L'OIIQ cherche à recruter un adjoint de direction ou une adjointe de direction
(Direction, Développement et soutien professionnel)
N o d'affichage : 24-S-19
Statut d'emploi : Poste permanent Temps plein
Échelle salariale : ,21 $ à ,79 $
Adresse : 4200, rue Molson, Montréal (Québec) H1Y 4V4

Apprenez-en plus sur l'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec

L'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Il est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers et par le Code des professions. L'OIIQ est également guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l'équité. Il compte plus de membres et quelque personnes dans un parcours d'admission à la profession. Sa mission est d'assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l'amélioration de la santé des Québécois. L'OIIQ a également pour mandat d'assurer la compétence et l'intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d'une pratique infirmière de qualité.

Faire carrière à l'OIIQ, c'est bénéficier d'un environnement de travail dynamique où la diversité et l'inclusion sont des valeurs partagées. Les défis y sont motivants et l'ambiance est collaborative. Mais c'est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.

Les avantages de travailler à l'OIIQ :

• de la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle;

• de la collaboration et du partage;

• des avantages sociaux qui se démarquent;

• des défis de taille;

• du développement professionnel;

• de la responsabilisation.

Des défis motivants :

Au sein de la Direction, Développement et soutien professionnel, vous soutenez administrativement les activités du directeur et des gestionnaires de l'équipe par l'utilisation des notions de bureautique dédiées, entre autres, à la communication, à la production et à la gestion de documents, ainsi qu'à la logistique de rencontres et d'événements. De façon plus spécifique, vous êtes responsable des activités administratives liées au secrétariat et au soutien des processus administratifs de la Direction, en étroite collaboration avec la directrice.

• Vous assurez le traitement des communications de la suite Microsoft Office, vous :

• Prenez connaissance des échanges et en assurez le suivi et le traitement au besoin ;

• Répondez aux appels, prenez les messages, communiquez les informations relevant de votre compétence, filtrez les appels et acheminez les appels à la bonne personne ;

• Prenez connaissance de tous les courriels, répondez à certaines demandes et acheminez les autres demandes ou messages à la bonne personne ; les classez à l'endroit approprié et en assurez un suivi rigoureux ;

• Courrier régulier : dépouillez le courrier, répondez à certaines missives relevant de votre compétence et les distribuez à la bonne personne.

• Vous effectuez la gestion des agendas :

• Du directeur : prenez, déplacez et confirmez des rendez-vous, réunions, conférences et audiences, assurez le suivi et le respect des échéanciers des dossiers en cours ;

• De la Direction : établissez les itinéraires de voyages d'affaires et faites les réservations de locomotion, d'hébergement et de restauration.

• Vous assumez la logistique des activités de secrétariat et de soutien administratif de la Direction :

• Organisez l'ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes, y compris les rencontres pour différents comités (convocation, préparation de documents, envoi de documents, réservations de salles et d'équipements pertinents et autres selon les besoins) ;

• Assistez aux réunions, au besoin ;

• Préparez la mise en page de correspondance, documentation, présentation ou autre ;

• Effectuez la correction d'épreuves en vérifiant la conformité et l'exactitude des documents (orthographe, syntaxe et normes de rédaction propres à l'OIIQ) ;

• À la demande du directeur, collaborez à l'approbation hebdomadaire des feuilles de temps de la Direction ;

• Compilez des données variées, en fonction de la Direction, les mettez à jour sur demande et sortez les rapports statistiques en utilisant les logiciels appropriés ;

• Collaborez à l'élaboration des procédures en lien avec les activités de la Direction et assurez leur mise à jour ;

• Participez au suivi budgétaire de la direction, la maintenance du budget des dépenses opérationnelles, au suivi des factures et à leur entrée dans le système de réquisition.

• Collaborez à la préparation des prévisions budgétaires et au suivi budgétaire ;

• Assurez les demandes d'avance de chèques et d'engagement de dépenses ainsi que le suivi des demandes de jetons de présence et de remboursement des dépenses ;

• Procédez à la classification des dossiers et de la documentation, autant électronique que papier, en fonction du système de gestion documentaire de la direction et veillez à leur maintien ;

• Assurez la confidentialité des dossiers.

• Effectuer toute autre tâche connexe.

Avez-vous ce qu'il faut pour être notre adjoint de direction ou adjointe de direction ?

• Diplôme d'études collégiales en secrétariat ou technique de bureau et un certificat universitaire pertinent à l'emploi. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d'expérience pertinente à l'emploi ;

• Expérience pertinente d'au moins cinq ans. L'expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;

• Excellente maîtrise du français (orthographe, grammaire, syntaxe, habiletés rédactionnelles);

• Bonne connaissance de l'anglais (un atout);

• Maîtrise d'une méthode de prise de notes rapide;

• Maîtrise de la suite MS Office;

• Sens des responsabilités ;

• Gestion des priorités et sens organisationnel ;

• Capacité d'adaptation ;

• Grande autonomie et intégrité ;

• Aptitudes pour les relations interpersonnelles et le travail d'équipe ;

• Sens de l'initiative ;

• Sens critique et souci de la qualité ;

Pour déposer votre candidature

Faites-nous parvenir votre curriculum vitae accompagné d'une lettre de motivation sur le site de l'OIIQ.

L'OIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers seront contactées.

• Diplôme d'études collégiales en secrétariat ou technique de bureau et un certificat universitaire pertinent à l'emploi. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d'expérience pertinente à l'emploi ;

• Expérience pertinente d'au moins cinq ans. L'expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;

• Excellente maîtrise du français (orthographe, grammaire, syntaxe, habiletés rédactionnelles);

• Bonne connaissance de l'anglais (un atout);

• Maîtrise d'une méthode de prise de notes rapide;

• Maîtrise de la suite MS Office;

• Sens des responsabilités ;

• Gestion des priorités et sens organisationnel ;

• Capacité d'adaptation ;

• Grande autonomie et intégrité ;

• Aptitudes pour les relations interpersonnelles et le travail d'équipe ;

• Sens de l'initiative ;

• Sens critique et souci de la qualité ;