, Access, Power Point) and ability to conduct research via the internet
• Strong organizational skills, ability to work independently and in a professional manner respecting client confidentiality and program integrity.
• Good judgement, time management and priority setting abilities
• Demonstrates excellent customer service abilities while welcoming visitors to the facility
• Excellent interpersonal and organizational skills/Excellent oral and written communication skills
• Valid Ontario drivers license and reliable vehicle
• Bilingualism (French/English) is preferred
• Proof of COVID Vaccinations as required by the sector

WHAT WE OFFER

As an employee at One Kids Place, you will become part of a team of skilled professionals working together to meet the special needs of children, youth and their families. The work environment includes the family-centered principles and values of mutual respect, collaboration, accessibility and community inclusivity. One Kids Place provides opportunities for ongoing education and development through mentorships, workshops, conferences, and seminars.

COMPENSATION: $22.03 - $27.27 hourly(depending on prior experience as per our Collective Agreement).

BENEFITS:

• An amazing pension plan
• Employee Health Benefits
• Employee & Family Assistance Plan
• 4 weeks of paid vacation to START!
• Paid sick time, paid breaks, and more!
  

ADDITIONAL PERKS:

• All of our locations benefit from Northern Ontario living work and live minutes from numerous ski-hills, beaches, lakes, trails and outdoor activities for all seasons, as well as unique art, cultural and shopping experiences.

• Relocation assistance may be available to candidates who qualify

HOW TO APPLY

For an opportunity to be part of our exciting future, please apply via this job posting or send your resume attention to:
Human Resources
One Kids Place, 400 McKeown Ave., North Bay ON P1B 0B2
E-mail: [email protected]
www.onekidsplace.ca

One Kids Place Childrens Treatment Centre is committed to an inclusive and accessible environment. Please send an email to the address above to let us know if you require any accommodation during the recruitment process.

We thank all applicants for their interest. An acknowledgement will be sent only to those candidates who will be interviewed.

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QUI NOUS SOMMES

La place des enfantsCentre de traitement pour enfantsoffre des services de radaptation et de soutien connexe aux enfants et aux jeunes (jusqu' l'ge de 19 ans) et leurs familles vivant dans les districts de Muskoka, Nipissing et Parry Sound. Tout le personnel fournira des services au sein dune quipe interdisciplinaire engage dans une pratique centre sur la famille.

L'OPPORTUNIT

Poste : Assistant(e) de programmes
Lieu : Muskoka
Efficace : Ds que possible
Statut : Syndiqu
Type d'emploi : Permanent Temps Plein 8h30 16h30

compter de septembre 2024, La place des enfants a commenc dployer un programme d'horaires alternatifs pour fournir des services nos communauts en dehors des heures de travail standard (aprs 16h30).Le personnel devra participer, ce qui se traduira par des heures de travail alternes pour soutenir ce programme.

SOMMAIRE DU POSTE :Lassistant(e) de programmes offrira des services administratifs et de soutien afin dassurer le bon droulement des activits quotidiennes des bureaux dans un contexte pluridisciplinaire et ax sur la famille. Responsabilits : la rception, prparation des dossiers des clients, entre de donnes, photocopies, coordination des runions, classement et tches normales dadministration de bureau.

FONCTIONS DU POSTE:

• Relve directement du gestionnaire dsign pour la direction gnrale et la supervision.
• Assure la rception du bureau.
• Prpare la correspondance et les communications.
• Coordonner les runions internes/externes au besoin.
• Prpare les documents pour les runions internes/externes au besoin.
• Reoit les rfrences pour les services et complte les informations d'admission requises.
• Prpare les dossiers des clients, assure l'exactitude des coordonnes de l'enfant/du jeune/de la famille, photocopie et distribue les documents pour assurer un partage d'informations adquat et maintient la confidentialit et la vie prive des clients.
• Classer les rapports, les documents et les dossiers des clients de l'agence conformment aux politiques et procdures de l'agence.
• Saisit des donnes des fins statistiques (c.--d. Dossier mdical lectronique)
• Effectue les procdures courantes de soutien au bureau (c.--d. acheminement du courrier, traitement de l'achat de fournitures, planification des rendez-vous cliniques, rservation des salles de runion, etc.)
• Participe l'orientation et la formation des nouveaux membres du personnel, des stagiaires et/ou des bnvoles.
  Poursuivre le dveloppement et la croissance professionnels continus.
• Autres tches assignes.

QUALIFICATIONS :

• tudes postsecondaires en administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Exprience de travail pertinente au cours des deux dernires annes dans un contexte pdiatrique ou de soins de sant
• Comptences en informatique et aptitudes manifestes pour lutilisation dune varit de logiciels (y compris Microsoft Word, Excel, Access et PowerPoint) et capacit de mener des recherches sur Internet
• Excellentes comptences dorganisation, et capacit de travailler de faon autonome et professionnelle tout en respectant la confidentialit des clients et lintgrit des programmes
• Jugement sr et bonnes comptences de gestion du temps et dtablissement de priorits
• Dmontrer dexcellentes capacits de service la clientle tout en accueillant les visiteurs dans ltablissement
• Excellentes comptences de relations interpersonnelles, dorganisation et de communication verbale et crite
• Permis de conduire de lOntario en vigueur et vhicule fiable
• Bilingue en franais et en anglais est prfr
• Preuve de vaccination contre la COVID-19, telle quexige dans le secteur

RMUNRATION : 22,03 $ - 27,27 $lheure (en fonction de lexprience et de la convention collective)

CE QUE NOUS PROPOSONS

En tant qu'employ de La place des enfants, vous ferez partie d'une quipe de professionnels qualifis travaillant ensemble pour rpondre aux besoins particuliers des enfants, des jeunes et de leurs familles. L'environnement de travail comprend les principes et les valeurs centrs sur la famille que sont le respect mutuel, la collaboration, l'accessibilit et l'inclusion communautaire. La place des enfants offre des opportunits de formation et de dveloppement continus grce des mentorats, des ateliers, des confrences et des sminaires.

AVANTAGES:

• Un rgime de retraite incroyable
• Avantages sociaux pour les employs
• Plan d'aide aux employs et leur famille
• 4 semaines de congs pays pour COMMENCER !
• Congs de maladie pays, pauses payes et bien plus encore !

AVANTAGES SUPPLMENTAIRES:

• Tous nos emplacements bnficient de la vie dans le Nord de l'Ontario travaillez et vivez quelques minutes de nombreuses pistes de ski, plages, lacs, sentiers et activits de plein air pour toutes les saisons, ainsi que d'expriences artistiques, culturelles et de magasinage uniques.
• Une aide la rinstallation peut tre disponible pour les candidats admissibles.

COMMENT POSTULER

Pour avoir l'opportunit de faire partie de notre avenir passionnant, veuillez postuler via cette offre d'emploi ou envoyer votre CV :
Ressources humaines
La place des enfants, 400, avenue McKeown, North Bay ON P1B 0B2
Courriel : [email protected]
www.onekidsplace.ca

La place des enfants est dtermin offrir un environnement inclusif et accessible. Si vous avez besoin de mesures dadaptation pour participer au processus de recrutement, veuillez lindiquer en envoyant un courriel ladresse cidessus.

Nous remercions tous les candidats pour leur intrt. Un accus de rception sera envoy uniquement aux candidats qui seront interviews.