Pourcentage de la tâche: 100%

Nature du travail

En plus des tâches définies à la classe d'emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d'emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l'école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l'école ou du centre d'éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

Attributions caractéristiques

• Selon les instructions ou en collaboration, planifier et organiser le travail du secrétariat de manière à ce que l'école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives à l'égard de la commission, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l'école ou du centre; en faire le suivi et effectuer les rappels appropriés; prendre connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s'y conformer et, au besoin, d'en informer les personnes concernées.
• Répondre aux demandes et doléances et apporter les solutions dans la mesure de sa compétence; en l'absence de la direction et selon les instructions, s'informer sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes signalés.
• Colliger les données nécessaires pour la préparation du budget, participer à son élaboration, voir à son suivi et dresser des rapports sur les soldes budgétaires; effectuer la tenue des livres comptables de l'école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires; signer conjointement des chèques, concilier des comptes, tenir une petite caisse et recueillir les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.
• Compiler les demandes de matériel du personnel de l'école ou du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifier les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, proceder aux achats ou remplir les bons de commande, réceptionner les marchandises et voir à leur distribution.
• Tenir un magasin d'articles scolaires. Dresser l'inventaire physique des immobilisations de l'école ou du centre et l'inventaire des livres de la bibliothèque. Pour les réparations de matériel et d'équipement, réquisitionner les services demandés et s'assurer que les réparations ont été effectuées.
• Selon les instructions, dresser la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voir au remplacement du personnel absent.
• Responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l'inscription et le classement des élèves, l'assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l'effectif scolaire et le transport scolaire; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; remplir divers formulaires.
• Répondre aux besoins des élèves : transmettre, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l'école ou du centre et, au besoin, les rappeller aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prendre les mesures appropriées dans les situations d'urgence; Peut être appelée à exercer la surveillance d'élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; remplir les rapports requis.
• Peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d'appareils audiovisuels et à s'acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l'organisation matérielle d'activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.
• Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont il/elle s'acquitte et, au besoin, effectuer des rappels; transmettre la documentation pertinente; examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, préparer un projet de réponse, acheminer le tout à la personne concernée et en assurer le suivi; préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
• Voir à l'organisation matérielle des réunions, convoquer les participantes et participants, préparer les dossiers nécessaires, rédigre, selon les instructions reçues, un projet d'ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
• Rédiger, à partir d'indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; participer à l'élaboration du système de classement; archiver les documents de l'école ou du centre selon la politique en vigueur.
• Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l'exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; faire le suivi du courrier électronique. Peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l'école ou du centre pour l'utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.
• Peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d'école ou de centre ainsi qu'à coordonner le travail du personnel de soutien.
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

• Scolarité et expérience
• Être titulaire d'un diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d'un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d'un diplôme ou d'une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.
• Maîtrise de l'anglais et du français, capable de rédiger avec clarté dans les deux (2) langues.
• Bonnes connaissances en informatique; principalement Word et Excel (PowerPoint et Simple Comptable seraient des atouts).
• Aptitudes reconnues pour les relations interpersonnelles (la personne choisie devra travailler en collaboration avec les élèves, le personnel enseignant, les parents, le personnel de la commission scolaire, etc.)
• Doit faire preuve de patience, de discrétion, de flexibilité, d'initiative et posséder un très bon sens de l'organisation.

Autres exigences

• Certificat valide en premiers soins.

N.B. : Des tests seront effectués pour évaluer les compétences en rédaction en français et en anglais, la maîtrise de Word et Excel, ainsi que les aptitudes en secrétariat.