QUEL EST LE TRAVAIL ?

L'assistant(e) superviseur est responsable assister le/la superviseur(e) de camp sur la gestion administrative et logistique des départements de la restauration et de l'entretien ménager du camp.

Les tâches et responsabilités de l'assistant(e) superviseur comprennent, sans s'y limiter, les suivantes :

• Gestion des horaires des avions : l'employé doit vérifier et maintenir l'horaire chaque semaine en fonction des besoins.
• Réservation des avions sur demande.
• Vérifier l'exactitude des informations telles que le nom, le numéro de téléphone et les indemnités de déplacement, quotidiennement ou en cas de modification.
• Prévention des absences. Contacter chaque semaine les travailleurs se rendant sur le site afin de garantir leur présence. La liste des passagers doit être vérifiée plusieurs fois par semaine pour garantir son exactitude. En cas d'erreur, celle-ci doit être corrigée et un vol doit être annulé ou ajouté si nécessaire. La compréhension du protocole de vol est essentielle.
• Assister le superviseur de camp en remplissant tous les formulaires, tels que les formulaires de cessation d'emploi, les avertissements, etc., selon les besoins ou les demandes.
• Tenir à jour une liste hebdomadaire de toutes les formations (e-learning et conférences) et tenir à jour un tableau de suivi à communiquer au conseiller RH concernant les formations nécessaires.
• Numériser, nommer et classer correctement tous les documents relatifs à la gestion des employés.
• Assister la réception lors des départs, si nécessaire.
• Participer au processus d'embauche d'un employé du Nord (temporaire jusqu'à nouvel ordre).
• Effectuer les inventaires et les envoyer chaque mois avant le dernier jour du mois.
• Tenir à jour les arrivées de chambres (y compris celles du quart de nuit).
• Informer le conseiller RH des arrivées de nouveaux employés de la semaine.
• Tâches liées à la santé et à la sécurité au travail.
• Participer à toute réunion requise.
• Remplir la feuille de temps quotidienne ADP et imprimer la période de paie à venir par service.
• Toute autre tâche requise.

WHAT'S THE JOB?

The Assistant Supervisor is responsible for assisting the Camp Supervisor with the administrative and logistical management of the camp's food and housekeeping departments.

The Assistant Supervisor's duties and responsibilities include, but are not limited to, the following:

• Plane schedule management, on a weekly basis, the worker must verify and maintain the schedule accordingly to the manpower.
• Plane booking when requested.
• Manpower. The admin assistant must maintain the exactitude of the info such as name, phone number, travel allowance on a daily base or whenever a change is made. The admin assistant is not responsible of maintaining the manpower schedule and should not make any changes without the project supervisor consent.
• No show prevention. The admin assistant, on a weekly basis, must be able to contact workers coming to site to secure their presence. Verification of passenger list must be done several times a week to assure its exactitude and in case of mistake they must be corrected, and flight canceled or added when necessary. Understanding how to communicate with flight protocol is essential.
• Assist the camp supervisor by filling all forms such as job termination, warning, etc.… as needed or asked.
• Maintain a weekly up to date list of all training (e-learning and speex) and update a follow up table to be shared with the HR counselor on training needed.
• Scan, properly name and classify all documents related to employee's management.
• Assist front desk in check-outs when necessary.
• Assist in hiring process for northern employee (temporary until further notice).
• Inventories to be taken and sent every month before the last day of the month.
• Maintain room arrivals up to date (including) night shift.
• Brief the HR counselor on new workers arrivals of the week.
• Assist any meeting required.
• Daily ADP timesheet to complete + print timesheet pay period to come per department.
• Any other required tasks.

QUI RECHERCHONS-NOUS?

Exigences essentielles applicables au poste :

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, l'attestation d'études collégiales (AEC) en techniques de bureautique ou le diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat.
• Minimum de 2 années d'expérience requis.
• Expérience en réservation de vols (considéré comme un atout).
• Expérience en milieu de travail isolé (considéré comme un atout).

