L'Office d'Habitation a pour mission de fournir des logements à loyer modique et abordable aux citoyens à revenus modestes. Dans ce cadre, l'adjoint(e) à la direction assurera un rôle clé dans la gestion administrative, la coordination des activités et le suivi des projets.

Responsabilité

Coordination administrative :

• Participer à la gestion des dossiers internes et proposer des améliorations pour optimiser les méthodes de travail
• Organiser, préparer et assurer le suivi des réunions du conseil d'administration et de ses sous-comités, y compris la préparation des documents nécessaires, leur distribution et la rédaction des procès-verbaux
• Prendre en charge les travaux administratifs associés et en assurer le suivi
• Organiser les réunions de la direction
• Gérer les commandes et les ressources matérielles nécessaires au bon fonctionnement de l'unité
• Coordonner les activités de recrutement en ressources humaines
• Assurer la gestion et l'organisation des dossiers administratifs et confidentiels
• Servir de liaison entre la direction et les partenaires ou les fournisseurs
• Collaborer avec les services internes pour assurer le bon fonctionnement de l'Office

Gestion documentaire :

• Assurer le classement, le déclassement annuel et la gestion des documents administratifs de l'unité
• Gérer la numérisation et l'archivage des documents liés aux chantiers en cours (construction, rénovation)

Support à l'équipe d'entretien :

• Suivre la gestion des bons de travail pour l'équipe d'entretien
• Préparer et diffuser les mémos aux locataires en lien avec les travaux ou autres informations pertinentes

Remplacement à la réception :

• Assurer le remplacement au poste de réception de l'Office d'Habitation lorsque nécessaire et période de vacances

Diverses tâches administratives :

• Effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec le bon fonctionnement de l'Office d'Habitation et les projets en cours

Exigence du poste

• Diplôme d'études collégiales
• Excellente maîtrise du français et anglais fonctionnel
• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, logiciels de gestion documentaire, etc.) et des pratiques administratives modernes (numérisation, gestion de bases de données, rédaction de rapports, procès-verbaux, etc.)
• Trois années d'expérience dans un domaine pertinent
• Toute combinaison de formation et d'expérience jugée pertinente sera considérée

Habiletés et aptitudes:

• Compétences organisationnelles, rigueur et gestion du temps
• Capacité à effectuer des tâches de gestion documentaire, de classement, de numérisation et d'archivage avec une grande rigueur
• Collaboration efficace avec la direction, les membres du conseil d'administration, les sous-comités et les autres départements
• Capacité à traiter des informations sensibles de manière confidentielle et à faire preuve de discrétion dans toutes les communications et activités administratives

Conditions d'emploi

• Salaire horaire :23$
• Emploi à temps plein 35 heures/semaines avec possibilité d'horaire flexible condensé de jour du lundi au jeudi et vendredi jusqu'à midi
• Régime de retraite parmi les meilleurs sur le marché (cotisation déterminée) pouvant aller jusqu'à 18% avec participation de 8,5% de l'employé et 9,5% de l'employeur;
• Programme d'assurances collectives adapté aux besoins individuels et familiaux ainsi que service de télémédecine;
• 4 semaines de vacances, 13 jours fériés payés, 7 jours maladie;
• Lieu de travail : 100 rue Robinson Sud, Granby, (Québec) J2G 7L4

Faire parvenir C.V. à

L'Office municipal de la Haute-Yamaska-Rouville encourage la diversité au sein de ses équipes et invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes ayant soumis une candidature. Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues.

Habiletés et aptitudes:

• Compétences organisationnelles, rigueur et gestion du temps
• Capacité à effectuer des tâches de gestion documentaire, de classement, de numérisation et d'archivage avec une grande rigueur
• Collaboration efficace avec la direction, les membres du conseil d'administration, les sous-comités et les autres départements
• Capacité à traiter des informations sensibles de manière confidentielle et à faire preuve de discrétion dans toutes les communications et activités administratives