Administrative Assistant, Social Development
Internal / External Full-time/ Permanent
Application Instructions: Interviews will be held over ZOOM.
Closing Date: October 9th, 2024
Location: Ottawa (hybrid) is preferred, open to other locations if a suitable applicant is found.
Salary Range: Commensurate with experience and education. AFN also offers generous time off (3 weeks of paid vacation per year to start, s, 3 weeks of paid sick leave per year, 9 days of special leave per year), a pension and benefit plan, annual amounts towards physical fitness and professional development, and maternity & parental leave top up.

Qualified persons of First Nations Ancestry will be given preference in accordance with s.16(1) of the Canadian Human Rights Act
The AFN is dedicated to an inclusive selection process and work environment. If you require accommodation, please advise the Human Resources representative when you are invited to meet regarding this employment opportunity.

Who We Are
The Assembly of First Nations (AFN) is an advocacy organization, taking direction and fulfilling mandates as directed by First Nations in-Assembly through resolutions. As a national advocacy organization for First Nations, the AFN seeks to advance First Nations Inherent and Treaty Rights through the development policy, public education and where applicable, the co-development of legislation to build First Nations capacity.
The AFN was created out of a desire among First Nations leadership for a strong and effective collective advocacy organization. From this, values such as respect for human rights, diversity, justice, and the sovereignty of each rights-holding First Nation guide the work of the organization.

The Role
The Assembly of First Nations is seeking a skilled individual responsible for providing administrative support.

Reporting to the Director, the Administrative Assistant has the following key responsibilities:

• Coordinate and prioritize commitments ensuring effective time management and avoiding conflicts.
• Prepare and distribute meeting materials, agendas, record of discussions, minutes, summaries, and other documentation, and assist in follow-up activities as required.
• Draft and prepare professional business communications, including memos, reports, presentations, and other documents.
• Organize and maintain files, records, and documents, ensuring easy retrieval and confidentiality.
• Build and maintain effective working relationships with internal and external parties, including executives, colleagues, clients and partners.
• Coordinate meetings, events, and conferences, manage logistics and necessary arrangements.
• Liaise with other internal sectors and branches to facilitate seamless communication and collaboration.
• Arrange travel itineraries, including flights, accommodations and ground transportation and process travel and expense reports, ensuring accuracy and compliance with company policies.
• Monitor and track expenses, reconciling discrepancies, and provide regular reports.
• Collaborate with cross-functional teams to provide administrative support to meet project deadlines.
• Other duties as assigned by the Director.

Qualifications

• Secondary school certificate or equivalent, certificate in administrative studies or equivalent combination of education and 2+ years of relevant experience.
• Intermediate to advanced level of computer literacy skills particularly in word processing, spreadsheets, presentation software, and research engines & tools.
• Demonstrated effective written communication skills, including creating, composing, formatting, and editing a variety of written materials.
• Intermediate interpersonal communication skills and the ability to work effectively on a team and with a wide range of individuals in the AFN, First Nations partners and other external partners
• Demonstrated organizational and coordinating skills.
• Demonstrated sound judgement, tact, initiative, flexibility, and the ability to work independently & expeditiously, including working under tight timeframes and competing priorities
• English is the working language although the ability to communicate effectively in French or an Indigenous language is an asset.
• Thank you for your interest in employment with the AFN! We truly appreciate your application and will carefully review your resume. As we receive a high number of applications, we want to inform you that we can only contact shortlisted candidates.

AFN may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time.

Adjoint(e)s administratifs(ves)
Affichage interne (doit déjà travailler pour l'APN)
Temps plein / Permanent
Lieu de travail: Ottawa de préférence (hybride), autres lieux possibles si un(e) candidat(e) adéquat(e) est trouvé(e). Comment postuler : les entretiens se dérouleront via Zoom.
Date de clôture: Le 9 Octobre, 2024

Échelle salariale: En fonction de l'expérience et de la formation. L'APN offre des salaires compétitifs, des congés généreux (3 semaines de vacances payées par an pour commencer, des congés payés pour les Fêtes de fin d'année, 3 semaines de congés de maladie payés par an, 9 jours de congés spéciaux par an), un régime de retraite et d'avantages sociaux, des montants annuels pour le conditionnement physique et le perfectionnement professionnel, ainsi qu'un complément de congé de maternité et de congé parental.

La préférence sera accordée aux personnes qualifiées d'ascendance autochtone, conformément à l'article 16 (1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne.
L'APN s'engage à mettre en place un processus de sélection et un environnement de travail inclusifs. Si vous avez des besoins précis, veuillez en informer l'agent(e) des ressources humaines au moment où un entretien vous sera proposé.

Qui sommes-nous?
L'Assemblée des Premières Nations (APN) est une organisation de défense des intérêts des Premières Nations, qui prend ses directives et accomplit ses mandats conformément aux résolutions adoptées par les Premières Nations-en-assemblée. En tant qu'organisation nationale de défense des intérêts des Premières Nations, l'APN cherche à promouvoir les droits inhérents et issus des traités des Premières Nations par l'élaboration de politiques, la sensibilisation du public et, le cas échéant, l'élaboration conjointe de lois visant à renforcer les capacités des Premières Nations.

L'APN est née de la volonté des dirigeants des Premières Nations de se doter d'une organisation collective forte et efficace de défense des intérêts. Des valeurs telles que le respect des droits de la personne, la diversité, la justice et la souveraineté de chaque Première Nation détentrice de droits guident le travail de l'organisation.

Rôle

Le secteur de l'eauue de L'Assemblée des Premières Nations (APN) est à la recherche d' un(e) adjoint(e) administratif(ve) compétent(e)s et expérimenté(e)s qui seront chargé(e)s de fournir un large éventail de services administratifs, comme des services de bureau, de saisie de données, de service à la clientèle et d'autres fonctions de soutien administratif.
Le candidat retenu servira de point de contact pour les informations à destination et en provenance de l'organisation, tâche qui comprendra la préparation de rapports, la correspondance écrite et la communication avec un large éventail de contacts internes et externes. Les autres tâches comprennent l'aide à la planification de réunions et d'autres fonctions connexes, le cas échéant.

Qualifications

• Diplôme d'enseignement secondaire ou équivalent, certificat d'études administratives ou combinaison équivalente d'études et de deux années ou plus d'expérience pertinente.
• Compétences informatiques de niveau intermédiaire à avancé, notamment en matière de traitement de texte, de feuilles de calcul, de logiciels de présentation et de moteurs et d'outils de recherche.
• Démontrer des compétences efficaces en matière de communication écrite, y compris en ce qui a trait à la création, la composition, la mise en forme et l'édition d'une vaste gamme de documents écrits.
• Compétences intermédiaires en matière de communication interpersonnelle et capacité à travailler efficacement au sein d'une équipe et avec un large éventail de personnes au sein de l'APN, des partenaires des Premières Nations et d'autres parties prenantes externes.
• Compétences démontrées en matière d'organisation et de coordination.
• Faire preuve de discernement, de tact, d'initiative, de flexibilité et d'une capacité à travailler de manière indépendante et rapide, y compris dans des délais serrés et avec des priorités concurrentes.
• L'anglais est la langue de travail; touefois la capacité à communiquer efficacement en français ou dans une langue autochtone est également un atout.

Nous apprécions toutes les candidatures, mais nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour un entretien.

L'APN se réserve le droit d'annuler, de reporter ou de modifier les offres d'emploi à tout moment.