COMPÉTENCES

• Être à l'aise avec les systèmes informatiques : Outlook, Excel, Teams.
• Expérience en administration.
• Parler anglais (niveau B2 minumum), la langue d'usage au travail est l'anglais.

WHO ARE WE LOOKING FOR?

Essential requirements for the position:

• College diploma (DEC) in office technology, college certificate (AEC) in office technology, or vocational diploma (DEP) in secretarial studies.
• Minimum of 2 years of experience required.
• Experience in flight booking (considered an asset).
• Experience in an isolated work environment (considered an asset).

SKILLS

• Comfortable with computer systems: Outlook, Excel, Teams.
• Experience in administration.
• Fluent in English (minimum level B2) the language used at work is English.

CONDITIONS DE TRAVAIL?

• Rotation de travail en 14-14.
• Assurances collectives.
• Vol par avion payé et indemnité kilometrique.
• L'environnement physique de travail exige que l'employé travaille à la fois à l'intérieur et à l'extérieur dans des conditions chaudes/froides, humides/arides.
• Il est requis d'utiliser un équipement de protection individuelle pour éviter l'exposition à des matières ou situations dangereuses.
• Gamme d'avantages sociaux.
• Salaire selon expérience.

Horizon Nord, membre du Groupe Dexterra, est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi qui s'engage à promouvoir la diversité et l'inclusion. Nous sommes heureux de considérer tous les candidats qualifiés pour un emploi sans égard à la race, à la couleur, à la religion, au sexe, à l'orientation sexuelle, à l'identité sexuelle, à l'origine nationale, à l'âge, au handicap, au statut d'ancien combattant protégé, au statut autochtone ou à tout autre facteur protégé par la loi. Des accommodements liés à l'invalidité pendant le processus de sélection de l'embauche sont disponibles sur demande.

WHAT'S IN IT FOR YOU?

• 14-hour work rotation.
• Group insurance.
• Paid air travel and mileage allowance.
• The physical work environment requires the employee to work both indoors and outdoors in hot/cold, humid/dry conditions.
• The use of personal protective equipment is required to avoid exposure to hazardous materials or conditions.
• A range of benefits.
• Salary commensurate with experience.

Dexterra Group is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. We are pleased to consider all qualified applicants for employment without regard to race, colour, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, age, disability, protected veterans' status, Indigenous status, or any other legally protected factors. Disability-related accommodations during the application process are available upon request.

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QUI SOMMES-NOUS?

Certifiée comme Great Place to Work®, Dexterra Group est une entreprise en plein essor, financièrement solide et cotée en bourse (TSX:DXT) avec une présence étendue à travers l'Amérique du Nord. Nous visons à offrir à nos gens plus qu'un simple emploi - nous offrons des opportunités dans une culture qui promeut la stabilité, la diversité et l'inclusion, la camaraderie, la reconnaissance des employés, l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et la possibilité de faire ce que vous aimez. Depuis plus de 75 ans, les entreprises qui ont commencé indépendamment et forment maintenant Dexterra Group se consacrent à servir les clients nord-américains pour créer et gérer des environnements qui jouent un rôle vital dans notre économie et nos communautés locales. Et c'est quelque chose dont nous sommes vraiment fiers. Un travail important, des gens marquants.

WHO ARE WE?

Dexterra Group is a fast-growing, financially strong, publicly listed company (TSX:DXT). We have a far-reaching presence across the entire continent North America with hundreds of full-time and part-time opportunities at any given time. We aim to provide our people with more than just a job – we offer fulfilling opportunities in a culture that promotes stability, diversity and inclusion, camaraderie, employee recognition, work-life balance, and doing what you love. For over 75 years, the companies that began independently, and now form Dexterra Group, have been dedicated to serving North American clients to create and manage built environments that play a vital role in our economy and our local communities. And, that's something we're truly proud of. Work That Matters, People Who Care.