Votre rôle parmi nous

Vous aurez à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs complexes de plusieurs secteurs d'activité. Vous pourrez également être appelé(e) à collaborer à diverses tâches de nature et complexité variées.

Au Cégep, nous misons sur un milieu de travail à dimension humaine et travaillons en équipe à soutenir chacun de nos membres. En tout temps, vous serez appuyé(e) et relèverez du directeur de la formation continue.

Ce que nous recherchons

• Une personne impliquée qui coordonne les travaux administratifs complexes et collabore à la préparation de l'échéancier des travaux, en plus d'en assurer la qualité au cours de leur réalisation. Elle assure également l'accueil et le suivi des demandes d'information pour les services de la formation continue.
• Une personne avec une vision positive et tournée vers l'avenir qui pourra soutenir le personnel technique, professionnel ou de gestion, en veillant à l'amélioration constante du déroulement des activités qui sont sous sa responsabilité.
• Une personne orientée vers les résultats qui saura collaborer avec l'équipe de gestion et les conseillers et conseillères pédagogiques pour assurer le suivi des formations et des projets, tout en respectant les échéanciers. Elle veillera à l'amélioration constante du déroulement des activités qui sont sous sa responsabilité.
• Une personne minutieuse qui veillera à appliquer ou faire appliquer de nouvelles procédures au personnel concerné.
• Une personne structurée qui aura à réaliser des tâches spécialisées et à recueillir et sélectionner des données afin d'en faire la synthèse.
• Une personne rigoureuse et méthodique qui saura traiter les dossiers liés aux étudiants et étudiantes, de leur inscription à leur diplomation, en gérant minutieusement les données, les paiements, et les documents administratifs.
• Une personne diligente qui verra à obtenir les informations nécessaires auprès des usagères ou usagers et des entreprises qui fournissent le matériel. Elle saisira les données dans des contrats et procèdera à la facturation. Elle assurera les tâches de soutien administratif du bureau situé au campus de Gaspé et auprès de la direction de la formation continue.
• Une personne ayant une forte capacité à utiliser des outils numériques tels que le système Clara, Omnivox, SRACQ, M365, pour assurer la gestion des inscriptions, des contrats, des facturations, et autres suivis administratifs complexes.
• Une personne avec d'excellentes compétences en communication qui assurera l'interface avec les clients, les étudiants et étudiantes, et les entreprises partenaires, et participera activement à la coordination d'activités complexes.

Ce que vous devez posséder

• Un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec une option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité́ compétente;
• Six (6) années d'expérience pertinente;
• Une excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• La connaissance des logiciels de la suite M365;
• Travailler avec minutie et précision;
• Avoir des habiletés pour le travail d'équipe et la communication;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à travailler avec autonomie dans un environnement dynamique;
• Compétences en suivi de budget, de petite caisse, et suivi des facturations avec divers partenaires;
• Faire preuve de confidentialité et d'éthique dans le traitement des dossiers sensibles, notamment en ce qui concerne les informations sur les étudiants et étudiantes, et les contrats.

Tests : Les candidates et candidats devront répondre aux exigences fixées par le Cégep en matière de compétences langagières. Vous trouverez sous l'onglet " Carrières " des suggestions de préparation aux tests de français. D'autres tests peuvent être exigés.

Programme d'accès à l'égalité en emploi : Le Cégep de la Gaspésie et des Îles applique un programme d'accès à l'égalité. Les femmes, les personnes handicapées, les personnes autochtones ainsi que celles appartenant à une minorité visible ou à une minorité ethnique sont invitées à présenter leur candidature.

Vous souhaitez être notre prochain(e) agent(e) de soutien administratif, classe principale? Consultez l'offre et déposez votre candidature ici :